คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

เกี่ยวกับการตั้งค่าโฟลเดอร์

Q. ผู้ดูที่มีสิทธิ์ของผู้ดูสามารถเป็นผู้ใช้ที่มีสิทธิ์อนุมัติได้หรือไม่?

A. หากเป็นผู้ใช้งานที่เข้าร่วมโฟลเดอร์นั้น ทุกคนสามารถเป็นผู้ใช้ที่มีสิทธิ์อนุมัติได้

Q. สามารถตั้งค่าผู้ใช้ที่มีสิทธิ์อนุมัติในระดับโฟลเดอร์ย่อยได้หรือไม่?

A. ไม่สามารถตั้งค่าผู้อนุมัติในระดับโฟลเดอร์ย่อยได้
อย่างไรก็ตาม เมื่อยื่นคำขออนุมัติ สามารถเลือกผู้อนุมัติสำหรับคู่มือแต่ละรายการได้

Q. หากตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติให้กับโฟลเดอร์ในภายหลัง คู่มือที่กำลังเผยแพร่จะกลายเป็นแบบร่างหรือไม่?

A. ไม่

คู่มือที่เผยแพร่ในขณะที่เวิร์กโฟลว์การอนุมัติอยู่ในสถานะ OFF จะยังคงอยู่ในสถานะกำลังเผยแพร่ต่อไป
อย่างไรก็ตาม หากย้ายคู่มือที่กำลังเผยแพร่ไปยังโฟลเดอร์ที่เปิดใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ (ON) จะกลายเป็นสถานะแบบร่าง และจำเป็นต้องผ่านการอนุมัติก่อนจึงจะเผยแพร่ได้

Q. หากตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติให้กับโฟลเดอร์ในภายหลัง จะมีการบันทึกประวัติการแก้ไขของคู่มือที่กำลังเผยแพร่หรือไม่?

A. ไม่มี

หากต้องการบันทึกประวัติการแก้ไข กรุณายื่นคำขอและอนุมัติใหม่อีกครั้ง
นอกจากนี้ หากมีการเผยแพร่หรืออัปเดตคู่มือในช่วงที่เวิร์กโฟลว์การอนุมัติถูกเปลี่ยนจาก ON เป็น OFF ประวัติการแก้ไขก็จะไม่ถูกบันทึกเช่นกัน

เกี่ยวกับการตั้งค่าเมื่อยื่นคำขออนุมัติ

Q. สามารถตั้งค่าผู้ใช้งานคนเดียวกันเป็นผู้อนุมัติในหลายขั้นตอนได้หรือไม่?

A. ไม่สามารถทำได้

Q. ผู้ใช้งานที่ยื่นคำขออนุมัติและผู้อนุมัติเป็นคนเดียวกัน สามารถยื่นคำขอได้หรือไม่?

A. ได้

Q. หากมีผู้อนุมัติหลายคน จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากทุกคนจึงจะเผยแพร่คู่มือได้หรือไม่?

A. สามารถเลือกได้ในขณะยื่นคำขอว่าต้องการให้ต้องได้รับการอนุมัติจากทุกคนหรือไม่

สามารถระบุได้ว่าเป็น "ต้องได้รับการอนุมัติจากทุกคน" หรือ "การอนุมัติจากคนใดคนหนึ่ง"

Q. สามารถบันทึกการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ในระดับโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย แล้วเรียกใช้งานเมื่อยื่นคำขอได้หรือไม่?

