เทคนิคในการทำให้เข้าถึงคู่มือได้ง่ายขึ้น

แม้จะสร้างและจัดเตรียมคู่มือแล้ว แต่ก็มักเกิดกรณีที่การเปิดดูคู่มือในสถานที่ทำงานจริงไม่เป็นไปอย่างราบรื่น

หลายคนคงกังวลว่าจะทำอย่างไรให้ค้นหาคู่มือที่ต้องการได้ง่ายขึ้น

เส้นทางหลักที่ผู้ใช้งานใช้ค้นหาคู่มือคือการผ่านโฟลเดอร์ แต่เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถค้นพบคู่มือได้อย่างถูกต้อง สิ่งสำคัญคือต้องเตรียมเส้นทางการดูหลาย ๆ แบบ ไม่ใช่แค่ทางเดียว

เริ่มต้นด้วยการเตรียมอุปกรณ์สำหรับดูคู่มือในสถานที่ทำงาน

แม้ว่าคู่มือต่าง ๆ จะครบถ้วนบน Teachme Biz แต่หากไม่มีสภาพแวดล้อมที่พร้อมให้ดูได้ทันทีเมื่อเกิดปัญหา คู่มือก็จะไม่ถูกนำไปใช้ประโยชน์

โดยเฉพาะผู้ที่อยู่ในธุรกิจค้าปลีกหรืออาหารและเครื่องดื่ม มักพบว่า "ดูได้เฉพาะจาก PC เครื่องเดียวในห้องพัก" บ่อยครั้ง

เมื่อเกิดปัญหาขึ้นจริง แต่ไม่มีอุปกรณ์อยู่ในมือ หรือคนอื่นกำลังใช้อุปกรณ์อยู่ หากสถานการณ์เช่นนี้เกิดขึ้นต่อเนื่อง นิสัยการดูคู่มือก็จะไม่เกิดขึ้น

หากยากที่จะเตรียมอุปกรณ์ให้ทุกคน การเตรียมอุปกรณ์ส่วนกลางหลาย ๆ เครื่องก็มีประสิทธิภาพเช่นกัน
แท็บเล็ตและสมาร์ทโฟนสามารถพกพาได้ ดังนั้นการให้ยืมชั่วคราวแก่พนักงานหรือสตาฟที่ต้องการให้ดูคู่มือเป็นพิเศษ เช่น พนักงานใหม่ ก็เป็นวิธีที่แนะนำ

แม้จะมีปัญหาด้านต้นทุน แต่การจัดเตรียมเครือข่าย การดำเนินการ BYOD* หรืออื่น ๆ สิ่งที่สำคัญมากคือการจัดสภาพแวดล้อมที่สามารถเข้าถึง Teachme Biz ได้ตลอดเวลาอย่างง่ายดาย

*Bring your own device: การที่พนักงานนำอุปกรณ์พกพาส่วนตัวมายังที่ทำงานและใช้งานเพื่อกิจกรรมทางธุรกิจ

เมื่อจัดเตรียมอุปกรณ์สำหรับดูพร้อมแล้ว ให้ดำเนินการปรับปรุงเส้นทางและใช้ฟีเจอร์ต่าง ๆ เพื่อให้ค้นหาคู่มือได้ง่ายขึ้น

เส้นทางหลักในการดูคู่มือมีหลายแบบ

ในการดูคู่มือ ผู้ใช้งานจะดูผ่านเส้นทางใดเส้นทางหนึ่ง หรือหลายวิธีร่วมกันดังต่อไปนี้

• ค้นหาผ่านโฟลเดอร์
• ค้นหาผ่าน Portal Pages
• ค้นหาโดยใช้ "ฟีเจอร์ค้นหา"
• รับการส่งรายบุคคลจากแอดมินผ่านฟีเจอร์การส่ง (ผู้ดูไม่ต้องค้นหาเอง)
• ค้นหาโดยใช้ฟีเจอร์อื่น ๆ ที่มีประโยชน์

