เพิ่มประสิทธิภาพ! การจัดทีมที่มีประสิทธิผลสำหรับการจัดการผู้ใช้

บทนำ

บทความนี้จะแนะนำประเด็นที่ควรพิจารณาในการจัดตั้งทีม

บทความนี้ยกตัวอย่างโดยอ้างอิงจากแผนผังองค์กรของบริษัททั่วไป แต่คุณสามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับลักษณะขององค์กรของคุณได้

สิ่งที่ควรคำนึงถึงในการพิจารณา

ไม่จำเป็นต้องสร้างรูปแบบที่สมบูรณ์ตั้งแต่แรก
เริ่มต้นจากสิ่งเล็กๆ ที่ทำได้ในขั้นตอนนี้ และค่อยๆ ขยายขนาดขึ้นทีละน้อยตามความจำเป็น
ไม่มีคำตอบที่ถูกต้องเพียงหนึ่งเดียวสำหรับการจัดตั้งทีม

เริ่มต้นให้เล็กที่สุดเท่าที่จะทำได้

ทีมคืออะไร?

ทีมคือฟีเจอร์สำหรับจัดการผู้ใช้หลายคนรวมกัน
คุณสามารถตรวจสอบได้ว่า "ทีมสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ใดได้บ้าง" และ "ใครเป็นสมาชิกของทีม"

การใช้ทีมช่วยให้การตั้งค่าสิทธิ์โฟลเดอร์มีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อเทียบกับการตั้งค่าทีละผู้ใช้

ผู้ดูแลกลุ่มและผู้ดูแลรอง สามารถสร้างทีม เพิ่มผู้ใช้ และลบผู้ใช้ออกได้
นอกจากนี้ ผู้ใช้สามารถเป็นสมาชิกของหลายทีมพร้อมกันได้

ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับทีมสามารถดูได้จากบทความด้านล่าง

ทีมคืออะไร
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/28513829929369

ขั้นตอนการจัดตั้งทีม

มีฟีเจอร์หลายอย่างที่สามารถใช้งานในระดับทีมได้

ในครั้งนี้จะแนะนำขั้นตอนการจัดตั้งทีมเพื่อ "การตั้งค่าสิทธิ์โฟลเดอร์" เป็นหลัก
มีขั้นตอนดังต่อไปนี้

• จัดระเบียบโครงสร้างโฟลเดอร์
• กำหนดขอบเขตการดูโฟลเดอร์ (ทีม)
• พิจารณาว่าจะให้ "ใคร" มี "สิทธิ์ประเภทใด" สำหรับโฟลเดอร์
• จัดระเบียบสิทธิ์การเข้าถึงโฟลเดอร์ของแต่ละทีม
• จัดระเบียบผู้ใช้ที่จะเข้าร่วมทีม
• สร้างทีม
• เพิ่มผู้ใช้เข้าทีม
• เพิ่มทีมเข้าโฟลเดอร์
• ตรวจสอบว่าทีมถูกเพิ่มเข้าโฟลเดอร์เรียบร้อยแล้ว

มาดูรายละเอียดของแต่ละขั้นตอนกัน

จัดระเบียบโครงสร้างโฟลเดอร์

ก่อนจัดตั้งทีม ให้จัดระเบียบโครงสร้างโฟลเดอร์ก่อน
เนื่องจากครั้งนี้เป็นการจัดตั้งทีมเพื่อตั้งค่าสิทธิ์โฟลเดอร์ผ่านทีม จึงควรพิจารณาโครงสร้างโฟลเดอร์ก่อนเป็นลำดับแรก

แนวคิดในการจัดโครงสร้างโฟลเดอร์
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/30745916090521

เมื่อจัดระเบียบโครงสร้างโฟลเดอร์แล้ว ให้ระบุโฟลเดอร์ที่มีอยู่ในปัจจุบัน
※ไม่จำเป็นต้องระบุโฟลเดอร์ย่อย

กำหนดขอบเขตการดูโฟลเดอร์ (ทีม)

