เคล็ดลับในการทำให้เข้าถึงคู่มือได้ง่ายขึ้น

แม้จะมีการสร้างและจัดเตรียมคู่มือไว้แล้ว แต่ในหลายกรณีพบว่าพนักงานในสถานที่ปฏิบัติงานจริงยังไม่ค่อยเปิดอ่านคู่มือเหล่านั้น

หลายท่านคงเคยสงสัยว่าจะทำอย่างไรให้ผู้ใช้งานค้นหาคู่มือที่ต้องการได้ง่ายขึ้น

เส้นทางหลักที่ผู้ใช้งานมักใช้ค้นหาคู่มือคือผ่านโฟลเดอร์ แต่เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถค้นหาคู่มือได้อย่างถูกต้อง สิ่งสำคัญคือการเตรียมเส้นทางการเข้าถึงที่หลากหลาย ไม่ใช่แค่เพียงเส้นทางเดียว

เริ่มต้นด้วยการเตรียมอุปกรณ์สำหรับเข้าดูคู่มือในสถานที่ทำงาน

แม้ว่าคู่มือจะครบถ้วนอยู่ใน Teachme Biz แต่ถ้าไม่มีสภาพแวดล้อมที่เอื้อให้เปิดดูได้ทันทีเมื่อมีปัญหา คู่มือก็จะไม่ถูกนำไปใช้ประโยชน์

โดยเฉพาะผู้ที่ทำงานในธุรกิจค้าปลีกหรืออาหารและเครื่องดื่ม มักพบสถานการณ์ที่ "มีคอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียวในห้องพักที่สามารถเข้าดูได้"

หากยังคงเกิดสถานการณ์ที่ไม่มีอุปกรณ์อยู่ในมือเมื่อเกิดปัญหา หรือมีคนอื่นใช้อุปกรณ์อยู่ นิสัยการเปิดดูคู่มือก็จะไม่เกิดขึ้น

หากการเตรียมอุปกรณ์ให้ทุกคนทำได้ยาก การเตรียมอุปกรณ์ส่วนกลางหลายเครื่องก็มีประสิทธิภาพเช่นกัน
แท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟนสามารถพกพาได้ ดังนั้นการให้ยืมชั่วคราวแก่พนักงานหรือเจ้าหน้าที่ที่ต้องการดูคู่มือเป็นพิเศษ เช่น พนักงานใหม่ ก็เป็นวิธีที่แนะนำ

แม้จะมีข้อจำกัดด้านค่าใช้จ่าย แต่การจัดเตรียมเครือข่าย หรือการนำ BYOD* มาใช้ สิ่งสำคัญที่สุดคือการสร้างสภาพแวดล้อมที่สามารถเข้าถึง Teachme Biz ได้ง่ายทุกเมื่อ

*Bring your own device: การที่พนักงานนำอุปกรณ์พกพาส่วนตัวมาใช้ในที่ทำงานและนำมาใช้ในงาน

เมื่อเตรียมอุปกรณ์สำหรับเปิดดูพร้อมแล้ว ให้ดำเนินการปรับปรุงเส้นทางการเข้าถึงและใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ต่างๆ เพื่อให้ค้นหาคู่มือได้ง่ายขึ้น

เส้นทางหลักในการเข้าดูคู่มือมีหลายช่องทาง

ในการเข้าดูคู่มือ ผู้ใช้งานจะใช้เส้นทางใดเส้นทางหนึ่งหรือหลายเส้นทางดังต่อไปนี้

• ค้นหาผ่านโฟลเดอร์
• ค้นหาผ่านหน้าพอร์ทัล
• ค้นหาด้วย "ฟังก์ชันค้นหา"
• รับการแจกจ่ายจากผู้ดูแลระบบโดยตรงผ่านฟังก์ชันการแจกจ่าย (ผู้ดูไม่ต้องค้นหาเอง)
• ค้นหาโดยใช้ฟีเจอร์ที่มีประโยชน์อื่นๆ

ในบรรดาเส้นทางต่างๆ เส้นทางที่ผู้ใช้งานเลือกใช้มากที่สุดคือ

• ค้นหาผ่านโฟลเดอร์

ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมองค์กรและโครงสร้างโฟลเดอร์ แต่บางบริษัทพบว่าผู้ใช้งานถึง 70% ใช้วิธีนี้ในการค้นหา
※ นี่คือสถานการณ์ก่อนที่ฟีเจอร์หน้าพอร์ทัลจะเปิดตัวในเดือนกันยายน 2023

