วิธีจัดการคู่มือเก่าที่สะสมพอกพูน

ใกล้สิ้นปีเข้ามาแล้ว

ในสภาพแวดล้อม Teachme Biz ของคุณ คุณมีคู่มือสะสมมากเกินไป ปล่อยคู่มือเก่าไว้อย่างนั้น หรือโครงสร้างโฟลเดอร์ของคุณกลายเป็นระเบียบหรือไม่?

ในช่วงการทำความสะอาดสิ้นปี ลองจัดระเบียบคู่มือของคุณเพื่อให้คุณสามารถเริ่มต้นปีใหม่ด้วยวิธีการทำงานที่สดใหม่

ในบทความนี้ เราจะแนะนำวิธีการสำรวจคู่มือของคุณและกำหนดว่าคู่มือใดไม่จำเป็น

ประเมินสถานการณ์ปัจจุบัน (As-Is) และกำหนดว่าจะเก็บหรือทิ้งอะไร

ก่อนอื่น เหมือนกับการทำความสะอาดโต๊ะหรือตู้ ให้นำทุกอย่างออกมาและกำหนดว่าจะเก็บอะไรและจะทิ้งอะไร

คุณสามารถส่งออกรายการคู่มือทั้งหมดจาก Teachme Biz เป็นไฟล์ CSV หากคุณต้องการทำความสะอาดพื้นที่เฉพาะ การส่งออกตามโฟลเดอร์จะสะดวก

มีวิธีต่างๆ ในการกำหนดว่าจะเก็บหรือทิ้งอะไร แต่ที่นี่ฉันจะแบ่งปันวิธีที่แนะนำที่เราปฏิบัติภายในบริษัทของเรา

1. ใช้ตัวกรอง

เปิดไฟล์ CSV ที่ส่งออกและใช้ตัวกรองใน Excel

2. ไม่รวมคู่มือที่ยังไม่ได้เผยแพร่ในการจัดระเบียบ

ฟิลด์ "publish_status" แสดง "ว่าคู่มือได้รับการเผยแพร่หรือไม่" ดังนั้นให้กรองเพื่อ แสดงเฉพาะรายการที่ทำเครื่องหมายว่า "published"

ตอนนี้เป้าหมายการจัดระเบียบของคุณถูกจำกัดให้แคบลงเหลือเพียงคู่มือที่เผยแพร่ในปัจจุบัน

3. กำหนดเกณฑ์การจัดระเบียบตามความถี่ในการดู

"คู่มือได้รับการดูภายในระยะเวลาหนึ่งหรือไม่" เป็นแง่มุมสำคัญเมื่อจัดระเบียบ

ฟิลด์ต่อไปนี้แสดงจำนวนการดูล่าสุด:

• views_within_a_year: จำนวนการดูภายในหนึ่งปี
• views_within_6_months: จำนวนการดูภายใน 6 เดือน
• views_within_3_months: จำนวนการดูภายใน 3 เดือน
• views_within_a_month: จำนวนการดูภายในหนึ่งเดือน
• views_within_a_week: จำนวนการดูภายในหนึ่งสัปดาห์

ตัวอย่างเช่น:

• กำหนดว่าคู่มือที่ไม่ได้รับการดูแม้แต่ครั้งเดียวภายในหนึ่งปีอาจจะไม่มีใครดูอีก
• กำหนดว่าคู่มือที่ได้รับการดูน้อยกว่า 10 ครั้งภายใน 3 เดือนมีความต้องการต่ำ

กำหนดเกณฑ์คร่าวๆ ที่เหมาะกับสภาพแวดล้อมขององค์กรของคุณ

4. ตรวจสอบคู่มือแต่ละเล่มที่ตรงตามเกณฑ์การจัดระเบียบและตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับคู่มือเหล่านั้น

ตรวจสอบเนื้อหาคู่มือโดยเปิดจากฟิลด์ "url" หลังจากยืนยันแล้ว ให้เพิ่มคอลัมน์ใน Excel เพื่อบันทึกว่าจะทำอย่างไรกับคู่มือเหล่านั้น (เก็บถาวร ย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่น อัปเดตเนื้อหา ฯลฯ)

5. สำหรับคู่มือที่คุณตัดสินใจเก็บถาวร ให้ตรวจสอบสถานะการใช้งานอีกครั้ง

ตรวจสอบสถานะการใช้งานโดยละเอียดของคู่มือแต่ละเล่มโดยทำตามคำแนะนำนี้:

เช็ครายงานการเข้าดูคู่มือด้วย Report Function (Web Browser)

ประเด็นสำคัญคือ ตรวจสอบว่าคู่มือที่เป็นเป้าหมายสำหรับการเก็บถาวรหรือการลบมีการลิงก์จากที่อื่นหรือไม่ หากมีคู่มือที่อ้างอิง ให้ตรวจสอบด้วยว่าล้าสมัยหรือไม่และทำการแก้ไข เช่น การลบลิงก์

หากไม่มีคู่มือที่อ้างอิง คุณสามารถดำเนินการเก็บถาวรได้เลย!

เหมือนกับคำพูดที่ว่าหากคุณไม่ได้สวมใส่เสื้อผ้าชิ้นหนึ่งเป็นเวลามากกว่าหนึ่งปี คุณอาจจะไม่สวมใส่มันอีก

โปรดดูคู่มือเหล่านี้สำหรับการย้ายโฟลเดอร์หรือการเก็บถาวร:

การทำงานในสภาพแวดล้อมที่สะอาด

ในบทความนี้ เราได้แนะนำฟีเจอร์ที่สามารถใช้สำหรับการจัดระเบียบคู่มือ

เช่นเดียวกับความรู้สึกดีเมื่อทำงานในห้องที่สะอาด การมีสภาพแวดล้อม Teachme Biz ที่จัดระเบียบดีจะลดปัญหาเช่น "การทำตามขั้นตอนที่ล้าสมัยจากคู่มือเก่า" หรือ "ไม่รู้ว่าจะหาคู่มือได้ที่ไหน" สิ่งนี้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ดังนั้นโปรดลองดู!