เทคนิคในการทำให้เข้าถึงคู่มือได้ง่ายขึ้น

แม้จะมีการสร้างและจัดระเบียบคู่มือแล้ว แต่ก็มักเกิดกรณีที่พนักงานในสถานที่ทำงานไม่ค่อยเปิดอ่านคู่มือ

หลายคนคงสงสัยว่าจะทำอย่างไรให้ค้นหาคู่มือที่ต้องการได้ง่ายขึ้น

เส้นทางหลักที่ผู้ใช้งานใช้ในการค้นหาคู่มือคือการเข้าถึงผ่านโฟลเดอร์ แต่เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถค้นหาคู่มือได้อย่างถูกต้อง สิ่งสำคัญคือการเตรียมเส้นทางการเข้าถึงหลากหลายรูปแบบ ไม่ใช่เพียงแค่ช่องทางเดียว

ขั้นแรก: เตรียมอุปกรณ์สำหรับเปิดอ่านคู่มือในสถานที่ทำงาน

แม้จะมีคู่มือครบถ้วนใน Teachme Biz แต่หากไม่มีสภาพแวดล้อมที่สามารถเปิดดูได้ทันทีเมื่อมีปัญหา คู่มือก็จะไม่ถูกนำไปใช้ประโยชน์

โดยเฉพาะในธุรกิจค้าปลีกหรืออาหารและเครื่องดื่ม มักพบบ่อยว่า "ดูได้เฉพาะที่คอมพิวเตอร์เครื่องเดียวในห้องพักพนักงาน"

หากเกิดสถานการณ์ที่ไม่มีอุปกรณ์อยู่ในมือเมื่อจำเป็น หรือมีคนอื่นกำลังใช้งานอุปกรณ์อยู่ นิสัยการเปิดอ่านคู่มือก็จะไม่เกิดขึ้น

หากการจัดเตรียมอุปกรณ์ให้ทุกคนเป็นเรื่องยาก การเตรียมอุปกรณ์ส่วนกลางหลายเครื่องก็มีประสิทธิภาพเช่นกัน
แท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟนสามารถพกพาได้ จึงแนะนำให้ยืมอุปกรณ์ชั่วคราวแก่พนักงานหรือเจ้าหน้าที่ที่ต้องการอ่านคู่มือเป็นพิเศษ เช่น พนักงานใหม่

แม้จะมีข้อจำกัดด้านต้นทุน แต่การจัดเตรียมสภาพแวดล้อมที่สามารถเข้าถึง Teachme Biz ได้ง่ายตลอดเวลาถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ไม่ว่าจะเป็นการจัดระบบเครือข่าย หรือการนำ BYOD* มาใช้

*Bring your own device: การที่พนักงานนำอุปกรณ์พกพาส่วนตัวมาใช้ในที่ทำงานและนำมาใช้ในการทำงาน

เมื่อจัดเตรียมอุปกรณ์สำหรับการเปิดดูได้แล้ว ให้ดำเนินการปรับปรุงเส้นทางและใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ต่างๆ เพื่อทำให้ค้นหาคู่มือได้ง่ายขึ้น

เส้นทางหลักในการเข้าถึงคู่มือมีหลายช่องทาง

ในการเข้าถึงคู่มือ ผู้ใช้งานจะใช้เส้นทางใดเส้นทางหนึ่งหรือหลายเส้นทางจากตัวเลือกต่อไปนี้

• ค้นหาผ่านโฟลเดอร์
• ค้นหาผ่านหน้าพอร์ทัล
• ค้นหาด้วย "ฟังก์ชันการค้นหา"
• รับการส่งแบบรายบุคคลจากผู้ดูแลระบบผ่านฟังก์ชันการส่ง (ผู้ดูไม่ต้องค้นหาเอง)
• ค้นหาโดยใช้ฟีเจอร์อื่นๆ ที่มีประโยชน์

ในบรรดาเส้นทางที่มีหลากหลาย เส้นทางที่ผู้ใช้งานเลือกใช้ในสัดส่วนสูงสุดคือ

• ค้นหาผ่านโฟลเดอร์

ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมองค์กรและโครงสร้างโฟลเดอร์ แต่บริษัทที่ใช้วิธีนี้มากอาจมีผู้ใช้งานถึง 70% ที่ใช้วิธีการนี้ในการค้นหา
※ สถานการณ์ก่อนการเปิดตัวฟีเจอร์หน้าพอร์ทัลในเดือนกันยายน 2566

ดังนั้น ในช่วงแรกแนะนำให้ตรวจสอบและปรับปรุงเส้นทาง "ค้นหาผ่านโฟลเดอร์" ก่อน

ค้นหาผ่านโฟลเดอร์

การจัดโครงสร้างโฟลเดอร์ให้เป็นระเบียบถือเป็นทางลัดสู่การค้นหาคู่มือ

แม้การสร้างโฟลเดอร์มักแบ่งตามแผนก แต่ผู้ใช้งานบางส่วนมักค้นหาตามหมวดหมู่งาน

มีพื้นที่สำหรับปรับปรุงหรือไม่ เช่น การจัดโครงสร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยตามหมวดหมู่งานหรือประเภทการใช้งาน?

อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างโฟลเดอร์ต้องใช้เวลาและกำลังคนจำนวนมาก
นอกจากนี้ โฟลเดอร์ยังเป็นหน่วยสำหรับการกำหนดสิทธิ์ เช่น ผู้ดู ผู้แก้ไข จึงอาจมีกรณีที่ยากต่อการจัดโครงสร้างที่เน้นการ "ค้นหา" โดยเฉพาะ

หากการปรับโครงสร้างโฟลเดอร์ทำได้ยาก แนะนำให้หันมาตรวจสอบและปรับปรุงเส้นทางอื่นแทน

ค้นหาผ่านหน้าพอร์ทัล

การใช้หน้าพอร์ทัลช่วยให้สามารถรวบรวม "ข้อมูลที่ต้องการแสดง ในหน่วยที่ต้องการ ตามลำดับที่ต้องการ" ไว้ในหน้าเดียว

แม้จะต้องใช้ความพยายามในการคิดหน่วยและโครงสร้างของหน้า แต่ถือเป็นเส้นทางที่เป็นมิตรกับผู้ใช้งานอย่างมาก
ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนโครงสร้างโฟลเดอร์ จึงไม่ต้องเปลี่ยนการตั้งค่าสิทธิ์หรือรูปแบบการจัดการ

หากคุณรู้ว่า "ต้องการให้กลุ่มคนเหล่านี้ดูคู่มือเหล่านี้" กรุณาใช้ประโยชน์จากหน้าพอร์ทัล

ค้นหาด้วย "ฟังก์ชันการค้นหา"

วิธีที่ใช้เวลาและต้นทุนน้อยที่สุดคือการใช้ฟังก์ชันการค้นหาเพื่อค้นหาและเปิดดูคู่มือ

เมื่อใช้งานได้คล่องแล้วจะสะดวกมาก และเมื่อผู้ใช้งานคุ้นเคยแล้ว พวกเขาจะค้นหาคู่มือด้วยการค้นหาแทนการเปิดโฟลเดอร์

ประโยชน์ของการสร้างนิสัย "การค้นหา"

ประโยชน์ของการสร้างนิสัยการค้นหาคือ สามารถลดเวลาในการค้นหาคู่มือได้อย่างมาก

อย่างไรก็ตาม มีหลายคนที่ "ไม่เคยใช้การค้นหาจึงไม่ใช้" หรือ "รู้สึกไม่ถนัดกับการค้นหาจึงไม่ใช้"

วิธีสร้างนิสัย "การค้นหา"

ในช่วงแรก จำเป็นต้องมีการสนับสนุนอย่างใกล้ชิด เช่น การจัดโอกาสอธิบายวิธีการค้นหา หรือการช่วยค้นหาด้วยกันจนกว่าจะคุ้นเคย

สิ่งที่ควรระวังในขั้นตอนการสร้าง สิ่งสำคัญคือผู้สร้างคู่มือต้องปรับแต่งชื่อเรื่องและคำอธิบายเพื่อให้ปรากฏในผลการค้นหาได้อย่างถูกต้อง และการใส่แท็กการค้นหาอย่างครบถ้วนก็มีประสิทธิภาพเช่นกัน

นอกจากนี้ วิธีการค้นหายังมีหลายรูปแบบ เช่น "ค้นหาจากคู่มือทั้งหมด" หรือ "ค้นหาภายในโฟลเดอร์"

โดยอ้างอิงจากคู่มือต่อไปนี้ในการส่งเสริมวิธีการค้นหา และทำให้ผู้ใช้งานค้นหาคู่มือได้ง่ายขึ้น นิสัย "การค้นหา" จะค่อยๆ เกิดขึ้น

วิธีปรับปรุงเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น

การดูบันทึกการค้นหาของ Teachme Biz ช่วยให้ทราบว่าผู้ใช้งานค้นหาด้วยคำค้นหาใด และสามารถพบคู่มือที่ต้องการได้หรือไม่

การที่ผู้ใช้งานได้ค้นหาและพบคู่มือซ้ำหลายครั้ง จะสร้างนิสัยการเปิดดู Teachme Biz เมื่อเกิดปัญหา

