Khi vận hành Teachme Biz, chắc hẳn bạn sẽ tò mò về việc ai đang tạo bao nhiêu tài liệu hướng dẫn.
「Việc tạo tài liệu hướng dẫn khi triển khai Teachme Biz không tiến triển được...」
「Sau khi tạo tài liệu hướng dẫn hàng loạt lúc triển khai, không có tài liệu mới nào được tạo thêm...」
Đây là những vấn đề thường được phản ánh.
Người tạo tài liệu hướng dẫn là Con người
Sử dụng Teachme Biz giúp bạn có thể tạo tài liệu hướng dẫn một cách dễ dàng. Tuy nhiên, tài liệu cần thiết không tự động xuất hiện, mà chỉ được hoàn thành khi con người thực sự tạo ra nó.
Trong nhiều trường hợp, việc tạo tài liệu hướng dẫn là công việc được cộng thêm vào công việc thường ngày. Điều quan trọng là người phụ trách không nên phó mặc hoàn toàn cho người tạo, mà cần có biện pháp nâng cao mức độ ưu tiên của công việc tạo tài liệu.
Điều gì xảy ra khi không nắm bắt được tình trạng tạo tài liệu
Điều gì sẽ xảy ra nếu không nắm bắt được tình trạng tạo tài liệu? Có 3 điểm quan trọng.
- Kế hoạch ban đầu về việc tạo tài liệu bị đình trệ, không thể bắt đầu vận hành.
- Những người tạo tài liệu đúng đắn không được đánh giá, dẫn đến giảm động lực tạo tài liệu.
- Không thể thực hiện các biện pháp khắc phục phù hợp theo từng tình huống.
Việc nắm bắt tình trạng tạo tài liệu không đảm bảo chắc chắn rằng kế hoạch sẽ được thực hiện.
Tuy nhiên, bằng cách quản lý tiến độ mục tiêu và nhân sự cần thiết để đạt được kế hoạch một cách phù hợp, bạn có thể nâng cao xác suất thực hiện kế hoạch.
Ngược lại với việc không nắm bắt tình trạng tạo tài liệu, khi quản lý dựa trên dữ liệu một cách chính xác:
- Có thể xác nhận tiến độ của kế hoạch
- Có thể nắm bắt và đánh giá những người tạo được theo kế hoạch và những người chưa làm được
- Có thể thực hiện các biện pháp khắc phục phù hợp theo tiến độ và tình trạng của người tạo
Qua đó, có thể vận hành chu trình cải tiến hướng đến việc triển khai và ổn định hóa.
Ngoài ra, quan điểm thứ 2 về "có thể nắm bắt và đánh giá những người tạo được theo kế hoạch và những người chưa làm được" cũng có hiệu quả trong trường hợp khuyến khích tạo mới tài liệu sau khi bắt đầu vận hành.
Tôi hy vọng bạn đã hiểu được tầm quan trọng của việc nắm bắt tình trạng tạo tài liệu với tư cách là người phụ trách.
Phương pháp nắm bắt tình trạng tạo tài liệu
Cách kiểm tra nhanh: Xem theo thư mục
Trong màn hình danh sách thư mục, bạn có thể xác nhận số lượng tài liệu đã công bố theo từng thư mục.
Trong giai đoạn tạo tài liệu ban đầu khi triển khai Teachme Biz, bằng cách ứng dụng tính năng này và tạo thư mục hoặc thư mục con theo từng người phụ trách, bạn có thể xác nhận "ai đang tạo bao nhiêu tài liệu" với tải trọng tối thiểu.
Tuy nhiên, không thể xác nhận số lượng tài liệu đang ở trạng thái bản nháp. Vì tùy theo người tạo, có thể có trường hợp đang tạo đồng thời nhiều tài liệu song song, hãy kiểm tra thêm trạng thái của các tài liệu trong thư mục nếu cần thiết.
Sau khi việc tạo tài liệu hoàn tất một lượt, bạn có thể di chuyển chúng sang thư mục được tạo theo đơn vị phòng ban hoặc đơn vị loại nghiệp vụ, rồi bắt đầu vận hành.
Cách xác nhận chi tiết: Xác nhận từ CSV danh sách tình trạng sử dụng của người dùng
Bạn cũng có thể xuất tình trạng sử dụng của người dùng như ngày giờ đăng nhập lần cuối, số lượng tài liệu sở hữu, v.v. dưới dạng CSV và xem dưới dạng danh sách.