ขั้นแรก ให้พิจารณาขอบเขตการดูโดยคร่าวๆ ให้สอดคล้องกับชื่อโฟลเดอร์
ขอบเขตการดูนี้คือสิ่งที่จะกลายเป็น "ทีม"

พิจารณาว่าจะให้ "ใคร" มี "สิทธิ์ประเภทใด" สำหรับโฟลเดอร์

เมื่อระบุขอบเขตการดูโฟลเดอร์โดยคร่าวๆ แล้ว ให้พิจารณาด้วยว่าแต่ละทีมควรมีสิทธิ์ประเภทใด
ทีมสามารถได้รับสิทธิ์ "ดู" หรือ "แก้ไข"

จัดระเบียบสิทธิ์การเข้าถึงโฟลเดอร์ของแต่ละทีม

จัดระเบียบสิทธิ์การเข้าถึงโฟลเดอร์ของแต่ละทีม โดยรวมทีมที่สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์และสิทธิ์ที่จะมอบให้เข้าด้วยกัน

แนะนำให้ใช้แผนภูมิเมทริกซ์ในการจัดระเบียบข้อมูล
แผนภูมิเมทริกซ์คือตารางที่ประกอบด้วยแถวและคอลัมน์ ช่วยให้จัดระเบียบข้อมูลได้อย่างเป็นภาพ

กำหนด "โฟลเดอร์" ในแถว และ "ทีม" ในคอลัมน์ แล้วเพิ่มสัญลักษณ์ต่อไปนี้ที่จุดตัดตามเงื่อนไข

หากทีมต้องการดูและแก้ไขโฟลเดอร์: ◎
หากทีมต้องการดูโฟลเดอร์: ✓
หากทีมไม่สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์: -

คุณจะสามารถดูได้ในทันทีว่า "โฟลเดอร์ใด" มี "ทีมใด" และมี "สิทธิ์ประเภทใด"

จัดระเบียบผู้ใช้ที่จะเข้าร่วมทีม

เมื่อจัดระเบียบสิทธิ์การเข้าถึงโฟลเดอร์ของแต่ละทีมแล้ว ให้จัดระเบียบว่าใครควรเป็นสมาชิกของทีมนั้น

กำหนด "ผู้ใช้" ในแถว และ "ทีม" ในคอลัมน์ แล้วระบุ "เพิ่ม" ที่จุดตัดตามเงื่อนไข
คุณจะสามารถดูได้ในทันทีว่าควรเพิ่ม "ผู้ใช้คนใด" เข้า "ทีมใด"

สร้างทีม

สร้างทีมโดยอิงจากข้อมูลทีมที่จัดระเบียบไว้
ในขั้นตอนนี้ให้ตั้งค่าเฉพาะชื่อทีมและคำอธิบายทีมเท่านั้น

วิธีจัดการทีมผู้ใช้งาน (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/5505635

เพิ่มผู้ใช้เข้าทีม

เพิ่มผู้ใช้เข้าทีม
การใช้ฟีเจอร์นำเข้าจำนวนมากด้วย CSV เพื่อเพิ่มผู้ใช้จำนวนหนึ่งพร้อมกันนั้นสะดวกมาก

อัปเดตทีมจำนวนมากพร้อมกัน (เวอร์ชัน Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/5505876

หากต้องการเพิ่มผู้ใช้เข้าทีมที่มีอยู่แล้ว หรือต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลทีม โปรดดูคู่มือด้านล่าง

แก้ไขทีม (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/42674772

เพิ่มทีมเข้าโฟลเดอร์

เพิ่มทีมเข้าโฟลเดอร์

การเพิ่ม/ลบทีมในโฟลเดอร์ (Web browser)
https://teachme.jp/8/manuals/42147921

ตรวจสอบว่าทีมถูกเพิ่มเข้าโฟลเดอร์เรียบร้อยแล้ว

ตรวจสอบว่าทีมถูกเพิ่มเข้าโฟลเดอร์ด้วยสิทธิ์ที่ตั้งใจไว้หรือไม่

วิธีเช็คและเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ของ User หรือทีมผู้ใช้งานในโฟลเดอร์ (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/23112594

