การแชร์บัญชี Teachme Biz ไม่ได้เป็นสิ่งต้องห้ามภายใต้เงื่อนไขการให้บริการ
อย่างไรก็ตาม มีหลายประเด็นที่ควรระวังเมื่อมีการแชร์บัญชี
ข้อกำหนดการใช้งาน Teachme Biz (มาตรา 17)
ประเด็นที่ผู้ดูแลระบบควรทราบ
อาจมีกรณีที่ไม่ชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการเชิญหรือลบบัญชีหรือทีม
แม้ว่าจะมีการสอบถามเมื่อเกิดปัญหาในการจัดการบัญชี อาจไม่สามารถระบุได้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ
เมื่อบัญชีถูกลบแล้ว จะไม่สามารถกู้คืนได้ (* )
หากลบโดยไม่ตั้งใจ จำเป็นต้องเชิญใหม่
เว้นแต่จะมีเหตุผลที่จำเป็น ควรหลีกเลี่ยงการทำให้กรุ๊ปแอดมิน รองกรุ๊ปแอดมิน แอดมินโฟลเดอร์ หรือรองแอดมินโฟลเดอร์เป็นบัญชีที่ใช้ร่วมกัน
* ทีมปฏิบัติการของ Teachme Biz ก็ไม่สามารถกู้คืนบัญชีได้เช่นกัน
อาจมีกรณีที่ไม่ชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการสร้าง แก้ไข อนุมัติ หรือลบคู่มือ
แม้ว่าจะมีการสอบถามเมื่อเกิดปัญหาในการจัดการคู่มือ อาจไม่สามารถระบุได้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ
เพื่อให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้สร้าง แก้ไข หรืออนุมัติ ควรพิจารณาวิธีการต่อไปนี้
เมื่อใช้ฟีเจอร์เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
พิจารณาการดำเนินการเช่น การบันทึกชื่อผู้สร้าง ผู้อัปเดต และผู้อนุมัติในประวัติการอัปเดต
เมื่อไม่ได้ใช้ฟีเจอร์เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
พิจารณาการดำเนินการเช่น การเตรียมขั้นตอนเฉพาะสำหรับการบันทึกประวัติการอัปเดต หรือใช้ฟีเจอร์ความคิดเห็นเพื่อบันทึกชื่อ
การจัดการรหัสผ่านจะซับซ้อนขึ้นเมื่อพนักงานลาออกหรือโอนย้าย
เมื่อพนักงานลาออกหรือโอนย้ายและไม่จำเป็นต้องใช้บัญชี Teachme Biz อีกต่อไป จำเป็นต้องเปลี่ยนรหัสผ่านและแจ้งให้ผู้ที่ใช้บัญชีร่วมกันทราบทุกครั้ง ทำให้การจัดการซับซ้อน
หากผู้ที่ใช้บัญชีร่วมกันเปลี่ยนข้อมูลการเข้าสู่ระบบ ผู้อื่นอาจไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้
หากบุคคลใดเปลี่ยนรหัสผ่านและไม่แชร์รหัสผ่านใหม่กับผู้ที่ใช้บัญชีร่วมกัน อาจทำให้มีการสอบถามภายในเกี่ยวกับ "ไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้" เพิ่มขึ้น หรืออาจเกิดความล่าช้าในการทำงานเนื่องจากไม่สามารถดูคู่มือได้
เมื่อเปลี่ยนรหัสผ่าน ควรพิจารณาการดำเนินการเช่น การสื่อสารรหัสผ่านใหม่ให้กับผู้ที่ใช้บัญชีร่วมกันเสมอ
เกี่ยวข้อง: ฉันไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้ ควรทำอย่างไร?
