เคล็ดลับการสร้างและดำเนินการหน้าเพจพอร์ทัล

Portal Page คืออะไร

Portal Page ช่วยให้คุณรวบรวมคู่มือที่เกี่ยวข้องกับงานไว้ในหน้าเดียว

ที่เกี่ยวข้อง: Portal Page คืออะไร
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/21838465421593

บทความนี้จะนำเสนอตัวอย่างการสร้าง Portal Page

หากต้องการทราบตัวอย่างการใช้งาน โปรดดูบทความต่อไปนี้

ที่เกี่ยวข้อง: [ตัวอย่างการใช้งาน] Portal Page | วิธีใช้ประโยชน์จากคู่มือในที่ทำงานให้มากขึ้น
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/22749574246169

ขั้นตอนและจุดสำคัญในการสร้างหน้า

พิจารณาวิธีแก้ปัญหา

ขั้นแรก ให้ชัดเจนเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบันและสิ่งที่ต้องการบรรลุ จากนั้นพิจารณาว่า Portal Page เหมาะสมเป็นแนวทางแก้ไขเพื่อเติมเต็มช่องว่างหรือไม่

วัตถุประสงค์หลักในการพัฒนาฟีเจอร์ Portal Page มีดังนี้

• ทำให้ผู้ดูเข้าถึงคู่มือได้ง่ายขึ้น
• สามารถแสดงข้อมูลที่จำเป็นสำหรับงานนอกเหนือจาก Teachme Biz ได้ในที่เดียวกัน

ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ปัจจุบันและสิ่งที่ต้องการบรรลุ อาจมีสิ่งอื่นที่ควรดำเนินการก่อน หรืออาจมีวิธีอื่นที่เหมาะสมกว่า

ตัวอย่างที่ควรดำเนินการก่อน

• สภาพแวดล้อมการดูยังไม่พร้อม
  → การเพิ่มอุปกรณ์และจัดเตรียมสภาพแวดล้อมการดูให้พร้อมจะช่วยได้
• คู่มือที่จำเป็นยังไม่ครบ
  → สร้างคู่มือที่ขาดหายไป
• Teachme Biz ยังไม่เป็นที่แพร่หลาย
  → แนะนำให้สร้างและเผยแพร่ Killer Content
  ที่เกี่ยวข้อง: [เอกสารประกอบ] ตัวอย่าง Killer Content ที่ควรสร้างในช่วงเริ่มต้นการใช้งาน Teachme Biz
  　https://help.teachme.jp/hc/th/articles/9316280679449

ตัวอย่างที่วิธีอื่นเหมาะสมกว่า

• ไม่ทราบว่าคู่มือใดมีข้อมูลที่ต้องการ
  → ตั้งชื่อคู่มือใหม่โดยคำนึงถึงมุมมองของผู้ดู
• แสดงโฟลเดอร์และคู่มือที่ไม่เกี่ยวข้องกับตนเอง ทำให้ค้นหายาก
  → มอบสิทธิ์เฉพาะที่จำเป็นตามตำแหน่งหรือขอบเขตหน้าที่
  ที่เกี่ยวข้อง: มีวิธีการตั้งค่าสิทธิ์อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อมีการเปลี่ยนบุคลากรหรือไม่
  https://help.teachme.jp/hc/th/articles/900005508926

กำหนดภาพการใช้งานให้ชัดเจน

หากสร้างหน้าที่ "ทุกคนใช้ได้แบบทั่วไป" จะทำให้ต้องค้นหาหน้าและคู่มือภายในหน้า ซึ่งท้ายที่สุดแล้วยังคงหาคู่มือได้ยากอยู่ดี
แนะนำให้กำหนดภาพการใช้งานให้ชัดเจนและวางโครงสร้างก่อนเริ่มสร้าง

ตัวอย่างการพิจารณาสำหรับธุรกิจโลจิสติกส์

ตัวอย่างการพิจารณาสำหรับธุรกิจค้าปลีก

ตัวอย่างการพิจารณาสำหรับธุรกิจอาหารและเครื่องดื่ม

วางโครงสร้างเนื้อหา

หากต้องการใส่ข้อมูลจำนวนมากในหน้า แนะนำให้ลิสต์รายการใน Excel หรือเครื่องมืออื่นก่อนเริ่มสร้างใน Teachme Biz

ขั้นตอนที่แนะนำ

1. พิจารณาหน่วยของหน้า
2. พิจารณาหน่วยของส่วน (Section)
3. เขียนสรุปข้อมูลที่จำเป็น
4. จัดคู่มือที่มีอยู่ลงในแต่ละหน้าและส่วน
5. สร้างคู่มือที่ยังขาดหายไป

