สิ่งที่ต้องดูในช่วงเริ่มต้นการใช้งาน! โครงสร้างโฟลเดอร์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดระเบียบคู่มือคืออะไร

บทนำ

บทความนี้จะแนะนำประเด็นที่ควรพิจารณาเมื่อวางแผนโครงสร้างโฟลเดอร์
เราจะยกตัวอย่างตามประเภทธุรกิจ ดังนั้นลองนำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับองค์กรและงานของคุณ

สิ่งที่ควรคำนึงถึงในการพิจารณา

ไม่จำเป็นต้องสร้างรูปแบบที่สมบูรณ์หรือหลายชั้นตั้งแต่เริ่มต้น
แนวคิดคือการเริ่มต้นเล็กๆ ตามวัตถุประสงค์และขอบเขตการใช้งานในปัจจุบัน แล้วค่อยๆ ขยายขึ้นเรื่อยๆ ตามความจำเป็น
ไม่มีคำตอบที่ถูกต้องสำหรับโครงสร้างโฟลเดอร์ แต่หากสร้างหลายชั้นโดยไม่มีเจตนาที่ชัดเจน อาจทำให้ค้นหาได้ยากขึ้น ข้อมูลถูกซ่อนอยู่ และเพิ่มภาระในการจัดระเบียบใหม่

มาเริ่มต้นให้เล็กที่สุดเท่าที่จะทำได้กันเถอะ!

บทบาทหลักของโฟลเดอร์คืออะไร?

บทบาทหลักของโฟลเดอร์มี 2 ประการดังนี้

จำกัดผู้ใช้งานที่เข้าร่วม (ผู้ดู, ผู้แก้ไข)

โฟลเดอร์เป็นหน่วยในการกำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้งาน
เฉพาะผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์เท่านั้นที่สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ได้

จัดหมวดหมู่คู่มือ

จัดระเบียบและจัดหมวดหมู่คู่มือตามองค์กรและลักษณะงาน
ทำให้สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

การวางโครงสร้างโฟลเดอร์โดยคำนึงถึงบทบาท 2 ประการนี้ จะช่วยให้จัดการคู่มือได้ง่ายขึ้น

※สัญลักษณ์รูปดินสอหมายถึงผู้แก้ไข

ขั้นตอนการวางโครงสร้างโฟลเดอร์

ขั้นตอนการวางโครงสร้างโฟลเดอร์มีดังนี้

• คิดว่าจะสร้างคู่มือประเภทใด
• คิดว่าต้องการให้ใครดูคู่มือ
• จัดระเบียบคู่มือและขอบเขตการดู แล้วคิดโฟลเดอร์หลัก (Parent)
• คิดโฟลเดอร์ย่อย (Subfolder)
• คิดว่าใครจะมีสิทธิ์แก้ไข
• สร้างโฟลเดอร์
• เพิ่มผู้ใช้งานที่จะเป็นผู้แก้ไขลงในโฟลเดอร์
• สร้างคู่มือ
• เพิ่มผู้ใช้งานที่จะเป็นผู้ดูลงในโฟลเดอร์

ต่อไปนี้จะอธิบายรายละเอียดของแต่ละขั้นตอน

คิดว่าจะสร้างคู่มือประเภทใด

ก่อนสร้างโฟลเดอร์ ให้คิดคร่าวๆ ว่า "ต้องการทำคู่มือสำหรับงานประเภทใด"
ลิสต์งานหรือกิจกรรมที่ต้องการทำเป็นคู่มือออกมา
ในขั้นตอนนี้ยังไม่จำเป็นต้องระบุทุกงานอย่างละเอียด

คิดว่าต้องการให้ใครดูคู่มือ

เมื่อพิจารณาคร่าวๆ แล้วว่าจะสร้างคู่มือประเภทใด ต่อไปให้คิดว่า "ต้องการให้ใครดูคู่มือที่สร้างขึ้น (ขอบเขตการดู)"
พิจารณาคร่าวๆ ว่าคู่มือแต่ละชิ้นควรให้พนักงานทุกคนในบริษัทดู หรือเฉพาะแผนกหรือผู้รับผิดชอบเฉพาะเท่านั้น

จัดระเบียบคู่มือและขอบเขตการดู แล้วคิดโฟลเดอร์หลัก

นำ "งานที่ควรทำเป็นคู่มือ" มาผสมกับ "ขอบเขตการดูของคู่มือแต่ละชิ้น" แล้วคิดโฟลเดอร์หลัก (ชั้นที่ 1)

แนะนำให้ใช้แผนภาพเมทริกซ์ในการจัดระเบียบข้อมูล
แผนภาพเมทริกซ์คือตารางที่ประกอบด้วยแถวและคอลัมน์ ช่วยให้จัดระเบียบข้อมูลได้อย่างเป็นภาพ

ในกรณีนี้ ให้กำหนด "คู่มือ" เป็นแถวและ "ขอบเขตการดู" เป็นคอลัมน์ หากแผนกหรือผู้รับผิดชอบเฉพาะจำเป็นต้องดูคู่มือนั้น ให้ใส่ ✓ ที่จุดตัด

