เทคนิคในการทำให้เข้าถึงคู่มือได้ง่ายขึ้น

แม้จะมีการสร้างและจัดเตรียมคู่มือแล้ว แต่ก็มักเกิดปัญหาที่พนักงานในสถานที่ทำงานไม่ค่อยเปิดอ่านคู่มือเหล่านั้น

หลายท่านคงกำลัง고민อยู่ว่า จะทำอย่างไรให้เข้าถึงคู่มือที่ต้องการได้ง่ายขึ้น

เส้นทางหลักที่ผู้ใช้งานใช้ค้นหาคู่มือคือการเข้าผ่านโฟลเดอร์ แต่เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถค้นหาคู่มือได้อย่างถูกต้อง สิ่งสำคัญคือต้องเตรียมเส้นทางการเข้าถึงที่หลากหลาย ไม่ใช่แค่เส้นทางเดียว

เริ่มต้นด้วยการเตรียมอุปกรณ์สำหรับเข้าดูคู่มือในสถานที่ทำงาน

แม้คู่มือจะครบถ้วนอยู่ใน Teachme Biz แต่หากสภาพแวดล้อมที่ช่วยให้เข้าถึงคู่มือได้ทันทีเมื่อมีปัญหายังไม่พร้อม คู่มือก็จะไม่ถูกนำไปใช้งาน

โดยเฉพาะในธุรกิจค้าปลีกหรือร้านอาหาร มักพบว่า "ดูได้แค่จากคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวในห้องพัก"

เมื่อเกิดปัญหาแล้วไม่มีอุปกรณ์อยู่ในมือ หรือคนอื่นกำลังใช้อุปกรณ์อยู่ สถานการณ์เช่นนี้ที่เกิดขึ้นซ้ำๆ จะทำให้นิสัยการดูคู่มือไม่ฝังรากลึก

หากการเตรียมอุปกรณ์ให้ทุกคนเป็นเรื่องยาก การเตรียมอุปกรณ์ส่วนกลางหลายเครื่องก็มีประสิทธิภาพเช่นกัน
หากเป็นแท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟนก็สามารถพกพาได้ ดังนั้นการให้ยืมชั่วคราวแก่พนักงานหรือสตาฟที่ต้องการให้ดูคู่มือเป็นพิเศษ เช่น พนักงานใหม่ ก็เป็นวิธีที่แนะนำเช่นกัน

แม้จะมีข้อจำกัดด้านต้นทุน แต่การจัดเตรียมเครือข่าย การใช้นโยบาย BYOD* เป็นต้น สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือการจัดสภาพแวดล้อมที่สามารถเข้าถึง Teachme Biz ได้ง่ายตลอดเวลา

*Bring your own device: การที่พนักงานนำอุปกรณ์พกพาส่วนตัวมาใช้ในที่ทำงานและใช้งานเพื่อกิจการงาน

เมื่อจัดเตรียมอุปกรณ์สำหรับเข้าดูคู่มือเสร็จแล้ว ให้ดำเนินการปรับปรุงเส้นทางและใช้ฟีเจอร์ต่างๆ เพื่อให้ค้นหาคู่มือได้ง่ายขึ้น

เส้นทางหลักในการเข้าดูคู่มือมีหลายเส้นทาง

ในการเข้าดูคู่มือ ผู้ใช้งานจะเข้าถึงผ่านเส้นทางใดเส้นทางหนึ่ง หรือหลายเส้นทางดังต่อไปนี้

• ค้นหาผ่านโฟลเดอร์
• ค้นหาผ่านหน้าพอร์ทัล
• ค้นหาด้วย "ฟังก์ชันค้นหา"
• รับการส่งแบบเฉพาะเจาะจงจากผู้ดูแลผ่านฟังก์ชันการส่ง (ผู้ดูไม่ต้องค้นหาเอง)
• ค้นหาโดยใช้ฟีเจอร์อื่นๆ ที่มีประโยชน์

ในบรรดาเส้นทางทั้งหมด เส้นทางที่ผู้ใช้งานเลือกใช้มากที่สุดคือ

• ค้นหาผ่านโฟลเดอร์

ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมองค์กรและโครงสร้างโฟลเดอร์ แต่ในบางบริษัทผู้ใช้งานถึง 70% ใช้วิธีนี้ในการค้นหา
※ นี่คือสถานการณ์ก่อนที่ฟีเจอร์หน้าพอร์ทัลจะเปิดตัวในเดือนกันยายน 2023

ดังนั้น ขอแนะนำให้เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบและปรับปรุงเส้นทาง "ค้นหาผ่านโฟลเดอร์" ก่อน

