Việc tạo ra một hướng dẫn không chỉ đơn thuần là tài liệu hóa—mà còn là đảm bảo người đọc có thể hiểu nó một cách đúng đắn.
Ngay cả khi bạn có một hướng dẫn "chính xác", nếu người đọc không thể hiểu các phương pháp và thực hiện nhiệm vụ của họ khi xem nó, thì hướng dẫn đó không đạt được mục đích của nó.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu những lỗi phổ biến trong hướng dẫn và những điểm cơ bản về cách chuyển đổi chúng thành tài liệu dễ hiểu.
Ba Điểm Chính để Tạo Hướng Dẫn Dễ Hiểu
Có ba điểm chung cơ bản giúp hướng dẫn dễ hiểu.
- Điểm chính và lưu ý quan trọng rõ ràng
- Cấu trúc đơn giản với lượng thông tin phù hợp
- Sử dụng hình ảnh, video và văn bản phù hợp theo mục đích
Bằng cách ghi nhớ những điểm này, người xem hướng dẫn của bạn sẽ dễ dàng hiểu nội dung hơn.
Mặc dù "nội dung chính xác" chắc chắn là quan trọng, nhưng bản chất của một hướng dẫn tốt là "truyền đạt đúng" để có thể "đọc và hiểu trong thời gian ngắn" và "dễ dàng tái hiện".
Bây giờ, hãy xem xét các ví dụ về hướng dẫn không tuân theo những điểm này và cách cải thiện chúng.
[Ví Dụ Không Tốt 1] Hình ảnh hoặc video chỉ được dán vào/điểm chính không được mô tả
Tại sao đây là vấn đề?
Thông tin dự định truyền đạt qua hình ảnh hoặc video không rõ ràng ngay lập tức.
Mặc dù có hình ảnh giúp dễ hiểu tình huống hơn, nhưng việc chỉ dán hình ảnh mà không có ngữ cảnh khiến khó nắm bắt các điểm chính cần nhấn mạnh, dẫn đến hướng dẫn không thể tái hiện được.
Làm thế nào để cải thiện?
Sử dụng đánh dấu và chỉnh sửa video để cho người xem biết họ nên tập trung vào đâu từ góc nhìn của họ.
Ví dụ, những điểm như:
- Đối với tài liệu hoặc màn hình hệ thống, bao gồm các điểm kiểm tra cho việc nhập dữ liệu hoặc thao tác
- Đối với hành động, làm nổi bật các chuyển động chính hoặc những điều cần cẩn thận
Ngoài ra, bổ sung thông tin như thời gian làm việc và trạng thái lý tưởng trong mô tả cung cấp tham khảo hữu ích trong quá trình làm việc.
[Ví Dụ Không Tốt 2] Nhiều nhiệm vụ được nhồi nhét vào một hướng dẫn
Nội dung cho người dùng (vị trí vật tư) và nội dung cho quản trị viên (phương pháp đặt hàng, bước 5-9) được trộn lẫn trong một hướng dẫn
Tại sao đây là vấn đề?
Trở nên khó tìm thông tin cụ thể khi người dùng chỉ muốn kiểm tra một phần của quy trình.
Giả sử có một hướng dẫn cho hoạt động thu ngân. Ngay cả một quy trình thu ngân đơn giản cũng bao gồm nhiều nhiệm vụ như quét sản phẩm và xử lý tiền. Các bước này thường được nhồi nhét vào một hướng dẫn duy nhất. Với các yếu tố bổ sung như thanh toán điện tử và phiếu giảm giá qua ứng dụng điện thoại thông minh, có rất nhiều thứ cần nhớ.
Khi người dùng cần tham khảo chỉ những phần họ không chắc chắn trong quá trình làm việc, việc tìm thông tin cụ thể trở nên khó khăn.
Làm thế nào để cải thiện?
Nếu một hướng dẫn duy nhất chứa nội dung cho nhiều hoạt động, hãy xem xét liệu nó có thể được chia thành các hướng dẫn riêng biệt không.
Ở đây, hãy nghĩ về các hoạt động như sự kết hợp của "quy trình", "nhiệm vụ" và "hành động".