จะทำให้เห็นได้ชัดเจนทันทีว่า "คู่มือใด" จำเป็นสำหรับ "ใคร"

ดังที่กล่าวข้างต้น โฟลเดอร์มีบทบาทในการเชื่อมโยงสิทธิ์และการเข้าถึง

ควรคิดโฟลเดอร์หลักในโครงสร้างโฟลเดอร์ให้สอดคล้องกับขอบเขตการดู

※ไม่สามารถบันทึกคู่มือหนึ่งชิ้นไว้ในหลายโฟลเดอร์ได้

คิดโฟลเดอร์ย่อย (Subfolder)

ขอบเขตสิทธิ์การดูและแก้ไขถูกกำหนดโดยโฟลเดอร์หลัก

ควรมองโฟลเดอร์ตั้งแต่ชั้นที่ 2 ลงไปว่าเป็นเพียงสิ่งที่ใช้จัดระเบียบคู่มือเท่านั้น และจัดระเบียบโครงสร้างโฟลเดอร์ตามนั้น

เมื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อย ให้พิจารณาว่า "เจตนาและวัตถุประสงค์ในการแบ่งย่อยไม่ปะปนกันหรือไม่" และ "ผู้ดูมองเห็นได้ง่ายหรือไม่"

ยิ่งชั้นลึกมากขึ้นเท่าไร ความสามารถในการค้นหาก็จะลดลงเท่านั้น
การแบ่งหมวดหมู่ละเอียดมากเกินไปก็เช่นเดียวกัน

โครงสร้างที่ดีที่สุดคือผู้ดูสามารถเปิดโฟลเดอร์ย่อยได้ด้วยตัวเองโดยไม่ต้องถามว่าต่างกันอย่างไร

ตัวอย่างเช่น หากโฟลเดอร์ย่อยชั้นที่ 2 แบ่งตาม "ขั้นตอนการทำงาน" แต่มีโฟลเดอร์ย่อยที่แบ่งตาม "องค์ประกอบอื่น (ลำดับเวลา, ผู้ปฏิบัติงาน ฯลฯ)" ปะปนอยู่ด้วย จะทำให้ยากต่อการเข้าใจว่าแบ่งตามระดับใด และความสามารถในการค้นหาจะลดลง

ในทำนองเดียวกัน หากกฎการตั้งชื่อโฟลเดอร์ไม่สม่ำเสมอ ก็จะยากต่อการเข้าใจเจตนาและหมวดหมู่โดยสัญชาตญาณ และความสามารถในการค้นหาจะลดลง

ควรทำให้ระดับละเอียดและชื่อสม่ำเสมอในแต่ละชั้น

คิดว่าใครจะมีสิทธิ์แก้ไข

จากแผนโครงสร้างโฟลเดอร์ที่พิจารณาแล้ว ให้คิดด้วยว่าใครควรมีสิทธิ์แก้ไข
กรณีที่พบบ่อยมีดังนี้

• ผู้นำของแต่ละขอบเขตการดูเป็นผู้มีสิทธิ์แก้ไข
• ผู้ที่รับผิดชอบการแก้ไขคู่มือโดยเฉพาะเป็นผู้มีสิทธิ์แก้ไข

สร้างโฟลเดอร์

สร้างโฟลเดอร์จริงๆ โดยอ้างอิงจากแผนโครงสร้างโฟลเดอร์ที่พิจารณาแล้ว
โครงสร้างโฟลเดอร์ถึงชั้นที่ 2 มักมีความคล้ายคลึงกันในแต่ละประเภทธุรกิจ

จะยกตัวอย่างธุรกิจบางประเภทมาอธิบาย

ลองหาตัวอย่างที่ใกล้เคียงกับสภาพแวดล้อมของบริษัทคุณและนำไปใช้เป็นแนวทาง

สร้างโฟลเดอร์ (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/5505734

การสร้าง แก้ไข หรือลบโฟลเดอร์ย่อย (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/5505662

บริษัททั่วไป (ขนาดเล็ก-กลาง)

บริษัททั่วไป (ขนาดใหญ่)

อุตสาหกรรมการผลิต

ค้าปลีก

อาหารและเครื่องดื่ม

เพิ่มผู้ใช้งานที่จะเป็นผู้แก้ไขลงในโฟลเดอร์

เพิ่มผู้ใช้งานที่ควรทำการแก้ไขคู่มือเข้าไปในโฟลเดอร์ในฐานะผู้แก้ไข

สามารถเพิ่มผู้แก้ไขได้หลายคนในโฟลเดอร์เดียว
นอกจากนี้ยังสามารถเป็นผู้แก้ไขในหลายโฟลเดอร์พร้อมกันได้

เพิ่มหรือลบผู้ใช้งานในโฟลเดอร์ (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/5505742

หากมีผู้ใช้งานจำนวนมาก กรุณาพิจารณาการสร้างทีมด้วย
การสร้างทีมช่วยให้สามารถกำหนดสิทธิ์เป็นหน่วยทีม แทนที่จะเป็นหน่วยผู้ใช้งาน