ค้นหาผ่านโฟลเดอร์

การจัดโครงสร้างโฟลเดอร์ให้ดีคือทางลัดในการพาผู้ใช้งานไปถึงคู่มือ

ในการสร้างโฟลเดอร์มักแบ่งตามหน่วยงาน แต่ผู้ใช้งานบางคนก็ค้นหาตามหมวดหมู่ของงานเช่นกัน

ลองพิจารณาว่ามีช่องทางในการปรับปรุงหรือไม่ เช่น การจัดโครงสร้างโฟลเดอร์และซับโฟลเดอร์ตามหมวดหมู่งานหรือการใช้งาน

ในทางกลับกัน การเปลี่ยนโครงสร้างโฟลเดอร์ต้องใช้เวลาและแรงงานค่อนข้างมาก
นอกจากนี้ เนื่องจากโฟลเดอร์เป็นหน่วยในการกำหนดสิทธิ์ เช่น ผู้ดู ผู้แก้ไข จึงอาจมีกรณีที่ยากต่อการสร้างโครงสร้างที่เน้นเฉพาะ "การค้นหา"

หากการปรับปรุงโครงสร้างโฟลเดอร์ทำได้ยาก ขอแนะนำให้ดำเนินการตรวจสอบและปรับปรุงเส้นทางอื่นแทน

ค้นหาผ่านหน้าพอร์ทัล

การใช้หน้าพอร์ทัลช่วยให้คุณสามารถรวบรวม"ข้อมูลที่ต้องการแสดง ในหน่วยที่ต้องการ ตามลำดับที่ต้องการ" ไว้ในหน้าเดียว

แม้จะต้องใช้ความพยายามในการคิดและสร้างหน่วยและโครงสร้างของหน้า แต่เป็นเส้นทางที่เป็นมิตรกับผู้ใช้งานอย่างมาก
เนื่องจากไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนโครงสร้างโฟลเดอร์ จึงไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนการตั้งค่าสิทธิ์หรือระบบการจัดการ

หากคุณมีความชัดเจนว่า "ต้องการให้กลุ่มคนเหล่านี้ดูคู่มือเหล่านี้" กรุณาใช้ประโยชน์จากหน้าพอร์ทัล

ค้นหาด้วย "ฟังก์ชันค้นหา"

วิธีที่ไม่ต้องใช้เวลาและต้นทุนมากในการดำเนินการคือการใช้ฟังก์ชันค้นหาเพื่อค้นหาและเข้าดูคู่มือ

เมื่อใช้งานได้คล่องแล้วจะสะดวกมาก และเมื่อผู้ใช้งานคุ้นเคยแล้ว พวกเขาจะเริ่มค้นหาคู่มือด้วยการค้นหาแทนที่จะเข้าผ่านโฟลเดอร์

ประโยชน์ของการปลูกฝังนิสัย "การค้นหา"

ประโยชน์ของการปลูกฝังนิสัยการค้นหาคือสามารถลดเวลาในการเข้าถึงคู่มือได้อย่างมาก

อย่างไรก็ตาม มีคนจำนวนไม่น้อยที่ "ไม่เคยใช้การค้นหาจึงไม่ใช้" หรือ "รู้สึกไม่ถนัดกับการค้นหาจึงไม่ใช้"

วิธีปลูกฝังนิสัย "การค้นหา"

ในช่วงแรก จำเป็นต้องมีการดูแลอย่างใกล้ชิด เช่น การจัดโอกาสอธิบายวิธีการค้นหา หรือการช่วยค้นหาด้วยกันจนกว่าจะคุ้นเคย

ในขั้นตอนการสร้างคู่มือ สิ่งสำคัญคือผู้สร้างคู่มือต้องปรับปรุงชื่อเรื่องและคำอธิบายเพื่อให้การค้นหาพบได้อย่างถูกต้อง นอกจากนี้ การติดแท็กค้นหาอย่างละเอียดก็มีประสิทธิภาพเช่นกัน

นอกจากนี้ วิธีการค้นหาก็มีหลายวิธี เช่น "ค้นหาจากคู่มือทั้งหมด" "ค้นหาภายในโฟลเดอร์"

โดยอ้างอิงคู่มือต่อไปนี้เพื่อส่งเสริมวิธีการค้นหา และช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าถึงคู่มือได้ง่ายขึ้น นิสัย "การค้นหา" จะค่อยๆ ฝังรากลึกขึ้น

วิธีปรับปรุงเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น

การดูบันทึกการค้นหาใน Teachme Biz ช่วยให้ทราบว่าผู้ใช้งานค้นหาด้วยคำใด และผลลัพธ์คือพวกเขาพบคู่มือที่ต้องการได้หรือไม่

การที่ผู้ใช้งานได้สัมผัสประสบการณ์การค้นหาและพบคู่มือซ้ำหลายครั้ง จะช่วยสร้างนิสัยการเปิดดู Teachme Biz เมื่อเกิดปัญหา

รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการใช้แท็กค้นหามีระบุอยู่ในบทความต่อไปนี้

รับการส่งแบบเฉพาะเจาะจงจากผู้ดูแลผ่านฟังก์ชันการส่ง

นอกจากผู้ใช้งานจะค้นหาคู่มือเองแล้ว ผู้ดูแลยังสามารถส่งและแจ้งเตือนคู่มือไปยังผู้ใช้งานได้อีกด้วย

แจ้งการมอบหมายงานครั้งเดียวพร้อมคู่มือด้วย "ฟังก์ชัน Task"

การใช้ฟังก์ชัน Task ช่วยให้สามารถส่งคู่มือเป็นคำขอดำเนินการไปยังผู้ใช้งานได้

ตัวอย่างเช่น

• ส่งคู่มือวิธีกรอกเอกสารที่ต้องส่งพร้อมกำหนดส่งภายในเดือนนี้
• ส่งคู่มือสูตรอาหารใหม่หรือข้อมูลสินค้าพร้อมกำหนดตรวจสอบภายในสัปดาห์นี้
• ขอให้อัปเดตคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมือที่มีความเร่งด่วนสูง

สามารถใช้ได้ในหลากหลายสถานการณ์

ฟังก์ชัน Task ไม่เพียงแต่ส่งคู่มือเท่านั้น แต่ยังสามารถติดตามสถานะการดำเนินงานของผู้ใช้งานได้อีกด้วย

เพื่อเพิ่มอัตราการดำเนินการของ Task สามารถเลือกเฉพาะผู้ใช้งานที่ยังไม่ได้ดำเนินการและส่ง Task ซ้ำได้อีกครั้ง

หากยังไม่เคยใช้ฟังก์ชัน Task กรุณาลองใช้ดูสักครั้ง

เรียนรู้งานล่วงหน้าด้วย "ฟังก์ชัน Training"

ฟังก์ชัน Training คือฟีเจอร์ที่รวบรวมและส่งคู่มือที่จำเป็นสำหรับพนักงานที่รับการอบรมในรูปแบบคอร์ส

ตัวอย่างเช่น

• คอร์สเกี่ยวกับงานบริการลูกค้าสำหรับพนักงานใหม่
• คอร์สเกี่ยวกับงานสำหรับผู้รับผิดชอบ เช่น ผู้จัดการสาขา
• คอร์สเกี่ยวกับงานที่ต้องเรียนรู้หลายอย่าง เช่น เครื่องจักรที่มีการใช้งานหลากหลาย

ฟีเจอร์นี้ก็สามารถใช้งานได้หลากหลายรูปแบบเช่นกัน

ทางบริษัทเราเองก็ใช้งานฟังก์ชัน Training ในการจัดการอบรมออนไลน์จริงๆ

ในฟังก์ชัน Training สามารถตรวจสอบความคืบหน้าหลังจากส่งคอร์สไปแล้ว จึงสามารถใช้ในการอบรมพนักงานใหม่และการอบรมติดตามผลได้

นอกจากนี้ คอร์สที่ส่งไปแล้วสามารถดูได้ตลอดเวลา จึงสามารถนำไปใช้ทบทวนเนื้อหาที่เรียนจบแล้วได้อีกด้วย

※ ฟังก์ชัน Training เป็นฟีเจอร์ที่ใช้ได้ในแผน Basic ขึ้นไป

ค้นหาโดยใช้ฟีเจอร์อื่นๆ ที่มีประโยชน์

นอกเหนือจากโฟลเดอร์ การค้นหา และฟังก์ชันการส่งแล้ว ยังมีฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานค้นหาคู่มือได้เมื่อต้องการ

เข้าถึงผ่าน "QR Code"

Teachme Biz มีฟีเจอร์ที่แปลง URL ของคู่มือเป็น QR Code

โดยการพิมพ์ QR Code เป็นสติกเกอร์แล้วติดไว้ในสถานที่ที่ต้องการ ผู้ใช้งานสามารถดูคู่มือได้โดยตรงเพียงแค่สแกน QR Code ด้วยสมาร์ทโฟนเป็นต้น

ตัวอย่างเช่น

・วิธีใช้โปรเจกเตอร์ในห้องประชุม
・วิธีเปลี่ยนหมึกพิมพ์
・วิธีบำรุงรักษาเครื่องจักร

เป็นต้น สามารถติด QR Code ไว้ใกล้เครื่องจักรหรืออุปกรณ์ เพื่อให้ตรวจสอบวิธีการใช้งานได้ทันที

ผู้ใช้งาน Mipox Corporation ก็กำลังดำเนินการสร้างเส้นทางการเข้าถึงคู่มือโดยใช้ QR Code เช่นกัน