เคล็ดลับ

คำแนะนำสำหรับช่วงเริ่มต้นใช้งาน

ขั้นแรก ให้สร้างทีมพนักงานทั้งหมดและเพิ่มเข้าโฟลเดอร์ที่พนักงานทุกคนสามารถดูได้
เมื่อมีคู่มือที่ต้องการแสดงให้กลุ่มเฉพาะดูเพิ่มมากขึ้น ให้สร้างและปรับโฟลเดอร์และทีมตามความจำเป็น

ด้วยวิธีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องสร้างทีมจำนวนมากตั้งแต่แรก

เพิ่มทีมและโฟลเดอร์ระหว่างการใช้งาน

หากพบว่าโครงสร้างโฟลเดอร์หรือการจัดตั้งทีมยังไม่ครบถ้วนระหว่างการใช้งาน ให้พิจารณาเพิ่มโฟลเดอร์หรือทีม

กรณีที่ต้องการจำกัดการดูคู่มือ

เพิ่มโฟลเดอร์

　ตัวอย่าง: มีคู่มือที่ต้องการแชร์เฉพาะในฝ่ายบุคคล
　　　→ สร้างโฟลเดอร์ "บุคคล (ภายในฝ่าย)"

กรณีที่ต้องการแบ่งบทบาทการแก้ไขคู่มือ

เพิ่มทีม

　ตัวอย่าง: ต้องการให้ผู้รับผิดชอบคนอื่นดูแลงานแก้ไขคู่มือในโฟลเดอร์ "ฝ่ายขาย"
　　　→ เพิ่มทีมสนับสนุนฝ่ายขายและมอบสิทธิ์แก้ไขสำหรับโฟลเดอร์ "ฝ่ายขาย"

รับมือกับการโยกย้ายพนักงาน

หากมีการจัดการทีมอยู่แล้ว เมื่อพนักงานถูกโยกย้าย คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนการตั้งค่าทีละโฟลเดอร์ เพียงแค่เปลี่ยนทีมที่ผู้ใช้นั้นเป็นสมาชิก ก็จะทำให้ผู้ใช้มีสิทธิ์ที่เหมาะสมสำหรับโฟลเดอร์ได้ทันที

มีวิธีตั้งค่าสิทธิ์อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบุคลากรหรือไม่
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/900005508926

ฟีเจอร์อื่นๆ ที่สามารถใช้ทีมได้

เมื่อสร้างทีมแล้ว คุณสามารถดำเนินการต่อไปนี้ได้

・ระบุทีมเป็นผู้รับ Task หรือหลักสูตรเทรนนิ่ง
・ตรวจสอบความคืบหน้าของหลักสูตรเทรนนิ่งแยกตามทีม
・ระบุทีมเป็นผู้รับการแจ้งเตือนเมื่อเผยแพร่คู่มือ

วิธีสร้างและส่ง Task (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/5505928

การส่งหลักสูตรเทรนนิ่งให้ผู้รับการเทรนนิ่ง (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/9444830

เช็คความคืบหน้าการเทรนนิ่งของแต่ละทีม/บัญชี (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/10790534

แจ้งการเผยแพร่/อัปเดตคู่มือถึงผู้ใช้งาน (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/15469110

สรุป

เมื่อสร้างทีมแล้ว คุณสามารถจัดการ "โฟลเดอร์ที่ทีมสามารถเข้าถึงได้" และ "บุคคลที่เข้าร่วมทีม" ได้
ให้จัดระเบียบสิทธิ์โฟลเดอร์ที่ทีมต้องการ และผู้ใช้ที่ควรเข้าร่วมทีม แล้วพิจารณาการจัดตั้งทีม

ในตอนแรกให้สร้างทีมพนักงานทั้งหมดก่อน และเมื่อมีคู่มือที่ต้องการแสดงให้กลุ่มเฉพาะดูเพิ่มมากขึ้น ให้สร้างและปรับโฟลเดอร์และทีมตามความจำเป็น

ในท้ายที่สุด ให้มุ่งสู่สถานะที่สามารถจัดการสิทธิ์โฟลเดอร์ของผู้ใช้ทุกคนได้อย่างถูกต้องแม่นยำ