ดังนั้น แนะนำให้เริ่มตรวจสอบและปรับปรุงเส้นทาง "ค้นหาผ่านโฟลเดอร์" เป็นอันดับแรก

ค้นหาผ่านโฟลเดอร์

การจัดโครงสร้างโฟลเดอร์ให้ดีคือทางลัดที่ทำให้ผู้ใช้งานค้นพบคู่มือได้

เมื่อสร้างโฟลเดอร์มักแบ่งตามหน่วยงาน แต่ผู้ใช้งานบางส่วนก็ค้นหาตามหมวดหมู่งานเช่นกัน

ลองพิจารณาว่ามีช่องทางปรับปรุงไหม เช่น การสร้างโฟลเดอร์และซับโฟลเดอร์ตามหมวดหมู่งานหรือประเภทการใช้งาน

ในทางกลับกัน การเปลี่ยนโครงสร้างโฟลเดอร์ต้องใช้เวลาและกำลังคนมาก
นอกจากนี้ โฟลเดอร์ยังเป็นหน่วยในการกำหนดสิทธิ์ เช่น ผู้ดู ผู้แก้ไข ดังนั้นอาจมีกรณีที่ยากต่อการสร้างโครงสร้างที่เน้นเฉพาะการค้นหา

หากการปรับโครงสร้างโฟลเดอร์ทำได้ยาก แนะนำให้หันไปตรวจสอบและปรับปรุงเส้นทางอื่นแทน

ค้นหาผ่านหน้าพอร์ทัล

การใช้หน้าพอร์ทัล ช่วยให้คุณสามารถรวบรวม "ข้อมูลที่ต้องการแสดง ในหน่วยที่ต้องการ ตามลำดับที่ต้องการ" ไว้ในหน้าเดียว

แม้จะต้องใช้ความพยายามในการคิดและสร้างโครงสร้างหน้า แต่เป็นเส้นทางที่เป็นมิตรกับผู้ใช้งานมาก
ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนโครงสร้างโฟลเดอร์ จึงไม่ต้องเปลี่ยนการตั้งค่าสิทธิ์หรือระบบการจัดการ

หากมีการกำหนดชัดเจนว่า "กลุ่มคนเหล่านี้ควรดูคู่มือเหล่านี้" ขอแนะนำให้ใช้หน้าพอร์ทัล

ค้นหาด้วย "ฟังก์ชันค้นหา"

วิธีที่ไม่ต้องลงทุนเวลาและค่าใช้จ่ายมากคือการใช้ฟังก์ชันค้นหาเพื่อค้นหาและเปิดดูคู่มือ

เมื่อใช้ได้อย่างคล่องแคล่ว ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์มาก และเมื่อผู้ใช้งานคุ้นเคยแล้ว พวกเขาจะค้นหาคู่มือด้วยการค้นหาแทนที่จะไล่ดูโฟลเดอร์

ประโยชน์ของการปลูกฝังนิสัยการ "ค้นหา"

ประโยชน์ของการปลูกฝังนิสัยการค้นหาคือลดเวลาในการค้นหาคู่มือได้อย่างมาก

อย่างไรก็ตาม มีผู้ใช้งานจำนวนไม่น้อยที่ "ไม่เคยใช้การค้นหาจึงไม่ใช้" หรือ "รู้สึกไม่มั่นใจในการค้นหาจึงไม่ใช้"

วิธีปลูกฝังนิสัยการ "ค้นหา"

ในตอนแรก จำเป็นต้องมีการสนับสนุนอย่างใส่ใจ เช่น การจัดโอกาสอธิบายวิธีการค้นหา หรือการค้นหาร่วมกันจนกว่าจะคุ้นเคย

สิ่งที่ควรระวังในขั้นตอนการสร้างคู่มือคือ ผู้สร้างคู่มือควรตั้งชื่อและคำอธิบายอย่างรอบคอบเพื่อให้คู่มือปรากฏในผลการค้นหา นอกจากนี้ การติดแท็กค้นหาให้ครบถ้วนก็มีประสิทธิภาพเช่นกัน

นอกจากนี้ วิธีการค้นหายังมีหลายรูปแบบ เช่น "ค้นหาจากคู่มือทั้งหมด" "ค้นหาภายในโฟลเดอร์" และอื่นๆ

โปรดอ้างอิงคู่มือด้านล่างเพื่อส่งเสริมวิธีการค้นหา และช่วยให้ผู้ใช้งานค้นพบคู่มือได้ง่ายขึ้น จนกว่านิสัยการ "ค้นหา" จะค่อยๆ หยั่งรากลึกขึ้น

วิธีปรับปรุงเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น

การดูบันทึกการค้นหาใน Teachme Biz ช่วยให้ทราบว่าผู้ใช้งานค้นหาด้วยคำใด และสามารถพบคู่มือที่ต้องการได้หรือไม่

การที่ผู้ใช้งานค้นพบคู่มือผ่านการค้นหาซ้ำๆ จะช่วยสร้างนิสัยการเปิด Teachme Biz เมื่อมีปัญหา