โปรดใช้ "แผ่นงานการจัดระเบียบ" ในการวางแผนด้วย

　แผ่นงานการจัดระเบียบ (คลิกเพื่อดาวน์โหลดไฟล์ Excel ลงในอุปกรณ์ของคุณ)
　https://teachme-biz-lp.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/assets/files/cs/Teachme+Biz_portal_seirisheet.xlsx

　ที่เกี่ยวข้อง: วิธีดาวน์โหลดรายการคู่มือ (Web Browser)
　https://teachme.jp/8/manuals/7740634

สร้างหน้า

แทนที่จะมุ่งสู่การเผยแพร่ครั้งแรกที่ "สมบูรณ์แบบ" แนะนำให้เผยแพร่เมื่อมีเนื้อหาที่เป็นประโยชน์ในระดับหนึ่งแล้ว จากนั้นพัฒนาร่วมกับผู้ดูอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะมีประสิทธิภาพมากกว่า

เคล็ดลับการสร้าง

■ ไม่ควรใส่ส่วนหรือเนื้อหามากเกินไปในหน้าเดียว

• จำนวนส่วน (Section) ต่อหน้า: สูงสุด 10 ส่วน
• จำนวนเนื้อหาต่อส่วน: สูงสุด 12 รายการ

■ ตรวจสอบสิทธิ์การดูคู่มือ

ตรวจสอบว่าผู้ใช้ที่เป็นกลุ่มเป้าหมายได้เข้าร่วมโฟลเดอร์ที่บันทึกคู่มือที่ต้องการแสดงหรือไม่

　ที่เกี่ยวข้อง: เพิ่มหรือลบผู้ใช้งานในโฟลเดอร์ (Web Browser)
　https://teachme.jp/8/manuals/5505742

การตั้งค่าสิทธิ์ด้วย "ทีม" จะช่วยให้ตรวจสอบและแก้ไขได้สะดวกยิ่งขึ้น

　ที่เกี่ยวข้อง: วิธีจัดการทีมผู้ใช้งาน (Web Browser)
　https://teachme.jp/8/manuals/5505635

■ เปลี่ยนภาพปกคู่มือให้สอดคล้องกับภาพลักษณ์ของงาน

Before

After

　ที่เกี่ยวข้อง: การ "เปลี่ยน/แทนที่" รูปภาพหรือวิดีโอในคู่มือ (Web Browser)
　https://teachme.jp/8/manuals/10448963

■ เรียงหน้าตามลำดับที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ดูมากที่สุด

ใน "รายการ" ของ Portal Page หน้าต่างๆ จะแสดงตามลำดับชื่อ
หากจำเป็น ให้เพิ่มคำนำหน้าสำหรับการเรียงลำดับในชื่อหน้า

　ที่เกี่ยวข้อง: การจัดเรียงโฟลเดอร์และคู่มือ
　https://help.teachme.jp/hc/th/articles/900006675383

แจ้งให้ทราบ

สิ่งสำคัญคือการสื่อสารอย่างเป็นรูปธรรมจากระดับผู้นำไปยังพนักงาน โดยใช้โอกาสที่เป็นการพบปะจริง เช่น การประชุมเช้าหรือการประชุมประจำ

• จะเริ่มใช้งานตั้งแต่เมื่อใด
• ต้องการให้ใช้งานอย่างไร
• อุปกรณ์ที่ใช้
• เส้นทางการเข้าถึง
• การสาธิตการใช้งาน

จุดสำคัญในการเริ่มต้นใช้งาน

แจ้งเส้นทางการเข้าถึงให้ผู้ดูทราบอย่างชัดเจน

จะไม่มีประโยชน์หากหน้าที่สร้างขึ้นเพื่อให้ค้นหาง่ายกลับไม่เป็นที่รู้จัก หรือต้องใช้ความพยายามในการค้นหา
สร้างสภาพแวดล้อมที่ผู้ดูสามารถเข้าถึง Portal Page ได้อย่างสะดวก

• กรณีใช้ PC: แนะนำให้บุ๊กมาร์กในเบราว์เซอร์

※ ในอนาคต มีแผนจะเพิ่มฟีเจอร์สร้าง QR Code สำหรับ Portal Page เพื่อให้สแกนด้วยอุปกรณ์มือถือได้

จัดระเบียบและแจ้งขั้นตอนการรายงานเมื่อเนื้อหาหรือสิทธิ์ไม่เพียงพอ

หากเนื้อหาหรือสิทธิ์ไม่เพียงพอ หน้าที่สร้างขึ้นอย่างตั้งใจก็จะไม่สามารถทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ
แนะนำให้จัดทำคู่มือขั้นตอนการรายงานสำหรับกรณี "ไม่มีเนื้อหาที่ต้องการ" หรือ "เนื้อหาไม่แสดง" และวางไว้ที่ส่วนบนของหน้า

กำหนดช่วงเวลาการตรวจสอบและป