Trang Portal là gì
Trang Portal cho phép bạn tập hợp các hướng dẫn liên quan đến công việc vào một trang duy nhất.
Liên quan: Hãy cho tôi biết về Trang Portal
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/21838465421593
Bài viết này sẽ giới thiệu các ví dụ về cách tạo trang.
Quy trình và các điểm lưu ý khi tạo trang
Cân nhắc các giải pháp giải quyết vấn đề
Trước tiên, hãy xác định rõ thực trạng và mục tiêu mong muốn, sau đó cân nhắc xem Trang Portal có phải là giải pháp phù hợp để thu hẹp khoảng cách đó hay không.
Mục đích phát triển chính của tính năng Trang Portal là:
- Giúp người xem dễ dàng tiếp cận hướng dẫn hơn
- Cho phép hiển thị tập trung cả thông tin ngoài Teachme Biz cần thiết cho công việc
Tùy thuộc vào thực trạng và mục tiêu mong muốn, có thể có những việc cần ưu tiên thực hiện trước, hoặc có những giải pháp khác phù hợp hơn.
Ví dụ về các việc cần ưu tiên thực hiện trước
- Môi trường xem chưa được thiết lập đầy đủ
→ Việc thiết lập môi trường xem như tăng số lượng thiết bị sẽ có hiệu quả. - Chưa có đủ các hướng dẫn cần thiết
→ Hãy tạo các hướng dẫn còn thiếu. - Teachme Biz chưa được phổ biến rộng rãi
→ Khuyến nghị tạo và phổ biến nội dung nổi bật (killer content).
Liên quan: [Tài liệu hữu ích] Bộ sưu tập ví dụ về nội dung nổi bật cần tạo trong giai đoạn đầu triển khai Teachme Biz
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/9316280679449
Ví dụ về các trường hợp giải pháp khác phù hợp hơn
- Không biết hướng dẫn nào chứa thông tin mình cần
→ Đặt lại tiêu đề hướng dẫn theo góc nhìn của người xem - Các thư mục và hướng dẫn không liên quan đến bản thân hiển thị gây khó tìm kiếm
→ Chỉ cấp quyền cần thiết tùy theo chức vụ và phạm vi công việc
Liên quan: Có phương pháp nào để thiết lập quyền hiệu quả khi có sự thay đổi nhân sự không?
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/900005508926
Xác định rõ hình ảnh sử dụng
Nếu tạo một trang "đa năng dùng được cho tất cả mọi người", sẽ phát sinh nhu cầu tìm kiếm trang và hướng dẫn trong trang, khiến người dùng cuối cùng vẫn khó tìm thấy hướng dẫn.
Khuyến nghị xác định rõ hình ảnh sử dụng và quyết định cấu trúc trước khi tạo.
Ví dụ cân nhắc cho ngành logistics
| Ai sử dụng | · Nhân viên phụ trách dây chuyền tại kho (dây chuyền phụ trách thay đổi theo ngày) |
| Trong tình huống nào | · Khi gặp khó khăn trong quá trình làm việc · Ôn tập trước khi vào dây chuyền "lâu không làm" |
| Thông tin gì | · Quy định chấm công · Quy định chung của kho · Quy trình riêng của từng dây chuyền · Phương pháp đóng gói · Phương pháp vận chuyển · Vai trò theo chức vụ |
| Sử dụng thiết bị gì | · Điện thoại thông minh cấp riêng cho cá nhân |
| Cách truy cập trang | · Truy cập từ menu "Portal" của ứng dụng di động · Dán tên Trang Portal tại nơi làm việc hoặc trên các công cụ với ghi chú "Bắt buộc kiểm tra trước khi thực hiện" đối với các công việc dễ xảy ra lỗi hoặc quan trọng |
Ví dụ cân nhắc cho ngành bán lẻ
| Ai sử dụng | · Nhân viên cửa hàng |
| Trong tình huống nào | · Khi gặp khó khăn trong quá trình làm việc |
| Thông tin gì | · Quy trình từ mở cửa đến đóng cửa · Quy trình công việc tại vị trí của mình · Cách nộp lịch làm việc |
| Sử dụng thiết bị gì | · Máy tính bảng dành cho từng vị trí · Điện thoại thông minh cá nhân của mỗi người |
| Cách truy cập trang | · Truy cập từ menu "Portal" của ứng dụng di động · Dán hình ảnh hướng dẫn cách truy cập Trang Portal bên cạnh bảng lịch làm việc |
Ví dụ cân nhắc cho ngành ăn uống
| Ai sử dụng | · Nhân viên bếp |
| Trong tình huống nào | · Khi không chắc về thực đơn, công thức nấu · Khi có món mới được thêm vào |
| Thông tin gì | · Công thức món thường ngày · Công thức món theo mùa · Công thức món đặc trưng của cửa hàng |
| Sử dụng thiết bị gì | · Máy tính bảng có 1 chiếc tại mỗi bếp |
| Cách truy cập trang | · Truy cập từ menu "Portal" của ứng dụng di động · Dán hình ảnh hướng dẫn cách truy cập Trang Portal tại phòng nghỉ |
Cân nhắc cấu trúc
Nếu muốn đưa nhiều thông tin lên trang, khuyến nghị liệt kê chúng trên Excel hoặc công cụ tương tự trước khi tạo trên Teachme Biz.
