การแชร์บัญชี Teachme Biz ไม่ได้ถูกห้ามตามข้อตกลงในการใช้งาน
อย่างไรก็ตาม มีข้อควรระวังหลายประการในการแชร์บัญชี
▼ข้อตกลงในการใช้งาน Teachme Biz (มาตรา 17)
ข้อควรระวังสำหรับแอดมิน
อาจไม่สามารถระบุได้ว่าใครเป็นผู้ดำเนินการเชิญหรือลบบัญชีและทีม
หากเกิดปัญหาในการจัดการบัญชีและท่านติดต่อเราเพื่อขอความช่วยเหลือ อาจไม่สามารถระบุได้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ
บัญชีที่ถูกลบไปแล้วไม่สามารถกู้คืนได้ (※)
หากลบโดยไม่ตั้งใจ จำเป็นต้องส่งคำเชิญใหม่อีกครั้ง
เว้นแต่จะมีเหตุผลอันสมควร กรุณาหลีกเลี่ยงการใช้บัญชีร่วมกันสำหรับแอดมินกรุ๊ป, รองแอดมินกรุ๊ป, แอดมินโฟลเดอร์ และรองแอดมินโฟลเดอร์
※ ฝ่ายดำเนินงาน Teachme Biz ไม่สามารถดำเนินการกู้คืนได้เช่นกัน
อาจไม่สามารถระบุได้ว่าใครเป็นผู้สร้าง แก้ไข อนุมัติ หรือลบคู่มือ
หากเกิดปัญหาในการจัดการคู่มือและท่านติดต่อเราเพื่อขอความช่วยเหลือ อาจไม่สามารถระบุได้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ
เพื่อให้ทราบได้ว่าใครเป็นผู้สร้าง แก้ไข หรืออนุมัติ กรุณาพิจารณาวิธีการดังต่อไปนี้
กรณีที่ใช้ฟีเจอร์เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
กรุณาพิจารณาการดำเนินการเช่น การบันทึกชื่อผู้สร้าง ผู้อัปเดต และผู้อนุมัติในประวัติการอัปเดต
กรณีที่ไม่ได้ใช้ฟีเจอร์เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
กรุณาพิจารณาการดำเนินการเช่น การเตรียมขั้นตอนสำหรับบันทึกประวัติการอัปเดต หรือการใช้ฟีเจอร์ความคิดเห็นเพื่อบันทึกชื่อ
การจัดการรหัสผ่านจะยุ่งยากขึ้นเมื่อมีพนักงานลาออกหรือย้ายแผนก
เมื่อมีพนักงานลาออกหรือย้ายแผนกและไม่จำเป็นต้องใช้บัญชี Teachme Biz อีกต่อไป จะต้องมีการเปลี่ยนรหัสผ่านและแจ้งให้ผู้ที่แชร์บัญชีทราบในทุกครั้ง ซึ่งทำให้การจัดการยุ่งยากขึ้น
หากผู้ที่แชร์บัญชีเปลี่ยน Login information อาจทำให้ไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้
หากมีการเปลี่ยนรหัสผ่านเป็นการส่วนตัวแล้วลืมแจ้งรหัสผ่านใหม่ให้ผู้ที่แชร์บัญชีทราบ อาจทำให้มีการติดต่อภายในองค์กรเรื่อง "ไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้" เพิ่มขึ้น หรือเกิดความล่าช้าในการทำงานเนื่องจากไม่สามารถดูคู่มือได้
หากมีการเปลี่ยนรหัสผ่าน กรุณาพิจารณาการดำเนินการเช่น การแจ้งรหัสผ่านใหม่ให้ผู้ที่แชร์บัญชีทุกคนทราบโดยไม่ขาดตกบกพร่อง
ที่เกี่ยวข้อง: ไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้ ควรทำอย่างไร
ไม่สามารถใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์เทรนนิ่งได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ฟีเจอร์เทรนนิ่งช่วยให้สามารถฝึกอบรมพนักงานใหม่และพัฒนาบุคลากรได้โดยการส่งคอร์สเทรนนิ่งให้กับผู้ใช้
เนื่องจากการกำหนดปลายทางการส่งคอร์สเทรนนิ่งดำเนินการในระดับบัญชี การแชร์บัญชีจึงทำให้ไม่สามารถจัดการสถานะการเรียนรายบุคคลได้
ที่เกี่ยวข้อง: กรุณาแนะนำเกี่ยวกับฟีเจอร์เทรนนิ่ง