ในบรรดาเส้นทางต่าง ๆ เส้นทางที่ผู้ใช้งานเลือกใช้ในสัดส่วนสูงคือ

• ค้นหาผ่านโฟลเดอร์

ครับ/ค่ะ

ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมองค์กรและโครงสร้างโฟลเดอร์ แต่ในบริษัทที่มีสัดส่วนสูง ผู้ใช้งานประมาณ 70% ค้นหาด้วยวิธีนี้
※ นี่คือสถานการณ์ก่อนที่ฟีเจอร์ Portal Pages จะเปิดตัวในเดือนกันยายน 2023

ดังนั้น แนะนำให้เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบและปรับปรุงเส้นทาง "ค้นหาผ่านโฟลเดอร์" ก่อน

ค้นหาผ่านโฟลเดอร์

การจัดโครงสร้างโฟลเดอร์ให้ดีคือทางลัดที่จะทำให้ผู้ใช้งานค้นพบคู่มือได้

เมื่อสร้างโฟลเดอร์ มักแบ่งตามหน่วยงาน แต่ผู้ใช้งานบางส่วนก็มักค้นหาตามหมวดหมู่งานด้วย

ลองพิจารณาว่ามีช่องทางในการจัดโครงสร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยตามหมวดหมู่งานหรือวัตถุประสงค์หรือไม่?

ในทางกลับกัน การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างโฟลเดอร์ต้องใช้เวลาและกำลังคนพอสมควร
นอกจากนี้ โฟลเดอร์ยังเป็นหน่วยการมอบสิทธิ์สำหรับผู้ดูและผู้สร้าง/แก้ไข ดังนั้นอาจมีกรณีที่ยากต่อการสร้างโครงสร้างที่เน้นเรื่อง "การค้นหา" โดยเฉพาะ

หากการปรับโครงสร้างโฟลเดอร์ทำได้ยาก แนะนำให้ลองตรวจสอบและปรับปรุงเส้นทางอื่น ๆ แทน

ค้นหาผ่าน Portal Pages

การใช้ Portal Pages ช่วยให้สามารถรวบรวม "ข้อมูลที่ต้องการแสดง ในหน่วยที่ต้องการ ตามลำดับที่ต้องการ" ไว้ในหน้าเดียวได้

แม้จะต้องใช้ความพยายามในการคิดหน่วยและโครงสร้างของหน้า แต่ก็เป็นเส้นทางที่ใช้งานง่ายมากสำหรับผู้ใช้งาน
เนื่องจากไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนโครงสร้างโฟลเดอร์ จึงไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนการตั้งค่าสิทธิ์หรือโครงสร้างการจัดการด้วย

หากกำหนดได้ว่า "ต้องการให้คนกลุ่มนี้ดูคู่มือเหล่านี้" กรุณาลองใช้ Portal Pages

ค้นหาโดยใช้ "ฟีเจอร์ค้นหา"

วิธีที่ดำเนินการได้โดยไม่ต้องใช้เวลาและต้นทุนมากคือการใช้ฟีเจอร์ค้นหาเพื่อค้นหาและดูคู่มือ

เมื่อใช้งานได้คล่อง จะสะดวกมาก และเมื่อผู้ใช้งานคุ้นเคยแล้ว พวกเขาจะค้นหาคู่มือด้วยการค้นหาแทนการไล่ดูโฟลเดอร์

ประโยชน์ของการสร้างนิสัย "การค้นหา"

ประโยชน์ของการสร้างนิสัยการค้นหาคือสามารถลดเวลาในการค้นหาคู่มือได้อย่างมหาศาล

แต่ก็มีคนจำนวนมากที่ "ไม่เคยใช้การค้นหาจึงไม่ใช้" หรือ "รู้สึกไม่ถนัดในการค้นหาจึงไม่ใช้"

วิธีสร้างนิสัย "การค้นหา"

ในช่วงเริ่มต้น จำเป็นต้องมีการดูแลอย่างละเอียด เช่น จัดโอกาสอธิบายวิธีการค้นหา หรือช่วยค้นหาด้วยกันจนกว่าจะคุ้นเคย

