Trang tổng là gì
Sử dụng Trang tổng, bạn có thể tập hợp các hướng dẫn liên quan đến công việc vào một trang duy nhất.
Liên quan: Vui lòng cho tôi biết về Trang tổng
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/21838465421593
Bài viết này sẽ giới thiệu các ví dụ về cách tạo trang.
Quy trình và các điểm lưu ý khi Lập trang
Xem xét các phương tiện giải quyết vấn đề
Trước tiên, hãy làm rõ tình trạng hiện tại và trạng thái mong muốn, sau đó xem xét liệu Trang tổng có phải là giải pháp phù hợp để thu hẹp khoảng cách đó hay không.
Các mục đích phát triển chính của tính năng Trang tổng như sau.
- Giúp người xem dễ dàng tiếp cận hướng dẫn hơn
- Có thể hiển thị tổng hợp cả thông tin bên ngoài Teachme Biz cần thiết cho công việc
Tùy thuộc vào tình trạng hiện tại và trạng thái mong muốn, có thể có những việc khác cần ưu tiên giải quyết trước, hoặc có thể có phương tiện khác phù hợp hơn.
Ví dụ về trường hợp có việc khác cần ưu tiên giải quyết trước
- Môi trường xem chưa được thiết lập đầy đủ
→ Việc cải thiện môi trường xem, chẳng hạn như tăng số lượng thiết bị, sẽ có hiệu quả. - Chưa có đủ các hướng dẫn cần thiết
→ Hãy tạo các hướng dẫn còn thiếu. - Teachme Biz chưa được phổ biến rộng rãi
→ Nên tạo nội dung thu hút và phổ biến rộng rãi.
Liên quan: [Tài liệu hữu ích] Tuyển tập ví dụ về nội dung thu hút cần tạo trong giai đoạn đầu triển khai Teachme Biz
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/9316280679449
Ví dụ về trường hợp có phương tiện khác phù hợp hơn
- Không biết hướng dẫn nào chứa thông tin mình cần
→ Đặt lại Tiêu đề hướng dẫn theo góc nhìn của người xem - Khó tìm kiếm vì có các Thư mục và hướng dẫn không liên quan đến mình được hiển thị
→ Chỉ cấp các quyền cần thiết tương ứng với chức vụ và lĩnh vực công việc
Liên quan: Có phương pháp nào để thiết lập quyền hiệu quả khi có sự thay đổi nhân sự không?
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/900005508926
Làm rõ hình ảnh sử dụng
Nếu tạo ra một "trang đa năng cho tất cả mọi người", sẽ phát sinh nhu cầu tìm kiếm trang và các hướng dẫn trong trang, và cuối cùng lại khó tìm thấy hướng dẫn.
Nên làm rõ hình ảnh sử dụng và quyết định cấu trúc trước khi tạo.
Ví dụ xem xét cho ngành logistics
| Ai | · Nhân viên phụ trách dây chuyền kho hàng (phụ trách dây chuyền thay đổi theo ngày) |
| Trong tình huống nào | · Khi gặp khó khăn trong quá trình làm việc · Ôn tập trước khi vào dây chuyền "lâu không làm" |
| Thông tin gì | · Quy định chấm công · Quy định chung của kho hàng · Quy trình riêng của từng dây chuyền · Phương pháp đóng gói · Phương pháp giao hàng · Vai trò theo từng chức vụ |
| Sử dụng thiết bị nào | · Điện thoại thông minh cấp cho cá nhân |
| Truy cập trang bằng cách nào | · Truy cập từ menu "Trang tổng" trên ứng dụng di động · Dán Tên trang tổng với ghi chú "Bắt buộc kiểm tra trước khi làm việc" tại nơi làm việc hoặc trên công cụ đối với các công việc thường xảy ra lỗi hoặc quan trọng |
Ví dụ xem xét cho ngành bán lẻ
| Ai | · Nhân viên cửa hàng |
| Trong tình huống nào | · Khi gặp khó khăn trong quá trình làm việc |
| Thông tin gì | · Quy trình từ khi mở cửa đến khi đóng cửa · Quy trình công việc tại vị trí của mình · Phương pháp nộp lịch làm việc |
| Sử dụng thiết bị nào | · Máy tính bảng dành cho từng vị trí · Điện thoại thông minh cá nhân của mỗi người |
| Truy cập trang bằng cách nào | · Truy cập từ menu "Trang tổng" trên ứng dụng di động · Dán hình ảnh hướng dẫn cách truy cập Trang tổng bên cạnh bảng lịch làm việc |
Ví dụ xem xét cho ngành ăn uống
| Ai | · Nhân viên bếp |
| Trong tình huống nào | · Khi không chắc về menu, công thức nấu ăn · Khi có menu mới được thêm vào |
| Thông tin gì | · Công thức các món ăn thông thường · Công thức các món ăn theo mùa · Công thức các món ăn đặc biệt của cửa hàng |
| Sử dụng thiết bị nào | · Máy tính bảng có sẵn 1 chiếc tại mỗi bếp |
| Truy cập trang bằng cách nào | · Truy cập từ menu "Trang tổng" trên ứng dụng di động · Dán hình ảnh hướng dẫn cách truy cập Trang tổng tại phòng nghỉ |
Xem xét cấu trúc
Nếu muốn đưa nhiều thông tin lên trang, nên liệt kê ra bằng Excel hoặc công cụ tương tự trước khi tạo trên Teachme Biz.