ไม่สามารถใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์การส่งงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ฟีเจอร์การส่งงานช่วยให้สามารถจัดการการปฏิบัติงานในสนามได้โดยการส่งงานให้กับผู้ใช้
เนื่องจากการกำหนดปลายทางการส่งงานดำเนินการในระดับบัญชี การแชร์บัญชีจึงทำให้ไม่สามารถจัดการความคืบหน้าของงานรายบุคคลได้
ที่เกี่ยวข้อง: กรุณาแนะนำเกี่ยวกับฟีเจอร์งาน
ไม่สามารถใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์รายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ฟีเจอร์รายงานช่วยให้สามารถตรวจสอบรายละเอียดได้ว่าใครดูหรือค้นหาคู่มือเมื่อใด
เนื่องจากการรับข้อมูลดำเนินการในระดับบัญชี การแชร์บัญชีจึงทำให้ไม่สามารถรับข้อมูลรายบุคคลได้ และไม่สามารถวิเคราะห์ได้ว่าแต่ละคนใช้คู่มืออย่างไร
ที่เกี่ยวข้อง: กรณีศึกษาการใช้ฟีเจอร์รายงาน "ฉบับอุตสาหกรรมอาหารและเครื่องดื่ม: การเผยแพร่คู่มือเมนูใหม่สู่หน้างาน"
ที่เกี่ยวข้อง: ติดตามสถานะการดูของผู้ใช้ และดำเนินการวัดผลและปรับปรุง
ข้อควรระวังสำหรับผู้ใช้
หากผู้ที่แชร์บัญชีเปลี่ยน Login information อาจทำให้ไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้
กรุณาพิจารณาการดำเนินการเช่น การหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนรหัสผ่านเป็นการส่วนตัว หรือหากมีการเปลี่ยนรหัสผ่าน ต้องแจ้งรหัสผ่านใหม่ให้ผู้ที่แชร์บัญชีทุกคนทราบโดยไม่ขาดตกบกพร่อง
ที่เกี่ยวข้อง: ไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้ ควรทำอย่างไร
อาจเกิดการออกจากระบบโดยบังคับระหว่างสร้างหรือดูคู่มือ
มีข้อจำกัดด้านจำนวนอุปกรณ์ที่สามารถเชื่อมต่อพร้อมกันได้ในบัญชีเดียว
ที่เกี่ยวข้อง: จำนวนการเชื่อมต่อสูงสุดต่อบัญชี
เมื่อจำนวนการเชื่อมต่อพร้อมกันเกินขีดจำกัด อุปกรณ์ที่มีการเข้าถึงล่าสุดนานที่สุดจะถูกออกจากระบบโดยบังคับตามลำดับ
เนื่องจากอาจเกิดการออกจากระบบกะทันหันระหว่างทำงานและทำให้ข้อมูลที่กำลังสร้างสูญหาย กรุณาระมัดระวังเรื่องจำนวนผู้ใช้ที่แชร์บัญชีและจำนวนการเชื่อมต่อพร้อมกัน
อาจต้องกรอก Login information ทุกครั้งที่ใช้งาน
ยิ่งมีผู้ใช้ที่แชร์บัญชีเดียวกันมากขึ้น ก็ยิ่งมีโอกาสเกินขีดจำกัดการเชื่อมต่อพร้อมกันที่กล่าวถึงข้างต้นได้ง่ายขึ้น
ด้วยเหตุนี้จึงอาจต้องเข้าสู่ระบบทุกครั้ง (※) ซึ่งทำให้การใช้งานยุ่งยากขึ้น
กรณีที่ใช้การเข้าสู่ระบบแบบ Single Sign-On ก็เช่นเดียวกัน
※ หากไม่เกิดการออกจากระบบโดยบังคับ เซสชันการเข้าสู่ระบบจะมีอายุ 7 วัน
ที่เกี่ยวข้อง：วันหมดอายุของเซสชัน (การเข้าสู่ระบบ)
ไม่สามารถรับการแจ้งเตือนต่างๆ ได้อย่างเหมาะสม
หากมีผู้ที่ใช้บัญชีร่วมกันอ่านการแจ้งเตือนก่อน อาจทำให้คุณพลาดการแจ้งเตือนนั้นได้
นอกจากนี้ อาจมีการแจ้งเตือนที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณส่งมาด้วย
ที่เกี่ยวข้อง：มีการแจ้งเตือนไปยังอุปกรณ์มือถือ (สมาร์ทโฟน, แท็บเล็ต) ในกรณีใดบ้าง