เทคนิคในการเข้าถึงคู่มือได้ง่ายขึ้น

แม้จะสร้างและจัดเตรียมคู่มือไว้แล้ว แต่ก็มีหลายกรณีที่ผู้ใช้งานในสถานที่จริงไม่ค่อยเปิดดูคู่มือเหล่านั้น

หลายคนคงเคยสงสัยว่าจะทำอย่างไรให้ค้นหาคู่มือที่ต้องการได้ง่ายขึ้น

เส้นทางหลักที่ผู้ใช้งานใช้ค้นหาคู่มือคือการเข้าผ่านโฟลเดอร์ แต่เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถค้นหาคู่มือได้อย่างถูกต้อง การเตรียมเส้นทางการดูหลากหลายช่องทาง ไม่ใช่เพียงช่องทางเดียว ถือเป็นสิ่งสำคัญ

เริ่มต้นด้วยการเตรียมอุปกรณ์สำหรับดูคู่มือในสถานที่จริง

แม้คู่มือจะครบถ้วนอยู่ใน Teachme Biz แต่หากไม่มีสภาพแวดล้อมที่พร้อมให้ดูได้ทันทีเมื่อต้องการ คู่มือก็จะไม่ถูกนำไปใช้งาน

โดยเฉพาะผู้ที่อยู่ในธุรกิจค้าปลีกหรืออาหารและเครื่องดื่ม มักพบบ่อยว่า "ดูได้เฉพาะจากคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวในห้องพัก"

หากสถานการณ์ที่ไม่มีอุปกรณ์อยู่ในมือเมื่อต้องการ หรือคนอื่นกำลังใช้อุปกรณ์อยู่ เกิดขึ้นซ้ำๆ นิสัยการดูคู่มือก็จะไม่ฝังรากลึก

หากการเตรียมอุปกรณ์ให้ทุกคนเป็นเรื่องยาก การเตรียมอุปกรณ์ส่วนกลางหลายเครื่องก็มีประสิทธิภาพเช่นกัน
หากเป็นแท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟนก็สามารถพกพาได้ จึงแนะนำการดำเนินการแบบให้ยืมชั่วคราวแก่พนักงานหรือเจ้าหน้าที่ที่ต้องการให้ดูคู่มือเป็นพิเศษ เช่น พนักงานใหม่

แม้จะมีปัญหาเรื่องค่าใช้จ่าย แต่สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือการจัดเตรียมสภาพแวดล้อมที่สามารถเข้าถึง Teachme Biz ได้ง่ายทุกเมื่อ ไม่ว่าจะเป็นการจัดเตรียมเครือข่าย หรือการดำเนินการ BYOD*

*Bring your own device: การที่พนักงานนำอุปกรณ์พกพาส่วนตัวมาใช้ในที่ทำงานและใช้สำหรับงาน

เมื่อจัดเตรียมอุปกรณ์สำหรับดูคู่มือแล้ว ให้ปรับปรุงเส้นทางการเข้าถึงและใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ต่างๆ เพื่อให้ค้นหาคู่มือได้ง่ายยิ่งขึ้น

มีช่องทางหลักหลายช่องทางในการดูคู่มือ

ในการดูคู่มือ ผู้ใช้งานจะดูผ่านช่องทางใดช่องทางหนึ่ง หรือหลายช่องทางต่อไปนี้

• ค้นหาผ่านโฟลเดอร์
• ค้นหาผ่าน Portal Pages
• ค้นหาด้วย "ฟีเจอร์ค้นหา"
• รับการแจกจ่ายเป็นรายบุคคลจากแอดมินผ่านฟีเจอร์การแจกจ่าย (ผู้ดูไม่ต้องค้นหาเอง)
• ค้นหาโดยใช้ฟีเจอร์อื่นๆ ที่มีประโยชน์