Quy trình được khuyến nghị
- Xem xét đơn vị trang
- Xem xét đơn vị Phần
- Liệt kê tổng quan các thông tin cần thiết
- Áp dụng tài liệu hướng dẫn hiện có vào từng trang, từng Phần
- Tạo các tài liệu hướng dẫn còn thiếu
Hãy tận dụng "Trang tổng hợp" trong quá trình xem xét.
Trang tổng hợp (Nhấp vào sẽ Tải xuống file Excel về thiết bị của bạn)
https://teachme-biz-lp.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/assets/files/cs/Teachme+Biz_portal_seirisheet.xlsx
Liên quan: Export manual list (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/5619046
Lập trang
Thay vì hướng đến lần công bố đầu tiên "hoàn hảo", hãy công bố khi đã có đủ nội dung hữu ích ở mức độ nhất định, rồi cùng người xem phát triển dần sẽ hiệu quả hơn.
Gợi ý tạo trang
■ Không nhồi nhét quá nhiều Phần và nội dung vào một trang
- Số Phần trên mỗi trang: tối đa 10
- Số nội dung trong mỗi Phần: tối đa 12
■ Kiểm tra quyền xem tài liệu hướng dẫn
Hãy xác nhận xem Người dùng mục tiêu đã tham gia vào Thư mục lưu trữ tài liệu hướng dẫn mà bạn muốn họ xem chưa.
Liên quan: Add or remove users from folder (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/4929449
Việc cài đặt quyền theo "Nhóm" sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm tra và thay đổi hơn.
Liên quan: Manage user teams (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/4929282
■ Thay đổi ảnh bìa tài liệu hướng dẫn phù hợp với hình ảnh công việc
Before
After
Liên quan: Replace/Delete Registered Images and Videos (Web Browser Version)
https://teachme.jp/8/manuals/8080589
■ Sắp xếp các trang theo thứ tự thuận tiện cho người xem
Các tài liệu hướng dẫn và Liên kết bên ngoài trong Trang tổng ban đầu được hiển thị theo thứ tự đăng ký, nhưng bạn có thể sắp xếp lại tự do bằng cách kéo và thả.
Liên quan: Create and edit Portal Pages (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/24198884#stepId-24184336
Thông báo
Điều quan trọng là sử dụng các dịp thực tế nhất có thể như buổi họp sáng hoặc họp định kỳ để cấp trưởng nhóm truyền đạt cụ thể đến nhân viên.
- Bắt đầu vận hành từ khi nào
- Muốn mọi người sử dụng như thế nào
- Thiết bị sử dụng
- Luồng truy cập xem
- Thực hiện demo
Những điểm lưu ý khi Bắt đầu vận hành
Truyền đạt rõ ràng luồng truy cập xem đến người dùng
Sẽ là phản tác dụng nếu trang được tạo ra để dễ tìm kiếm mà người dùng lại không biết đến, hoặc mất công tìm kiếm.
Hãy tạo môi trường thuận tiện để truy cập Trang tổng.
- Trường hợp sử dụng PC: Hướng dẫn Đánh dấu trang trên Browser
※ Trong tương lai, dự kiến sẽ thêm tính năng Xuất mã QR vào Trang tổng để có thể quét bằng thiết bị di động.
Thiết lập và thông báo quy trình báo cáo khi thiếu nội dung hoặc thiếu quyền truy cập
Nếu nội dung hoặc quyền truy cập còn thiếu, trang mà bạn đã dày công tạo ra sẽ không phát huy được hết tác dụng.
Hãy chuẩn bị tài liệu hướng dẫn quy trình báo cáo khi "không có nội dung cần thiết" hoặc "nội dung không hiển thị", và đặt tài liệu đó ở đầu trang sẽ rất hiệu quả.
Xác định thời điểm rà soát định kỳ
Trang cũng giống như tài liệu hướng dẫn, sẽ trở nên lỗi thời theo thời gian.
Để tránh tình trạng không còn ai xem vì không còn phù hợp thực tế, chúng tôi khuyến nghị bạn nên xác định trước thời điểm và quy trình rà soát.
Khảo sát ý kiến người xem
Thật khó để ngay từ đầu đã tạo ra một trang hoàn hảo cho người xem.
Hãy lắng nghe ý kiến thực tế qua các khảo sát, liên tục cập nhật và phát triển trang thành một trang thực sự hữu ích cho mọi người.
Chúng tôi khuyến nghị thực hiện điều này không chỉ lúc công bố lần đầu mà còn định kỳ vào các thời điểm rà soát.
Lời kết
Công ty chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ hỗ trợ xây dựng Trang tổng và dịch vụ tư vấn phù hợp với tình hình của quý khách.
Nếu quý khách muốn đặt lịch họp trực tuyến, xin vui lòng liên hệ với người phụ trách của chúng tôi hoặc qua biểu mẫu Liên hệ.
Liên kết liên quan
Create and edit Portal Pages (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/24198884
Nắm bắt tình trạng xem của Người dùng, đo lường hiệu quả và cải thiện
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/900005732566