A. ได้
โดยการดำเนินการ "ตั้งค่าเส้นทางการอนุมัติ" ล่วงหน้า จะสามารถเรียกใช้งานได้เมื่อยื่นคำขอ
　 การเพิ่มและลบเส้นทางการอนุมัติ (เว็บเบราว์เซอร์)

เกี่ยวกับการดำเนินการระหว่างกระบวนการอนุมัติ

Q. ในกรณีที่การตั้งค่าการอนุมัติมีหลายขั้นตอนและมีการส่งคืน สามารถเริ่มการอนุมัติใหม่จากขั้นตอนกลางได้หรือไม่?

A. ไม่สามารถทำได้
จำเป็นต้องเริ่มการอนุมัติใหม่ตั้งแต่ขั้นตอนที่ 1

Q. ผู้อนุมัติสามารถแก้ไขเนื้อหาของคู่มือหรือประวัติการแก้ไขได้หรือไม่?

A. ไม่สามารถทำได้
กรุณาส่งคืนคู่มือ

Q. แสดง [รอการอนุมัติ] และไม่สามารถแก้ไขคู่มือได้ ควรทำอย่างไร?

A. การถอนคำขออนุมัติจะทำให้สามารถแก้ไขคู่มือได้

นอกจากนี้ การดำเนินการที่ทำได้ตามแต่ละสถานะ สามารถตรวจสอบได้ที่นี่จากตารางด้านล่าง

การดำเนินการที่ทำได้กับเวิร์กโฟลว์

การดำเนินการที่ทำได้กับคู่มือ

※การเปลี่ยนเจ้าของคู่มือสามารถทำได้จากหน้าจอรายการคู่มือแม้ว่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะดำเนินอยู่ก็ตาม
　ไม่สามารถเปลี่ยนได้จากหน้าจอแก้ไขคู่มือ

Q. หากถอนคำขออนุมัติ ความคิดเห็นการส่งกลับจะหายไป มีวิธีตรวจสอบหรือไม่?

A. เมื่อถอนคำขอ ข้อความในขณะยื่นคำขอและความคิดเห็นการส่งกลับจะถูกลบ และจะไม่สามารถกู้คืนได้แม้จะยื่นคำขออนุมัติใหม่อีกครั้ง

กรุณาตรวจสอบความคิดเห็นการส่งกลับได้จากอีเมลแจ้งเตือนที่ส่งโดยอัตโนมัติในขณะส่งกลับที่นี่

เกี่ยวกับการดำเนินการเผยแพร่และการแจ้งเตือน

Q. จะมีการแจ้งเตือนเมื่อยื่นคำขออนุมัติคู่มือ หรือเมื่อส่งกลับ/อนุมัติหรือไม่?

A. มีการแจ้งเตือน
กรุณาแจ้งรายการอีเมลแจ้งเตือนระบบที่ส่งจาก Teachme Biz

Q. เมื่อเผยแพร่คู่มือที่ได้รับการอนุมัติ ไม่มีการส่งการแจ้งเตือนอัปเดต เพราะเหตุใด?

A. การแจ้งเตือนการเผยแพร่คู่มือสามารถตั้งค่าได้เฉพาะเมื่อเผยแพร่คู่มือด้วยตนเองเท่านั้น

▼แจ้งการเผยแพร่/อัปเดตคู่มือถึงผู้ใช้งาน (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/15469110

ดังนั้น หากตั้งค่า "เผยแพร่คู่มือเมื่ออนุมัติเสร็จสิ้น" ในขณะยื่นคำขออนุมัติคู่มือ จะไม่มีการแจ้งเตือน
หากต้องการใช้ฟังก์ชันการแจ้งเตือน กรุณาอย่าติ๊กการตั้งค่าการเผยแพร่ และให้ผู้ยื่นคำขอดำเนินการเผยแพร่เอง

เกี่ยวกับประวัติการแก้ไข

Q. สามารถแก้ไขหรือลบประวัติการแก้ไขหลังจากเผยแพร่คู่มือแล้วได้หรือไม่?

A. จากมุมมองการจัดการเอกสาร ไม่สามารถแก้ไขหรือลบประวัติการแก้ไขของคู่มือหลังจากเผยแพร่คู่มือแล้วได้

นอกจากนี้ด้วยเหตุผลเดียวกัน คอลัมน์ "ผู้อนุมัติ" และ "อัปเดตโดย" จะแสดง "ชื่อดิสเพลย์" ของผู้ใช้งาน ณ เวลาที่อนุมัติหรืออัปเดต
จะไม่มีการแทนที่การแสดงผลด้วย "ผู้ใช้งานที่ถูกลบไปแล้ว" หรืออื่นๆ

