คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

เกี่ยวกับการตั้งค่าโฟลเดอร์

Q. ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ผู้ชมสามารถเป็นผู้มีสิทธิ์อนุมัติได้หรือไม่?

A. ผู้ใช้ที่เข้าร่วมในโฟลเดอร์นั้นสามารถเป็นผู้มีสิทธิ์อนุมัติได้ทุกคน

Q. สามารถตั้งค่าผู้มีสิทธิ์อนุมัติในระดับโฟลเดอร์ย่อยได้หรือไม่?

A. ไม่สามารถตั้งค่าผู้อนุมัติในระดับโฟลเดอร์ย่อยได้
อย่างไรก็ตาม เมื่อยื่นคำขออนุมัติ สามารถเลือกผู้อนุมัติสำหรับคู่มือแต่ละรายการได้

Q. หากตั้งค่า Approval Workflow ในโฟลเดอร์ภายหลัง คู่มือที่เผยแพร่อยู่จะกลายเป็นฉบับร่างหรือไม่?

A. ไม่

คู่มือที่เผยแพร่ในขณะที่ Approval Workflow ปิดอยู่ จะยังคงสถานะเผยแพร่ต่อไป
อย่างไรก็ตาม หากย้ายคู่มือที่เผยแพร่อยู่ไปยังโฟลเดอร์ที่เปิด Approval Workflow จะกลายเป็นสถานะฉบับร่าง และต้องผ่านการอนุมัติก่อนจึงจะเผยแพร่ได้

Q. หากตั้งค่า Approval Workflow ในโฟลเดอร์ภายหลัง จะมีการบันทึกประวัติการแก้ไขในคู่มือที่เผยแพร่อยู่หรือไม่?

A. ไม่มีการบันทึก

หากต้องการบันทึกประวัติการแก้ไข กรุณายื่นคำขอและดำเนินการอนุมัติใหม่อีกครั้ง
นอกจากนี้ หากเผยแพร่หรืออัปเดตคู่มือในช่วงที่ปิด Approval Workflow จาก ON เป็น OFF ก็จะไม่มีการบันทึกประวัติการแก้ไขเช่นกัน

เกี่ยวกับการตั้งค่าเมื่อยื่นคำขออนุมัติ

Q. สามารถตั้งค่าผู้ใช้คนเดียวกันเป็นผู้อนุมัติในหลายขั้นตอนได้หรือไม่?

A. ไม่สามารถทำได้

Q. สามารถยื่นคำขอได้หรือไม่หากผู้ยื่นคำขออนุมัติและผู้อนุมัติเป็นคนเดียวกัน?

A. สามารถทำได้

Q. หากมีผู้อนุมัติหลายคน จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากทุกคนก่อนจึงจะเผยแพร่คู่มือได้หรือไม่?

A. สามารถเลือกได้ในขณะยื่นคำขอว่าจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากทุกคนหรือไม่

สามารถระบุได้ว่าต้องการ "การอนุมัติจากทุกคน" หรือ "การอนุมัติจากคนใดคนหนึ่ง"

Q. สามารถบันทึกการตั้งค่า Workflow ในระดับโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย และเรียกใช้งานในขณะยื่นคำขอได้หรือไม่?

A. สามารถทำได้ โดยการตั้งค่า "เส้นทางการอนุมัติ" ล่วงหน้า จะช่วยให้เรียกใช้งานได้เมื่อยื่นคำขอ
　 การเพิ่มและลบเส้นทางการอนุมัติ (เว็บเบราว์เซอร์)

เกี่ยวกับการดำเนินการระหว่างกระบวนการอนุมัติ

Q. ในกรณีที่มีการส่งคืนในการตั้งค่าอนุมัติหลายขั้นตอน สามารถเริ่มอนุมัติต่อจากขั้นตอนกลางได้หรือไม่?

A. ไม่สามารถทำได้ จำเป็นต้องเริ่มอนุมัติใหม่ตั้งแต่ขั้นตอนที่ 1

Q. ผู้อนุมัติสามารถแก้ไขเนื้อหาคู่มือหรือประวัติการแก้ไขได้หรือไม่?

A. ไม่สามารถทำได้ กรุณาส่งคืนคู่มือ

Q. แสดงสถานะ [รออนุมัติ] และไม่สามารถแก้ไขคู่มือได้ ควรทำอย่างไร?

A. สามารถแก้ไขคู่มือได้โดยการถอนคำขออนุมัติ

สำหรับการดำเนินการที่ทำได้ตามแต่ละสถานะ กรุณาดูจากตารางด้านล่าง

การดำเนินการที่ทำได้กับ Workflow

การดำเนินการที่ทำได้กับคู่มือ

※ การเปลี่ยนเจ้าของคู่มือสามารถทำได้จากหน้าจอรายการคู่มือ แม้ว่า Approval Workflow จะอยู่ระหว่างดำเนินการ
　 ไม่สามารถเปลี่ยนได้จากหน้าจอแก้ไขคู่มือ