ไม่สามารถใช้ฟีเจอร์การฝึกอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ฟีเจอร์การฝึกอบรมช่วยให้สามารถจัดการศึกษาพนักงานใหม่และพัฒนาทรัพยากรบุคคลโดยการส่งหลักสูตรฝึกอบรมให้กับผู้ใช้
เนื่องจากปลายทางการส่งหลักสูตรฝึกอบรมถูกระบุตามบัญชี การแชร์บัญชีทำให้ไม่สามารถจัดการสถานะการเสร็จสิ้นของแต่ละบุคคลได้
เกี่ยวข้อง: คุณสมบัติการฝึกอบรมคืออะไร
ไม่สามารถใช้ฟีเจอร์การส่ง Task ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ฟีเจอร์การส่ง Task ช่วยให้สามารถจัดการการปฏิบัติงานในพื้นที่โดยการส่ง Task ให้กับผู้ใช้
เนื่องจากปลายทางการส่ง Task ถูกระบุตามบัญชี การแชร์บัญชีทำให้ไม่สามารถจัดการความคืบหน้าของ Task ของแต่ละบุคคลได้
เกี่ยวข้อง: หน้าที่ของงาน
ไม่สามารถใช้ฟีเจอร์รายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ฟีเจอร์รายงานช่วยให้สามารถยืนยันข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับว่าใครดูหรือค้นหาคู่มือเมื่อใด
เนื่องจากข้อมูลถูกรวบรวมตามบัญชี การแชร์บัญชีทำให้ไม่สามารถรับข้อมูลของแต่ละบุคคลและวิเคราะห์วิธีการใช้คู่มือของแต่ละคนได้
ประเด็นที่ผู้ใช้ควรทราบ
หากผู้ที่ใช้บัญชีร่วมกันเปลี่ยนข้อมูลการเข้าสู่ระบบ ผู้อื่นอาจไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้
พิจารณาการดำเนินการเช่น การหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนรหัสผ่านโดยบุคคลใดบุคคลหนึ่ง หรือการสื่อสารรหัสผ่านใหม่ให้กับผู้ที่ใช้บัญชีร่วมกันเสมอเมื่อมีการเปลี่ยนรหัสผ่าน
เกี่ยวข้อง: ฉันไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้ ควรทำอย่างไร?
อาจเกิดการบังคับให้ออกจากระบบขณะสร้างหรือดูคู่มือ
มีข้อจำกัดในจำนวนการเชื่อมต่อพร้อมกันต่อบัญชี
เกี่ยวข้อง: ฉันสามารถใช้อุปกรณ์พร้อมกันด้วยบัญชี (User) เดียวกันได้กี่เครื่อง
เมื่อเกินขีดจำกัดการเชื่อมต่อพร้อมกัน การบังคับให้ออกจากระบบจะเกิดขึ้นเริ่มจากอุปกรณ์ที่มีการเข้าถึงล่าสุดเก่าที่สุด
เนื่องจากมีความเป็นไปได้ที่จะถูกบังคับให้ออกจากระบบกะทันหันระหว่างทำงานและสูญเสียข้อมูลที่กำลังสร้าง ควรระมัดระวังเกี่ยวกับจำนวนผู้ใช้ที่แชร์บัญชีเดียวกันและจำนวนการเชื่อมต่อพร้อมกัน
อาจต้องป้อนข้อมูลการเข้าสู่ระบบทุกครั้ง
ยิ่งมีคนแชร์บัญชีเดียวกันมากเท่าไร ยิ่งมีแนวโน้มที่จะเกินขีดจำกัดการเชื่อมต่อพร้อมกันที่กล่าวถึงข้างต้นมากขึ้นเท่านั้น
ดังนั้น อาจต้องเข้าสู่ระบบทุกครั้ง (* ) ซึ่งอาจทำให้การใช้งานยุ่งยาก
สิ่งเดียวกันนี้ใช้กับการเข้าสู่ระบบโดยใช้การลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว (SSO)
* หากไม่เกิดการบังคับให้ออกจากระบบ เซสชันการเข้าสู่ระบบจะมีอายุ 7 วัน
เกี่ยวข้อง: การจัดการเซสชัน คืออะไร?
ไม่สามารถรับการแจ้งเตือนต่างๆ ได้อย่างเหมาะสม
หากผู้ที่แชร์บัญชีทำเครื่องหมายว่าอ่านการแจ้งเตือนก่อน ผู้อื่นอาจไม่สังเกตเห็นการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้อง
นอกจากนี้ อาจได้รับการแจ้งเตือนที่มีเนื้อหาที่ไม่เกี่ยวข้องกับตนเอง
เกี่ยวข้อง: เมื่อใดการแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังอุปกรณ์มือถือ (สมาร์ทโฟน, แท็บเล็ต)?