ในบรรดาช่องทางหลายช่องทาง ช่องทางที่ผู้ใช้งานเลือกในสัดส่วนสูงคือ

• ค้นหาผ่านโฟลเดอร์

ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมองค์กรและโครงสร้างโฟลเดอร์ แต่ในบริษัทที่มีสัดส่วนสูง ผู้ใช้งานราว 7 ใน 10 ค้นหาด้วยวิธีนี้
※ นี่คือสถานการณ์ก่อนที่ฟีเจอร์ Portal Pages จะเปิดตัวในเดือนกันยายน 2023

ดังนั้น แนะนำให้เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบและปรับปรุงช่องทาง "ค้นหาผ่านโฟลเดอร์" ก่อน

ค้นหาผ่านโฟลเดอร์

การจัดโครงสร้างโฟลเดอร์ให้เป็นระเบียบคือทางลัดในการทำให้ผู้ใช้งานค้นหาคู่มือเจอ

ในการสร้างโฟลเดอร์ มักจะแบ่งตามหน่วยงาน แต่ผู้ใช้งานบางส่วนก็มักค้นหาตามหมวดหมู่งานด้วย

มีโอกาสปรับปรุงได้หรือไม่ เช่น การสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยตามหมวดหมู่งานหรือประเภทการใช้งาน?

ในทางกลับกัน การเปลี่ยนโครงสร้างโฟลเดอร์ต้องใช้เวลาและกำลังคนพอสมควร
นอกจากนี้ เนื่องจากโฟลเดอร์ยังเป็นหน่วยในการกำหนดสิทธิ์ให้ผู้ดูและผู้สร้าง/แก้ไข จึงอาจมีกรณีที่ยากต่อการสร้างโครงสร้างที่เน้นเฉพาะ "การค้นหา"

หากการปรับปรุงด้วยการเปลี่ยนโครงสร้างโฟลเดอร์เป็นเรื่องยาก แนะนำให้หันมาตรวจสอบและปรับปรุงช่องทางอื่นแทน

ค้นหาผ่าน Portal Pages

การใช้ Portal Pages ช่วยให้คุณสามารถรวบรวม "ข้อมูลที่ต้องการแสดง ในหน่วยที่ต้องการ ตามลำดับที่ต้องการ" ไว้ในหน้าเดียวได้

แม้จะต้องใช้ความพยายามในการคิดและสร้างหน่วยและโครงสร้างของหน้า แต่นี่เป็นช่องทางที่เป็นมิตรกับผู้ใช้งานมาก
เนื่องจากไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนโครงสร้างโฟลเดอร์ จึงไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าสิทธิ์หรือระบบการจัดการด้วย

หากคุณมีความชัดเจนว่า "ต้องการให้คนกลุ่มนี้ดูคู่มือเหล่านี้" กรุณาใช้ประโยชน์จาก Portal Pages

ค้นหาด้วย "ฟีเจอร์ค้นหา"

วิธีที่สามารถดำเนินการได้โดยไม่เสียเวลาและค่าใช้จ่ายคือการใช้ฟีเจอร์ค้นหาเพื่อค้นหาและดูคู่มือ

เมื่อใช้เป็นประจำจะสะดวกมาก และเมื่อผู้ใช้งานคุ้นเคยแล้ว ก็จะค้นหาคู่มือด้วยการค้นหามากกว่าการเข้าผ่านโฟลเดอร์

ประโยชน์ของการทำให้ "การค้นหา" เป็นนิสัย

ประโยชน์ของการทำให้นิสัยการค้นหาฝังรากลึกคือสามารถลดเวลาในการค้นหาคู่มือได้อย่างมาก

แต่มีผู้ที่ "ไม่เคยค้นหาจึงไม่ใช้" หรือ "รู้สึกไม่ถนัดกับการค้นหาจึงไม่ใช้" อยู่ไม่น้อยเลยทีเดียว

วิธีทำให้ "การค้นหา" เป็นนิสัย

ในตอนแรก จำเป็นต้องมีการดูแลอย่างใส่ใจ เช่น การจัดโอกาสอธิบายวิธีการค้นหา หรือช่วยค้นหาด้วยกันจนกว่าจะคุ้นเคย