สำหรับวิธีการใช้แท็กการค้นหา มีรายละเอียดในบทความต่อไปนี้

รับการส่งแบบรายบุคคลจากผู้ดูแลระบบผ่านฟังก์ชันการส่ง

นอกจากผู้ใช้งานจะค้นหาคู่มือเอง ผู้ดูแลระบบยังสามารถส่งและแจ้งเตือนคู่มือไปยังผู้ใช้งานได้

แจ้งเตือนการมอบหมายงานครั้งเดียวพร้อมคู่มือผ่าน "ฟังก์ชันการส่ง Task"

การใช้ฟังก์ชันการส่ง Task ช่วยให้สามารถส่งคู่มือไปยังผู้ใช้งานในรูปแบบคำขอดำเนินการได้

ตัวอย่างเช่น

• ส่งคู่มือวิธีกรอกเอกสารที่ต้องยื่นพร้อมกำหนดส่งภายในเดือนนี้
• ส่งคู่มือสูตรอาหารใหม่หรือข้อมูลสินค้าพร้อมกำหนดตรวจสอบภายในสัปดาห์นี้
• ขอให้อัปเดตคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมือที่มีความเร่งด่วนสูง

สามารถนำไปใช้ได้ในสถานการณ์ที่หลากหลาย

ฟังก์ชันการส่ง Task ไม่เพียงแต่ส่งคู่มือ แต่ยังสามารถติดตามสถานะการดำเนินการของผู้ใช้งานได้อีกด้วย

เพื่อเพิ่มอัตราการดำเนินการ Task สามารถเลือกเฉพาะผู้ใช้งานที่ยังไม่ได้ดำเนินการและส่ง Task ซ้ำได้

หากยังไม่เคยใช้ฟังก์ชัน Task กรุณาลองใช้ดูสักครั้ง

เรียนรู้งานล่วงหน้าด้วย "ฟังก์ชัน Training"

ฟังก์ชัน Training คือฟีเจอร์ที่รวบรวมคู่มือที่จำเป็นสำหรับพนักงานที่กำลังรับการอบรมเป็นหลักสูตรและส่งให้

ตัวอย่างเช่น

• หลักสูตรเกี่ยวกับงานบริการลูกค้าสำหรับพนักงานใหม่
• หลักสูตรเกี่ยวกับงานสำหรับผู้รับผิดชอบ เช่น ผู้จัดการสาขา
• หลักสูตรเกี่ยวกับงานที่มีสิ่งต้องเรียนรู้มากมาย เช่น เครื่องจักรที่มีวิธีใช้งานหลากหลาย

สามารถนำไปใช้ได้ในหลายรูปแบบเช่นกัน

บริษัทของเราเองก็ใช้ฟังก์ชัน Training ในการดำเนินการฝึกอบรมออนไลน์จริงๆ

ในฟังก์ชัน Training สามารถตรวจสอบความคืบหน้าหลังจากส่งหลักสูตรได้ จึงนำไปใช้ในการฝึกอบรมพนักงานใหม่และการอบรมติดตามผลได้

นอกจากนี้ หลักสูตรที่ส่งไปแล้วยังสามารถดูได้ตลอดเวลา จึงสามารถนำไปใช้ทบทวนเนื้อหาที่เรียนรู้ไปแล้วได้

※ ฟังก์ชัน Training ใช้ได้กับแผน Basic ขึ้นไป

ค้นหาโดยใช้ฟีเจอร์อื่นๆ ที่มีประโยชน์

นอกจากโฟลเดอร์ การค้นหา และฟังก์ชันการส่ง ยังมีฟีเจอร์ที่มีประโยชน์อื่นๆ ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานค้นหาคู่มือได้เมื่อต้องการ

เข้าถึงผ่าน "QR Code"

Teachme Biz มีฟีเจอร์ที่แปลง URL ของคู่มือเป็น QR Code

เมื่อพิมพ์ QR Code เป็นสติกเกอร์ด้วยเครื่องพิมพ์และติดไว้ในสถานที่ที่ต้องการ ผู้ใช้งานสามารถสแกน QR Code ด้วยสมาร์ทโฟนเพื่อเปิดดูคู่มือได้โดยตรง

ตัวอย่างเช่น

· วิธีใช้โปรเจกเตอร์ในห้องประชุม
· วิธีเปลี่ยนหมึกพิมพ์
· วิธีบำรุงรักษาเครื่องจักร

สามารถติด QR Code ไว้ใกล้เครื่องจักรหรืออุปกรณ์เพื่อตรวจสอบวิธีการใช้งานได้ทันที

บริษัท Mipox Corporation ซึ่งเป็นผู้ใช้งานของเรา ก็ได้ดำเนินการสร้างเส้นทางการเข้าถึงคู่มือโดยใช้ QR Code