Cuối năm đang đến gần rồi.
Trong môi trường Teachme Biz của bạn, có phải số lượng quy trình ngày càng tăng, các quy trình cũ vẫn còn tồn đọng, hay cấu trúc thư mục trở nên lộn xộn không?
Như một phần của việc dọn dẹp cuối năm, tại sao không thử sắp xếp lại các quy trình để bước sang năm mới với tinh thần thoải mái trong công việc?
Bài viết này sẽ giới thiệu cách kiểm kê quy trình và cách xác định những quy trình không còn cần thiết.
Nắm bắt thực trạng (As-Is) và phân loại cần/không cần
Đầu tiên, giống như dọn dẹp bàn làm việc hay tủ hồ sơ, hãy lấy tất cả ra và phân loại cần/không cần.
Bạn có thể xuất danh sách toàn bộ quy trình trong Teachme Biz ra file CSV. Khi muốn dọn dẹp theo từng khu vực cụ thể, xuất theo thư mục sẽ rất tiện lợi.
Có nhiều cách để phân loại cần/không cần, nhưng lần này chúng tôi sẽ chia sẻ phương pháp được khuyến nghị mà chính công ty chúng tôi cũng đang áp dụng.
1. Áp dụng bộ lọc
Mở file CSV đã xuất và áp dụng bộ lọc trong Excel.
2. Loại các quy trình chưa công khai ra khỏi danh sách cần sắp xếp
Mục "publish_status" cho biết "quy trình có đang được công khai hay không", vì vậy hãy chỉ hiển thị những quy trình đang công khai "published".
Như vậy, danh sách cần sắp xếp đã được thu hẹp chỉ còn những quy trình đang công khai.
3. Xác định tiêu chí sắp xếp dựa trên việc quy trình có được xem trong một khoảng thời gian nhất định hay không
"Quy trình có được xem trong một khoảng thời gian nhất định hay không" là tiêu chí quan trọng khi sắp xếp.
Các mục dưới đây cho biết lượt xem gần đây:
- views_within_a_year: Lượt xem trong vòng 1 năm
- views_within_6_months: Lượt xem trong vòng 6 tháng
- views_within_3_months: Lượt xem trong vòng 3 tháng
- views_within_a_month: Lượt xem trong vòng 1 tháng
- views_within_a_week: Lượt xem trong vòng 1 tuần
Ví dụ:
- Những quy trình không được xem lần nào trong vòng 1 năm thì có thể kết luận là sẽ không ai xem nữa
- Những quy trình được xem dưới 10 lần trong vòng 3 tháng thì có thể kết luận là nhu cầu sử dụng thấp
Hãy xác định tiêu chí một cách tổng quát phù hợp với môi trường của công ty bạn.
4. Kiểm tra từng quy trình nằm trong tiêu chí sắp xếp và quyết định xử lý như thế nào
Mở quy trình từ mục "url" để kiểm tra nội dung. Sau khi kiểm tra và quyết định xử lý, hãy thêm 1 cột vào Excel và ghi lại hướng xử lý (lưu trữ, chuyển thư mục, cập nhật nội dung, v.v.).
5. Đối với các quy trình đã quyết định lưu trữ, hãy kiểm tra tình trạng sử dụng từng quy trình để chắc chắn
Kiểm tra tình trạng sử dụng của từng quy trình theo hướng dẫn dưới đây.
Kiểm tra tình trạng xem chi tiết và lịch sử tìm kiếm từ khóa của quy trình (Phiên bản Web Browser)
Điểm quan trọng là hãy kiểm tra xem quy trình cần lưu trữ hoặc xóa có đang được liên kết từ nơi nào không. Nếu có nguồn liên kết, hãy kiểm tra xem quy trình nguồn có bị lỗi thời không, rồi thực hiện các chỉnh sửa như gỡ liên kết.
Nếu không có nguồn liên kết thì bạn có thể lưu trữ ngay!
Người ta cũng hay nói rằng quần áo nếu hơn 1 năm không mặc thì sẽ không mặc nữa.
Hãy tham khảo các quy trình dưới đây để thực hiện chuyển thư mục và lưu trữ.
Bắt đầu công việc trong môi trường gọn gàng
Lần này, chúng tôi đã giới thiệu các tính năng có thể sử dụng để sắp xếp lại quy trình.
Cũng như làm việc trong một căn phòng sạch sẽ sẽ khiến bạn cảm thấy dễ chịu, khi Teachme Biz được sắp xếp gọn gàng, những tình huống như "xem quy trình cũ và thực hiện sai thao tác" hay "không biết quy trình ở đâu" sẽ giảm đi đáng kể, giúp nâng cao hiệu quả công việc. Hãy thử áp dụng ngay nhé.