ในขั้นตอนการสร้าง สิ่งสำคัญคือผู้สร้างคู่มือต้องปรับแต่งชื่อเรื่องและคำอธิบายเพื่อให้ค้นหาพบได้ถูกต้อง
นอกจากนี้ การติดเสิชแท็กให้ครบถ้วนก็มีประสิทธิภาพเช่นกัน

นอกจากนี้ วิธีการค้นหาก็มีหลายแบบ เช่น "ค้นหาจากโฟลเดอร์ทั้งหมด" "ค้นหาภายในโฟลเดอร์" และอื่น ๆ

ขอให้ใช้คู่มือด้านล่างเป็นข้อมูลอ้างอิงและส่งเสริมวิธีการค้นหา เพื่อให้ผู้ใช้งานค้นพบคู่มือได้ง่ายขึ้น และการ "ค้นหา" จะค่อย ๆ กลายเป็นนิสัย

วิธีปรับปรุงเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น

การดูการค้นหาคู่มือใน Teachme Biz ช่วยให้เข้าใจว่าผู้ใช้งานค้นหาด้วยคีย์เวิร์ดที่ค้นหาอะไร และสามารถค้นพบคู่มือที่ต้องการได้หรือไม่

การที่ผู้ใช้งานได้สัมผัสประสบการณ์การค้นหาคู่มือซ้ำ ๆ จะช่วยสร้างนิสัยการดู Teachme Biz เมื่อเกิดปัญหาขึ้น

สำหรับวิธีการใช้เสิชแท็ก มีรายละเอียดเพิ่มเติมในบทความด้านล่าง

รับการส่งรายบุคคลจากแอดมินผ่านฟีเจอร์การส่ง

คู่มือไม่ได้มีแค่ให้ผู้ใช้งานค้นหาเอง แต่แอดมินยังสามารถส่งและแจ้งเตือนไปยังผู้ใช้งานได้ด้วย

แจ้งเตือนคำขอทำงานครั้งเดียวพร้อมคู่มือด้วย "ฟีเจอร์ส่งงาน"

การใช้ฟีเจอร์ส่งงานช่วยให้สามารถส่งคู่มือเป็นคำขอดำเนินการไปยังผู้ใช้งานได้

ตัวอย่างเช่น

• ส่งคู่มือวิธีกรอกเอกสารพร้อมวันที่ครบกำหนดส่งภายในเดือนนี้
• ส่งคู่มือสูตรอาหารใหม่หรือข้อมูลสินค้าพร้อมวันที่ครบกำหนดตรวจสอบภายในสัปดาห์นี้
• ขอให้อัปเดตคอมพิวเตอร์และเครื่องมือที่มีความเร่งด่วนสูง

และอื่น ๆ ที่ใช้ได้ในสถานการณ์หลากหลาย

ฟีเจอร์ส่งงานไม่เพียงแค่ส่งคู่มือ แต่ยังช่วยติดตามสถานะการใช้งานของงานของผู้ใช้งานได้ด้วย

เพื่อเพิ่มอัตราการดำเนินงาน ยังสามารถเลือกเฉพาะผู้ใช้งานที่ยังไม่ได้ดำเนินการและส่งงานอีกครั้งได้

หากคุณยังไม่เคยใช้ฟังก์ชัน Task ลองใช้งานดูสักครั้งนะครับ/ค่ะ

เรียนรู้งานล่วงหน้าด้วย "ฟังก์ชันเทรนนิ่ง"

ฟังก์ชันเทรนนิ่งเป็นฟังก์ชันที่รวบรวมและแจกจ่ายคู่มือที่จำเป็นสำหรับพนักงานที่ได้รับการอบรมในรูปแบบคอร์ส

ตัวอย่างเช่น

• คอร์สเกี่ยวกับงานบริการลูกค้าสำหรับพนักงานใหม่
• คอร์สเกี่ยวกับงานสำหรับผู้รับผิดชอบ เช่น ผู้จัดการสาขา
• คอร์สเกี่ยวกับงานที่ต้องจดจำหลายอย่าง เช่น เครื่องจักรที่มีการใช้งานหลากหลาย