ทีมคืออะไร
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/28513829929369
เพิ่มประสิทธิภาพ! การจัดทีมที่มีประสิทธิผลสำหรับการจัดการผู้ใช้งาน
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/60802000258969

สร้างคู่มือ

สร้างคู่มือที่ได้ลิสต์ไว้

สร้างและแก้ไขคู่มือ (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/5505712

เพิ่มผู้ใช้งานที่จะเป็นผู้ดูลงในโฟลเดอร์

ผู้ใช้งานที่ควรดูคู่มือแต่ไม่ต้องการให้มีสิทธิ์แก้ไข ให้เพิ่มเข้าไปในโฟลเดอร์ในฐานะผู้ดู

สามารถเพิ่มผู้ดูได้หลายคนในโฟลเดอร์เดียว
นอกจากนี้ยังสามารถเป็นผู้ดูในหลายโฟลเดอร์พร้อมกันได้

เพิ่มหรือลบผู้ใช้งานในโฟลเดอร์ (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/5505742

Tips

คำแนะนำสำหรับช่วงเริ่มต้นใช้งาน

เริ่มต้นด้วยการสร้างโฟลเดอร์หนึ่งใบสำหรับเก็บคู่มือที่แชร์ให้พนักงานทุกคนก่อน
เมื่อมีคู่มือที่ต้องการจำกัดผู้ดู ค่อยเพิ่มโฟลเดอร์ตามความต้องการ
วิธีนี้ทำให้ไม่จำเป็นต้องสร้างโฟลเดอร์และชั้นจำนวนมากตั้งแต่แรก

※สัญลักษณ์รูปดินสอหมายถึงผู้แก้ไข

ใช้ประโยชน์จากหน้า Portal

อีกวิธีหนึ่งในการทำให้ค้นหาคู่มือได้ง่ายขึ้นคือการสร้างหน้า Portal
ลองพิจารณาว่าการจัดการคู่มือในโฟลเดอร์หรือการจัดระเบียบผ่านหน้า Portal แบบใดเหมาะสมกับสภาพแวดล้อมของบริษัทคุณมากกว่า

ฟีเจอร์หน้า Portal คืออะไร
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/21838465421593

กำหนดกฎการตั้งชื่อ

เพื่อให้ค้นหาโฟลเดอร์ได้ง่ายขึ้น ควรกำหนดกฎการตั้งชื่อโฟลเดอร์ให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
การใส่ตัวเลขหรือสัญลักษณ์ขึ้นต้นชื่อโฟลเดอร์ช่วยให้กำหนดลำดับการแสดงผลได้ตามต้องการ
หากใส่ตัวเลข แนะนำให้ตั้งเป็นช่วง 10 เช่น "00, 10, 20"
เมื่อเพิ่มโฟลเดอร์ใหม่ก็ไม่จำเป็นต้องกำหนดหมายเลขใหม่ทั้งหมด

จะแสดงโฟลเดอร์ตามลำดับที่ต้องการได้อย่างไร
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/26816537142169

แต่งตั้งผู้ดูแลโฟลเดอร์

หากต้องการมอบหมายการดูแลโฟลเดอร์ให้ผู้อื่น ให้แต่งตั้งผู้ดูแลโฟลเดอร์

เปลี่ยน (เพิ่ม) ผู้ดูแลโฟลเดอร์และผู้ดูแลรอง (เวอร์ชัน Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/10803008

ผู้ดูแลโฟลเดอร์สามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยได้ แต่การสร้างโฟลเดอร์หลักทำได้เฉพาะผู้ดูแลกลุ่มและผู้ดูแลรองเท่านั้น
โปรดพิจารณาสิทธิ์ของผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องตามงานที่ต้องการมอบหมาย

ผู้ใช้งานแต่ละสิทธิ์ทำอะไรได้บ้าง
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/4403398967961#toc-content-1

สร้างทีม

เมื่อโครงสร้างโฟลเดอร์เป็นรูปเป็นร่างแล้ว ลองสร้างทีมดู
ทีมคือฟีเจอร์สำหรับจัดการผู้ใช้งานหลายคนรวมกัน

การสร้างทีมช่วยให้สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงโฟลเดอร์เป็นหน่วยทีมได้

ทีมคืออะไร
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/28513829929369
เพิ่มประสิทธิภาพ! การจัดทีมที่มีประสิทธิผลสำหรับการจัดการผู้ใช้งาน
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/60802000258969

สรุป

วัตถุประสงค์ของโฟลเดอร์คือการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้งานและจัดหมวดหมู่คู่มือ
จัดระเบียบว่าต้องการคู่มือประเภทใดและใครควรดูคู่มือนั้นได้ แล้วพิจารณาโครงสร้างโฟลเดอร์
ในตอนแรกสามารถเริ่มต้นด้วยการให้พนักงานทุกคนดูคู่มือที่จำเป็น แล้วค่อยๆ เพิ่มโฟลเดอร์ตามความต้องการ
เป้าหมายสุดท้ายคือโครงสร้างโฟลเดอร์ที่จัดระเบียบดีจนสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ทันที