สิ่งที่ควรระวังในขั้นตอนการสร้าง สิ่งสำคัญคือผู้สร้างคู่มือต้องใส่ใจในการตั้งชื่อและคำอธิบายเพื่อให้ปรากฏในผลการค้นหาอย่างถูกต้อง และการติดเสิชแท็กให้ครบถ้วนก็มีประสิทธิภาพเช่นกัน

นอกจากนี้ ยังมีวิธีการค้นหาหลากหลาย เช่น "ค้นหาจากโฟลเดอร์ทั้งหมด" "ค้นหาภายในโฟลเดอร์" เป็นต้น

โดยอ้างอิงจากคู่มือต่อไปนี้เพื่อส่งเสริมวิธีการค้นหา และทำให้ผู้ใช้งานค้นหาคู่มือได้ง่ายขึ้น "การค้นหา" ก็จะค่อยๆ กลายเป็นนิสัย

วิธีปรับปรุงเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น

การดูการค้นหาคู่มือใน Teachme Biz ช่วยให้ทราบว่าผู้ใช้งานค้นหาด้วยคีย์เวิร์ดที่ค้นหาอะไร และผลจากการค้นหานั้น พวกเขาสามารถค้นหาคู่มือที่ต้องการได้หรือไม่

การที่ผู้ใช้งานได้ค้นหาคู่มือสำเร็จซ้ำๆ จะช่วยสร้างนิสัยการเปิด Teachme Biz เมื่อประสบปัญหา

สำหรับวิธีใช้เสิชแท็ก สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ในบทความต่อไปนี้

รับการแจกจ่ายเป็นรายบุคคลจากแอดมินผ่านฟีเจอร์การแจกจ่าย

คู่มือไม่ได้เป็นสิ่งที่ผู้ใช้งานต้องค้นหาเองเท่านั้น แต่แอดมินยังสามารถแจกจ่ายและแจ้งให้ผู้ใช้งานทราบได้ด้วย

แจ้งการมอบหมายงานครั้งเดียวพร้อมคู่มือด้วย "ฟีเจอร์ Task"

การใช้ฟีเจอร์ Task ช่วยให้สามารถส่งคู่มือเป็นคำขอดำเนินการให้ผู้ใช้งานได้

ตัวอย่างเช่น

• ส่งคู่มือวิธีกรอกเอกสารที่ต้องยื่นพร้อมวันที่ครบกำหนดภายในเดือนนี้
• ส่งคู่มือสูตรอาหารหรือข้อมูลสินค้าใหม่พร้อมวันที่ครบกำหนดการตรวจสอบภายในสัปดาห์นี้
• ขอให้อัปเดตคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมือที่มีความเร่งด่วนสูง

สามารถใช้ได้ในหลากหลายสถานการณ์เช่นนี้

ฟีเจอร์ Task ไม่ได้ใช้สำหรับการแจกจ่ายคู่มือเท่านั้น แต่ยังสามารถติดตามสถานะการดำเนินการของ Task ของผู้ใช้งานได้อีกด้วย

เพื่อเพิ่มอัตราการดำเนินการ Task ยังสามารถเลือกเฉพาะผู้ใช้งานที่ยังไม่ได้ดำเนินการและแจกจ่าย Task อีกครั้งได้

หากคุณยังไม่เคยใช้งานฟังก์ชันงาน ลองใช้ดูสักครั้งนะครับ/ค่ะ

เรียนรู้งานล่วงหน้าด้วย "ฟังก์ชันเทรนนิ่ง"

ฟังก์ชันเทรนนิ่งเป็นฟังก์ชันที่รวบรวมและแจกจ่ายคู่มือที่จำเป็นสำหรับพนักงานที่ต้องรับการอบรมในรูปแบบคอร์ส

ตัวอย่างเช่น

• คอร์สเกี่ยวกับงานบริการลูกค้าสำหรับพนักงานใหม่
• คอร์สเกี่ยวกับงานสำหรับผู้รับผิดชอบ เช่น ผู้จัดการสาขา
• คอร์สเกี่ยวกับงานที่ต้องจดจำหลายด้าน เช่น เครื่องจักรที่มีวิธีใช้งานหลากหลาย