Q. หลังจากถอนคำขออนุมัติ ความคิดเห็นการส่งคืนหายไป มีวิธีตรวจสอบหรือไม่?

A. เมื่อถอนคำขอ ข้อความในขณะยื่นคำขอและความคิดเห็นการส่งคืนจะถูกลบออก และจะไม่สามารถกู้คืนได้แม้จะยื่นคำขออนุมัติใหม่

กรุณาตรวจสอบความคิดเห็นการส่งคืนจากอีเมลแจ้งเตือนที่ส่งโดยอัตโนมัติเมื่อมีการส่งคืน

เกี่ยวกับการเผยแพร่และการแจ้งเตือน

Q. มีการแจ้งเตือนเมื่อยื่นคำขออนุมัติ ส่งคืน หรืออนุมัติคู่มือหรือไม่?

A. มีการแจ้งเตือน
รายการอีเมลแจ้งเตือนระบบที่ส่งจาก Teachme Biz

Q. ไม่ได้รับการแจ้งเตือนการอัปเดตเมื่อเผยแพร่คู่มือที่ได้รับการอนุมัติแล้ว เพราะเหตุใด?

A. การตั้งค่าการแจ้งเตือนการเผยแพร่คู่มือสามารถทำได้เฉพาะเมื่อเผยแพร่คู่มือด้วยตนเองเท่านั้น

▼แจ้งการเผยแพร่/อัปเดตคู่มือถึงผู้ใช้งาน (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/15469110

ดังนั้น หากตั้งค่า "เผยแพร่คู่มือเมื่ออนุมัติเสร็จสิ้น" ในขณะยื่นคำขออนุมัติคู่มือ จะไม่มีการแจ้งเตือน
หากต้องการใช้ฟังก์ชันการแจ้งเตือน กรุณาไม่ติ๊กเลือกการตั้งค่าการเผยแพร่ และให้ผู้ยื่นคำขอดำเนินการเผยแพร่เอง

เกี่ยวกับประวัติการแก้ไข

Q. สามารถแก้ไขหรือลบประวัติการแก้ไขของคู่มือหลังจากเผยแพร่ได้หรือไม่?

A. จากมุมมองการจัดการเอกสาร ไม่สามารถแก้ไขหรือลบประวัติการแก้ไขของคู่มือหลังจากเผยแพร่ได้

นอกจากนี้ ด้วยเหตุผลเดียวกัน ในช่อง "ผู้อนุมัติ" และ "ผู้อัปเดต" จะแสดง "ชื่อที่แสดง" ของผู้ใช้ ณ เวลาที่อนุมัติหรืออัปเดต
ชื่อที่แสดงจะไม่ถูกแทนที่ด้วย "ผู้ใช้ที่ถูกลบ" หรือข้อความอื่น

Q. สามารถซ่อนประวัติการแก้ไขได้หรือไม่?

A. ขึ้นอยู่กับโฟลเดอร์ว่าสามารถตั้งค่าได้หรือไม่

• โฟลเดอร์เผยแพร่ภายใน
  ไม่สามารถซ่อนได้
  
• โฟลเดอร์เผยแพร่ภายนอก
  สามารถซ่อนได้จากหน้าจอการตั้งค่าโฟลเดอร์
  อย่างไรก็ตาม แม้จะเปิดใช้งานการแสดงประวัติการแก้ไข ชื่อผู้อนุมัติและผู้ยื่นคำขอจะไม่แสดงต่อผู้ใช้ภายนอก

การตั้งค่าฟังก์ชัน Approval Workflow (Web Browser)

Q. มีจำนวนสูงสุดของประวัติการแก้ไขที่เก็บได้หรือไม่?

A. ไม่มีจำกัด

เกี่ยวกับการยื่นคำขอผ่านแอปมือถือ

Q. สามารถอนุมัติหลายคนและยื่นคำขอแบบหลายขั้นตอนได้หรือไม่?

A. สามารถทำได้ แต่เฉพาะในกรณีที่ดำเนินการเฉพาะเจาะจงเท่านั้น

• กรณีที่ตั้งค่า Workflow ในเวอร์ชันเว็บเบราว์เซอร์แล้ว และยื่นคำขอจากแอปมือถือ
  สามารถอนุมัติหลายคนและอนุมัติหลายขั้นตอนได้
  การยื่นคำขอจะดำเนินการตาม Workflow ที่ตั้งค่าไว้ในเวอร์ชันเว็บเบราว์เซอร์
  ※ เนื่องจากข้อจำกัดด้านการออกแบบหน้าจอของแอปมือถือ อาจดูเหมือนว่า Workflow ไม่ได้ถูกนำมาใช้ แต่ภายในระบบ Workflow ที่ตั้งค่าไว้จะถูกดำเนินการ
• กรณีที่ยังไม่ได้ตั้งค่า Workflow ในเวอร์ชันเว็บเบราว์เซอร์ และยื่นคำขอจากแอปมือถือ
  ไม่สามารถอนุมัติหลายคนและอนุมัติหลายขั้นตอนได้
  ระบบจะตั้งค่า Workflow แบบ 1 ขั้นตอนโดยอัตโนมัติ โดยเลือกผู้อนุมัติ 1 คนจากผู้มีสิทธิ์อนุมัติ และดำเนินการยื่นคำขอ