Quy trình được khuyến nghị
- Cân nhắc đơn vị trang
- Cân nhắc đơn vị section
- Liệt kê tổng quan các thông tin cần thiết
- Áp dụng các hướng dẫn hiện có vào từng trang, từng section
- Tạo các hướng dẫn còn thiếu
Vui lòng sử dụng "Bảng sắp xếp" để hỗ trợ quá trình cân nhắc.
Bảng sắp xếp (Nhấp vào để tải xuống file Excel về thiết bị của bạn)
https://teachme-biz-lp.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/assets/files/cs/Teachme+Biz_portal_seirisheet.xlsx
Liên quan: Export manual list (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/5619046
Tạo trang
Thay vì hướng đến lần công bố đầu tiên "hoàn hảo", hãy công bố khi đã có đủ nội dung hữu ích ở mức độ nhất định, rồi cùng người xem tiếp tục phát triển trang - đây là cách tiếp cận hiệu quả hơn.
Gợi ý khi tạo
■ Không nhồi nhét quá nhiều section và nội dung vào một trang
- Số section trên mỗi trang: tối đa 10
- Số nội dung trên mỗi section: tối đa 12
■ Kiểm tra quyền xem hướng dẫn
Hãy xác nhận rằng người dùng mục tiêu đã tham gia vào thư mục lưu hướng dẫn mà bạn muốn hiển thị.
Liên quan: Add or remove users from folder (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/4929449
Việc thiết lập quyền theo "Nhóm" sẽ giúp việc kiểm tra và thay đổi trở nên thuận tiện hơn.
Liên quan: Manage user teams (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/4929282
■ Thay đổi ảnh bìa của hướng dẫn thành hình ảnh phù hợp với nghiệp vụ
Trước
Sau
Liên quan: Replace/Delete Registered Images and Videos (Web Browser Version)
https://teachme.jp/8/manuals/8080589
■ Sắp xếp các trang theo thứ tự ưu tiên của người xem
Trong "Danh sách" Trang Portal, các trang được hiển thị theo thứ tự tiêu đề.
Khi cần, hãy thêm tiền tố vào tiêu đề trang để sắp xếp theo thứ tự mong muốn.
Liên quan: Sắp xếp lại thư mục và hướng dẫn
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/900006675383
Thông báo và phổ biến
Điều quan trọng là thông báo cụ thể từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thông qua các buổi họp thực tế như họp buổi sáng hoặc họp định kỳ.
- Bắt đầu vận hành từ khi nào
- Muốn mọi người sử dụng như thế nào
- Thiết bị sử dụng
- Luồng truy cập xem
- Thực hiện demo
Các điểm lưu ý khi bắt đầu vận hành
Truyền đạt rõ ràng luồng truy cập xem cho người xem
Sẽ là đi ngược mục đích nếu trang được tạo ra để dễ tìm kiếm lại không được biết đến, hoặc tốn công sức để tìm.
Hãy tạo môi trường thuận tiện để truy cập Trang Portal.
- Trường hợp sử dụng PC: Hướng dẫn đánh dấu trang (bookmark) trên trình duyệt
※ Trong tương lai, dự kiến sẽ thêm tính năng xuất mã QR cho Trang Portal để có thể quét bằng thiết bị di động.
Thiết lập và phổ biến quy trình báo cáo khi thiếu nội dung hoặc quyền truy cập
Nếu thiếu nội dung hoặc quyền truy cập, trang mà bạn đã dày công tạo ra sẽ không phát huy được hết tác dụng.
Việc chuẩn bị hướng dẫn về quy trình báo cáo trong trường hợp "không có nội dung cần thiết" hoặc "nội dung không hiển thị", và đặt ở đầu trang sẽ rất hữu ích.
Xác định thời điểm rà soát định kỳ
Trang cũng giống như hướng dẫn, sẽ trở nên lỗi thời theo thời gian.
Để tránh tình trạng không còn được xem vì không còn phù hợp với thực tế, khuyến nghị xác định trước thời điểm và quy trình rà soát.
Khảo sát ý kiến người xem
Rất khó để tạo ra một trang hoàn hảo cho người xem ngay từ đầu.
Hãy thu thập ý kiến thực tế thông qua khảo sát và cập nhật thường xuyên để phát triển trang thực sự hữu ích cho người dùng.
Khuyến nghị thực hiện định kỳ không chỉ khi công bố lần đầu mà còn vào mỗi thời điểm rà soát.
Lời kết
Công ty chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ hỗ trợ xây dựng Trang Portal và dịch vụ tư vấn phù hợp với tình hình của quý công ty.
Nếu quý khách muốn đặt lịch tư vấn trực tuyến, vui lòng liên hệ với đại diện của chúng tôi hoặc gửi yêu cầu qua biểu mẫu liên hệ.
Liên kết liên quan
Create and edit Portal Pages (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/24198884
[Ví dụ vận hành] Trang Portal | Cách "tận dụng" hướng dẫn tốt hơn tại nơi làm việc
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/22749574246169
Nắm bắt tình trạng xem của người dùng, đo lường hiệu quả và cải thiện
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/900005732566