เป็นต้น ฟังก์ชันนี้ก็สามารถนำไปใช้ได้หลากหลายรูปแบบเช่นกัน

บริษัทของเราเองก็ได้นำฟังก์ชันเทรนนิ่งมาใช้ในการดำเนินการอบรมออนไลน์จริงๆ

ในฟังก์ชันเทรนนิ่ง คุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าได้หลังจากส่งคอร์สแล้ว จึงสามารถนำไปใช้ในการอบรมพนักงานใหม่และการอบรมติดตามผลได้

นอกจากนี้ คอร์สที่แจกจ่ายแล้วสามารถดูได้ตลอดเวลา จึงสามารถนำมาใช้ทบทวนเนื้อหาที่เสร็จสมบูรณ์แล้วได้เช่นกัน

※ฟังก์ชันเทรนนิ่งเป็นฟังก์ชันที่ใช้ได้กับแผน Basic ขึ้นไป

ค้นหาโดยใช้ฟังก์ชันที่มีประโยชน์อื่นๆ

นอกจากโฟลเดอร์ การค้นหา และฟังก์ชันการแจกจ่ายแล้ว ยังมีฟังก์ชันที่สะดวกสบายที่ช่วยให้ผู้ใช้งานค้นหาคู่มือได้เมื่อต้องการ

เข้าถึงผ่าน "QR Code"

Teachme Biz มีฟังก์ชันแปลง URL ของคู่มือเป็น QR Code

โดยการพิมพ์ QR Code เป็นสติ๊กเกอร์จากเครื่องพิมพ์และติดไว้ในสถานที่ที่จำเป็น เพียงแค่สแกน QR Code ด้วยสมาร์ทโฟนเป็นต้น ก็สามารถดูคู่มือได้โดยตรง

ตัวอย่างเช่น

・วิธีใช้โปรเจกเตอร์ในห้องประชุม
・วิธีเปลี่ยนหมึกของเครื่องถ่ายเอกสาร
・วิธีปรับปรุงระบบของเครื่องจักร

เป็นต้น ติด QR Code ไว้ใกล้กับเครื่องจักรหรืออุปกรณ์ต่างๆ เพื่อให้สามารถตรวจสอบวิธีการใช้งานได้ทันที

ผู้ใช้งาน Mipox Corporation ก็ได้ดำเนินการสร้างเส้นทางนำทางคู่มือโดยใช้ QR Code เช่นกัน

ค้นหาจาก "คู่มือใหม่" "ดูล่าสุด" "บุ๊กมาร์ก"

Teachme Biz มีฟังก์ชันให้ผู้ใช้งานตรวจสอบคู่มือที่ตนเองดูล่าสุด และฟังก์ชันบุ๊กมาร์กคู่มือ

การใช้ฟังก์ชันเหล่านี้ทำให้ผู้ใช้งานแต่ละคนสามารถเข้าถึงคู่มือที่ใช้บ่อยได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ ใน "คู่มือใหม่" คุณสามารถดูคู่มือที่เผยแพร่ใหม่ภายใน 2 สัปดาห์ได้

การแจ้งให้ทราบถึงการมีอยู่ของฟังก์ชันเหล่านี้มักช่วยส่งเสริมการใช้งาน Teachme Biz ให้มากยิ่งขึ้น

เริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจสถานะของผู้ใช้งาน

เราได้แนะนำมาตรการต่างๆ มากมาย แต่สิ่งที่สำคัญมากที่สุดคือการทำความเข้าใจสถานะปัจจุบันของผู้ใช้งาน และดำเนินมาตรการที่เหมาะสมก่อนเป็นอันดับแรก

Teachme Biz มีฟังก์ชันรายงานสำหรับวิเคราะห์สถานะการดู ลองนำมาใช้ตรวจสอบสถานะการใช้งาน แล้วดำเนินการปรับปรุงกันเถอะ

＼ลองสร้างคู่มือด้วย Teachme Biz กันเถอะ！／

สร้างคู่มือใหม่ด้วย Teachme Biz