Portal Pages และโฟลเดอร์ต่างก็เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้ค้นหาคู่มือได้ง่ายขึ้น แต่มีบทบาทที่แตกต่างกัน
บทบาทของโฟลเดอร์
โฟลเดอร์คือสถานที่สำหรับจัดระเบียบและบริหารจัดการคู่มือ
คู่มือแต่ละรายการจะถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่ง
ว่าใครสามารถดูหรือแก้ไขคู่มือได้นั้น ขึ้นอยู่กับผู้ใช้งานและทีมที่เข้าร่วมโฟลเดอร์
การตั้งค่าต่าง ๆ เช่น แอดมินโฟลเดอร์ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ และเผยแพร่สาธารณะ ก็ดำเนินการแยกตามแต่ละโฟลเดอร์เช่นกัน
บทความที่เกี่ยวข้อง: โฟลเดอร์คืออะไร
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/36406905956505
บทบาทของ Portal Pages
Portal Pages คือหน้าที่รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับงานหรือสถานการณ์เฉพาะไว้ในที่เดียว
สามารถเพิ่มคู่มือข้ามโฟลเดอร์ได้ และยังสามารถจัดเรียงลิงก์ภายนอกไปยังหน้าที่ไม่ใช่ Teachme Biz ไว้ด้วยกันได้
คู่มือเดียวกันสามารถเพิ่มลงในหลายหน้าได้เช่นกัน
Portal Pages เองไม่สามารถตั้งค่าจำกัดการดูได้
คู่มือในโฟลเดอร์ที่ผู้ดูไม่ได้เข้าร่วม แม้จะนำมาจัดเรียงในหน้าก็ไม่สามารถดูได้
บทความที่เกี่ยวข้อง: ฟีเจอร์ Portal Pages คืออะไร
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/21838465421593
แนวคิดในการเลือกใช้งาน
เริ่มต้นด้วยการกำหนด "ใครดูได้" ด้วยโฟลเดอร์
การแบ่งสิทธิ์การดูและแก้ไขทำได้เฉพาะในโฟลเดอร์เท่านั้น
ให้แบ่งโฟลเดอร์ตามขอบเขตของผู้รับชม เช่น แผนกหรือประเภทงาน แล้วกำหนดสถานที่บันทึกคู่มือ
บทความที่เกี่ยวข้อง:
พิจารณานโยบายการสร้างโฟลเดอร์และทีมของบริษัทคุณ
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/60772163786009
สร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ย่อยที่ค้นหาคู่มือได้ง่าย
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/60482306692377
รวม "สิ่งที่จำเป็นในสถานการณ์นี้" ไว้ใน Portal Pages
บางครั้งคู่มือที่จำเป็นสำหรับแต่ละสถานการณ์ เช่น วันแรกของพนักงานใหม่ ขั้นตอนตั้งแต่เปิดถึงปิดร้าน หรือการตรวจสอบอุปกรณ์ อาจกระจายอยู่ในหลายโฟลเดอร์
ในกรณีเช่นนี้ แทนที่จะสร้างโฟลเดอร์ใหม่ ให้รวบรวมไว้ใน Portal Pages ตามสถานการณ์แทน
ผู้ดูเพียงแค่จำหน้าที่ต้องเปิดในสถานการณ์นั้น ๆ ก็เพียงพอแล้ว
บทความที่เกี่ยวข้อง: เคล็ดลับการสร้างและดูแล Portal Pages
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/22757365070105
เมื่อมีคนที่ไม่ต้องการให้เห็น ให้แบ่งด้วยสิทธิ์ของโฟลเดอร์
Portal Pages ไม่สามารถจำกัดผู้ดูได้
สำหรับคู่มือที่ต้องการให้เฉพาะบางคนเห็น กรุณาจำกัดผ่านผู้ใช้งานที่เข้าร่วมและทีมที่เข้าร่วมของโฟลเดอร์ที่บันทึกคู่มือนั้นไว้
บทความที่เกี่ยวข้อง: Portal Pages สามารถจำกัดการดูได้หรือไม่
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/44980790676633
แนวทางเมื่อไม่แน่ใจ
- ต้องการแบ่งคู่มือที่ดูได้ตามแต่ละแผนก: โฟลเดอร์
- ต้องการใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติหรือเผยแพร่สาธารณะ: โฟลเดอร์
- ต้องการจัดเรียงคู่มือจากหลายโฟลเดอร์ตามลำดับขั้นตอนการทำงาน: Portal Pages
- ต้องการแสดงลิงก์ไปยังหน้าที่ไม่ใช่ Teachme Biz เช่น ระบบภายในบริษัท ไว้ด้วยกัน: Portal Pages