Trong sản xuất, có một phương pháp gọi là IE (Kỹ thuật Công nghiệp) phân tích hoạt động bằng cách chia chúng thành ba danh mục này để cải thiện hoạt động.
Trong hầu hết các trường hợp, hướng dẫn được tạo cho từng "hoạt động" hoặc "nhiệm vụ". Tạo các bước cho mỗi "hành động" trong các "nhiệm vụ" đó sẽ tạo ra hướng dẫn dễ hiểu hơn.
Thay vì tạo một hướng dẫn có nhãn "Hoạt động Thu ngân", hãy tạo hướng dẫn cho từng "quy trình" như "Phương thức Thanh toán Tiền mặt" hoặc "Phương thức Thanh toán Thẻ tín dụng".
Bằng cách tạo hướng dẫn ở cấp độ "quy trình", bạn sẽ có khoảng 15-20 bước cho mỗi hướng dẫn, giúp người dùng dễ dàng tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm.
Nếu một quy trình bao gồm các nhiệm vụ phức tạp (với nhiều hành động), hãy xem xét việc tạo hướng dẫn riêng cho những "nhiệm vụ" đó nữa.
Khi chia hoạt động thành nhiều hướng dẫn theo cách này, bạn có thể:
- Sắp xếp chúng trong thư mục/thư mục con
- Tạo hướng dẫn chỉ mục bằng cách sử dụng liên kết hướng dẫn liên quan
Cách tiếp cận này giúp hướng dẫn dễ tìm hơn.
[Ví Dụ Không Tốt 3] Tạo hướng dẫn chỉ bằng video
Tại sao đây là vấn đề?: Video có điểm mạnh và điểm yếu, vì vậy chúng nên được sử dụng có chọn lọc
Video rất tốt để hiển thị chuyển động, khiến chúng hữu ích cho các nhiệm vụ lần đầu tiên khi việc hiểu trình tự hành động là quan trọng. Tuy nhiên, khi người dùng cần tìm thông tin cụ thể, họ phải tìm kiếm trong toàn bộ video. Điều quan trọng là hiểu đặc điểm của cả video và hình ảnh tĩnh để sử dụng chúng một cách thích hợp.
▽Video
・Điểm mạnh: Có thể thể hiện dòng chảy của chuyển động, tốc độ và âm thanh
・Điểm yếu: Người dùng cần tìm kiếm các phần liên quan khi kiểm tra các bước cụ thể/video dài có thể gây phiền toái cho người xem
▽Hình ảnh tĩnh
・Điểm mạnh: Hiển thị rõ ràng quy trình làm việc/dễ xem lại
・Điểm yếu: Thông tin bị phân mảnh, khiến khó nắm bắt nhiệm vụ như một quá trình liên tục
Như được hiển thị trong hướng dẫn dưới đây, việc tạo video chỉ cho các bước mà chuyển động chi tiết là quan trọng sẽ tạo ra hướng dẫn dễ hiểu hơn.
【Mẫu】Cách Làm Dashi (Nước Dùng Nhật Bản)
ーーーーーーー
Bắt đầu cũng rất quan trọng.
Trong bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu ba điểm chính để tạo hướng dẫn dễ hiểu:
- Điểm chính và lưu ý quan trọng rõ ràng
- Cấu trúc đơn giản với lượng thông tin phù hợp
- Sử dụng hình ảnh, video và văn bản phù hợp theo mục đích
Tuy nhiên, bạn không cần tập trung vào tất cả các điểm này ngay từ đầu.
Để duy trì động lực trong quá trình tạo, một cách tiếp cận là trước tiên tạo hướng dẫn một cách trực quan, sau đó sử dụng các điểm này như danh sách kiểm tra khi chỉnh sửa.
Đọc qua hướng dẫn của bạn từ góc nhìn của người xem thường tiết lộ các lĩnh vực cần cải thiện mà bạn có thể không nhận thấy.
Vui lòng xem xét đưa những mẹo này vào hướng dẫn tạo tài liệu của công ty bạn.
＼Hãy tạo hướng dẫn với Teachme Biz!／