Q. หากเปลี่ยนชื่อดิสเพลย์ของผู้ใช้งาน ชื่อผู้ใช้งานในประวัติการแก้ไขที่ผ่านมาจะเปลี่ยนด้วยหรือไม่?

A. ไม่เปลี่ยน

ประวัติการแก้ไขจะบันทึกชื่อดิสเพลย์ ณ เวลาที่อนุมัติหรืออัปเดต
แม้จะเปลี่ยนชื่อดิสเพลย์ของผู้ใช้งานในภายหลัง ชื่อผู้ใช้งานที่แสดงในประวัติการแก้ไขที่ผ่านมาก็จะไม่เปลี่ยน
ชื่อดิสเพลย์ที่เปลี่ยนใหม่จะแสดงในประวัติการแก้ไขของการอนุมัติหรืออัปเดตที่ดำเนินการหลังจากการเปลี่ยนแปลง

Q. สามารถยกเลิกการเผยแพร่ประวัติการแก้ไขได้หรือไม่?

A. การตั้งค่าจะแตกต่างกันขึ้นอยู่กับโฟลเดอร์

• โฟลเดอร์ภายใน
  ไม่สามารถยกเลิกการเผยแพร่ได้
  
• โฟลเดอร์สาธารณะ
  สามารถซ่อนได้จากหน้าจอการตั้งค่าโฟลเดอร์
  โปรดทราบว่าแม้จะเปิดใช้งานการตั้งค่าการแสดงประวัติการแก้ไข ชื่อผู้อนุมัติ/ผู้ยื่นคำขอก็จะไม่แสดงต่อผู้ใช้งานภายนอก

การตั้งค่าฟังก์ชัน Approval Workflow (Web Browser)

Q. มีจำนวนจำกัดสำหรับประวัติการแก้ไขที่สามารถเก็บรักษาได้หรือไม่?

A. ไม่มีจำกัด

เกี่ยวกับการยื่นคำขอผ่านแอปมือถือ

Q. สามารถอนุมัติหลายคน/ยื่นคำขอหลายขั้นตอนได้หรือไม่?

A. สามารถทำได้ แต่เฉพาะในกรณีที่ดำเนินการเฉพาะเจาะจงเท่านั้น

• กรณีที่ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ในเวอร์ชันเบราว์เซอร์แล้ว และยื่นคำขอจากแอปมือถือ
  สามารถอนุมัติโดยหลายคนและอนุมัติแบบหลายขั้นตอนได้
  การยื่นคำขอจะดำเนินการตามเวิร์กโฟลว์ที่ตั้งค่าไว้ในเวอร์ชันเบราว์เซอร์
  ※ในคู่มือที่อยู่ในโฟลเดอร์ที่มีการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ ปุ่ม [คำขออนุมัติ] จะแสดงแทนปุ่ม [เผยแพร่] ดังนั้นจึงสามารถทราบได้ในแอปมือถือด้วยว่ามีการใช้งานเวิร์กโฟลว์อยู่
  อย่างไรก็ตาม รายละเอียดของเส้นทางการอนุมัติ เช่น ขั้นตอนการอนุมัติและผู้อนุมัติ ไม่สามารถตรวจสอบได้ในแอปมือถือ
  กรุณาตรวจสอบในเวอร์ชันเบราว์เซอร์
• กรณีที่ยังไม่ได้ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ในเวอร์ชันเบราว์เซอร์ และยื่นคำขอจากแอปมือถือ
  ไม่สามารถอนุมัติโดยหลายคนหรืออนุมัติแบบหลายขั้นตอนได้
  ระบบจะตั้งค่าเวิร์กโฟลว์แบบ 1 ขั้นตอนโดยอัตโนมัติ โดยเลือกผู้อนุมัติ 1 คนจากผู้ใช้ที่มีสิทธิ์อนุมัติ แล้วดำเนินการยื่นคำขอ