และอื่น ๆ ซึ่งสามารถนำไปใช้ได้หลายรูปแบบเช่นกัน

บริษัทของเราเองก็ใช้งานฟังก์ชันเทรนนิ่งในการดำเนินการอบรมออนไลน์จริง ๆ

ในฟังก์ชันเทรนนิ่ง หลังจากส่งคอร์สแล้ว คุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าได้ จึงสามารถนำไปใช้ในการอบรมพนักงานใหม่และการอบรมติดตามผล

นอกจากนี้ คอร์สที่แจกจ่ายไปแล้วสามารถดูได้ตลอดเวลา จึงสามารถนำไปใช้ทบทวนเนื้อหาที่เสร็จสมบูรณ์แล้วได้เช่นกัน

※ ฟังก์ชันเทรนนิ่งเป็นฟังก์ชันที่ใช้ได้ในแผน Basic ขึ้นไป

ใช้ฟังก์ชันที่มีประโยชน์อื่น ๆ เพื่อค้นหาคู่มือ

นอกจากโฟลเดอร์ การค้นหา และฟังก์ชันการแจกจ่ายแล้ว ยังมีฟังก์ชันที่มีประโยชน์อื่น ๆ ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานค้นหาคู่มือได้เมื่อต้องการ

เข้าถึงผ่าน "QR Code"

Teachme Biz มีฟังก์ชันแปลง URL ของคู่มือเป็น QR Code

โดยการพิมพ์ QR Code เป็นสติ๊กเกอร์ด้วยเครื่องพิมพ์และติดไว้ในที่ที่จำเป็น ผู้ใช้งานสามารถสแกน QR Code ด้วยสมาร์ทโฟนเป็นต้น เพื่อดูคู่มือโดยตรงได้ทันที

ตัวอย่างเช่น

・วิธีใช้โปรเจกเตอร์ในห้องประชุม
・วิธีเปลี่ยนหมึก (Toner) ของเครื่องถ่ายเอกสาร
・วิธีปรับปรุงระบบเครื่องจักร

และอื่น ๆ โดยการติด QR Code ไว้ใกล้เครื่องจักรหรืออุปกรณ์ ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบวิธีการใช้งานได้ทันที

ผู้ใช้งาน Mipox Corporation ก็ได้ดำเนินการสร้างเส้นทางการเข้าถึงคู่มือโดยใช้ QR Code เช่นกัน

ค้นหาจาก "คู่มือใหม่" "ดูล่าสุด" และ "บุ๊กมาร์ก"

Teachme Biz มีฟังก์ชันสำหรับผู้ใช้งานในการตรวจสอบคู่มือที่ตนเองดูล่าสุด และฟังก์ชันบุ๊กมาร์กคู่มือ

การใช้ฟังก์ชันเหล่านี้จะช่วยให้ผู้ใช้งานแต่ละคนเข้าถึงคู่มือที่ใช้บ่อยได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ ใน "คู่มือใหม่" คุณสามารถดูคู่มือที่เผยแพร่ใหม่ภายใน 2 สัปดาห์ที่ผ่านมาได้

การแจ้งให้ผู้ใช้งานทราบถึงการมีอยู่ของฟังก์ชันเหล่านี้มักจะช่วยส่งเสริมการใช้งาน Teachme Biz ให้เพิ่มมากขึ้น

เริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจสถานะการใช้งานของผู้ใช้

เราได้แนะนำมาตรการต่าง ๆ มากมาย แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือการทำความเข้าใจสถานการณ์ปัจจุบันของผู้ใช้งาน และดำเนินมาตรการที่เหมาะสมก่อนเป็นอันดับแรก

Teachme Biz มีฟังก์ชันรายงานสำหรับวิเคราะห์สถานะการใช้งาน ดังนั้นควรใช้ฟังก์ชันนั้นเพื่อตรวจสอบสถานะการใช้งานแล้วจึงดำเนินการปรับปรุง

＼ มาสร้างคู่มือด้วย Teachme Biz กันเถอะ！／

สร้างคู่มือใหม่ด้วย Teachme Biz