สำหรับวิธีการใช้แท็กค้นหา มีรายละเอียดในบทความด้านล่าง

รับคู่มือจากผู้ดูแลระบบโดยตรงผ่านฟังก์ชันการแจกจ่าย

นอกจากผู้ใช้งานจะค้นหาคู่มือเอง ผู้ดูแลระบบยังสามารถแจกจ่ายและแจ้งเตือนคู่มือไปยังผู้ใช้งานได้อีกด้วย

แจ้งเตือนงานครั้งเดียวพร้อมคู่มือด้วย "ฟังก์ชันแจกจ่ายงาน"

การใช้ฟังก์ชันแจกจ่ายงาน ช่วยให้สามารถส่งคู่มือเป็นคำขอดำเนินการไปยังผู้ใช้งานได้

ตัวอย่างเช่น

• ส่งคู่มือวิธีกรอกเอกสารพร้อมกำหนดส่งภายในเดือนนี้
• ส่งคู่มือสูตรใหม่หรือข้อมูลสินค้าพร้อมกำหนดตรวจสอบภายในสัปดาห์นี้
• ขอให้ดำเนินการอัปเดตคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมือที่มีความเร่งด่วนสูง

และสามารถใช้ได้ในสถานการณ์ต่างๆ มากมาย

ฟังก์ชันแจกจ่ายงานไม่เพียงแต่แจกจ่ายคู่มือ แต่ยังสามารถติดตามสถานะการดำเนินงานของผู้ใช้ได้อีกด้วย

เพื่อเพิ่มอัตราการทำงาน สามารถเลือกเฉพาะผู้ใช้ที่ยังไม่ได้ดำเนินการและส่งงานซ้ำได้

หากท่านยังไม่เคยใช้ฟังก์ชันงาน ขอแนะนำให้ลองใช้ดูสักครั้ง

เรียนรู้งานล่วงหน้าด้วย "ฟังก์ชันการฝึกอบรม"

ฟังก์ชันการฝึกอบรมเป็นฟีเจอร์ที่รวบรวมและแจกจ่ายคู่มือที่จำเป็นเป็นหลักสูตรให้แก่พนักงานที่รับการฝึกอบรม

ตัวอย่างเช่น

• หลักสูตรเกี่ยวกับงานการบริการลูกค้าสำหรับพนักงานใหม่
• หลักสูตรเกี่ยวกับงานสำหรับผู้รับผิดชอบ เช่น ผู้จัดการสาขา
• หลักสูตรเกี่ยวกับงานที่ต้องเรียนรู้หลายด้าน เช่น เครื่องจักรที่มีการใช้งานหลากหลาย

และสามารถนำไปใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ได้มากมาย

บริษัทของเราเองก็ใช้ฟังก์ชันการฝึกอบรมในการดำเนินการอบรมออนไลน์จริง

ฟังก์ชันการฝึกอบรมช่วยให้ตรวจสอบความคืบหน้าหลังจากส่งหลักสูตร จึงสามารถใช้ในสถานการณ์การฝึกอบรมพนักงานใหม่และการติดตามผลได้

นอกจากนี้ หลักสูตรที่แจกจ่ายสามารถเปิดดูได้ตลอดเวลา จึงสามารถนำไปใช้ทบทวนเนื้อหาที่เรียนจบแล้วได้เช่นกัน

※ ฟังก์ชันการฝึกอบรมเป็นฟีเจอร์ที่ใช้ได้สำหรับแผน Basic ขึ้นไป

ค้นหาโดยใช้ฟีเจอร์ที่มีประโยชน์อื่นๆ

นอกจากโฟลเดอร์ การค้นหา และฟังก์ชันการแจกจ่าย ยังมีฟีเจอร์ที่มีประโยชน์อื่นๆ ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานค้นพบคู่มือเมื่อต้องการ

เข้าถึงผ่าน "QR Code"

Teachme Biz มีฟีเจอร์แปลง URL ของคู่มือเป็น QR Code

โดยการพิมพ์ QR Code เป็นสติกเกอร์และติดไว้ในสถานที่ที่จำเป็น ผู้ใช้งานสามารถสแกน QR Code ด้วยสมาร์ทโฟนและเปิดดูคู่มือได้โดยตรง

ตัวอย่างเช่น

- วิธีใช้โปรเจกเตอร์ในห้องประชุม
- วิธีเปลี่ยนหมึกเครื่องถ่ายเอกสาร
- วิธีบำรุงรักษาเครื่องจักร

และอื่นๆ โดยติด QR Code ไว้ใกล้เครื่องจักรหรืออุปกรณ์ เพื่อให้สามารถตรวจสอบวิธีการใช้งานได้ทันที

ผู้ใช้งาน Mipox Corporation ก็ได้นำ QR Code มาใช้สร้างเส้นทางการเข้าถึงคู่มือเช่นกัน