※ Chỉ quản trị viên nhóm và phó quản trị viên mới có thể xuất CSV.
Sử dụng chức năng lọc trong phần mềm bảng tính như Excel, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự tăng dần/giảm dần của số lượng tài liệu sở hữu (manual_count) để xác nhận người dùng có nhiều và ít tài liệu được tạo.
Số lượng tài liệu sở hữu bao gồm tất cả các tài liệu đã công bố, bản nháp và đã lưu trữ.
Hành động tiếp theo sau khi nắm bắt tình trạng tạo tài liệu
Sau khi nắm bắt tình trạng tạo tài liệu, có 2 việc cần thực hiện: "nắm bắt nguyên nhân đối với tình trạng tạo tài liệu của người tạo" và "xem xét & thực hiện biện pháp đối phó".
Nắm bắt nguyên nhân đối với tình trạng tạo tài liệu
Tiến hành xác nhận từng người tạo được và chưa tạo được. Nếu khó xác nhận tất cả mọi người, nên phỏng vấn một vài người ở vị trí trên hoặc dưới trong bảng xếp hạng tình trạng tạo tài liệu.
Nội dung phỏng vấn như sau.
[Ví dụ nội dung phỏng vấn người đã làm được]
- Thời gian tạo một tài liệu là bao lâu
- Có gặp khó khăn gì trong quá trình tạo không
- Có mẹo nào để tạo hiệu quả không
[Ví dụ nội dung phỏng vấn người chưa làm được]
- Có thể đảm bảo được thời gian để tạo không
- Có gặp khó khăn gì liên quan đến phương pháp tạo không
- Có gặp khó khăn gì liên quan đến nội dung cần tạo không
Đối với người đã làm được, bằng cách xác nhận thời gian tạo, những khó khăn gặp phải trong quá trình tạo và các mẹo tạo hiệu quả, bạn có thể thu thập các vấn đề và kiến thức trong quá trình thúc đẩy tạo tài liệu.
Đối với người chưa làm được, điểm mấu chốt là xác nhận điểm tắc nghẽn là gì.
Xem xét và thực hiện biện pháp đối phó
Mục đích của việc xem xét biện pháp đối phó là đạt được kế hoạch. Khi phỏng vấn những người chưa làm được ở trên, biện pháp đối phó sẽ khác nhau tùy theo điểm tắc nghẽn.
- Không thể đảm bảo thời gian để tạo
Trong trường hợp này, dù có truyền đạt bao nhiêu bí quyết, họ cũng không thể tạo được. Cần có biện pháp tác động để có thể đảm bảo thời gian. Tùy trường hợp, nên kéo cả cấp trên vào cuộc. Nếu vẫn khó đảm bảo thời gian, cần thay đổi người phụ trách tạo tài liệu.
- Gặp khó khăn về phương pháp tạo
Dù có thời gian, nhưng nếu không hiểu phương pháp tạo thì không thể tiến hành như mong muốn. Hãy giải quyết bằng cách giúp họ hiểu các thao tác cơ bản của Teachme Biz và chia sẻ kiến thức từ những người đã làm được.
- Gặp khó khăn về nội dung cần tạo
Nếu người phụ trách tạo chưa sắp xếp được trong đầu nội dung công việc cần đưa vào tài liệu, có thể xảy ra trường hợp họ một mình suy nghĩ mãi không ra. Trong trường hợp đó, hãy khuyến khích họ kéo thêm người thực hiện công việc khác vào để có cơ hội thống nhất nội dung.
Tất nhiên những điều trên chỉ là một số ví dụ, và có thể sẽ xuất hiện nhiều trường hợp khác nhau. Trong mọi tình huống, điều quan trọng là thường xuyên xác nhận tiến độ so với thời hạn và định kỳ điều chỉnh hướng đi, chẳng hạn như kéo dài thời hạn, thay đổi số lượng mục tiêu tạo tài liệu.
Tổng kết
Bạn đã có hình dung về việc nắm bắt tình trạng tạo tài liệu có thể giúp nâng cao khả năng đạt được mục tiêu và kế hoạch chưa?
Mặc dù hiểu được tầm quan trọng của việc tạo tài liệu, nhưng vẫn có nhiều người không thể thực sự tạo được. Dù đã hiểu trong đầu rằng về lâu dài, tài liệu sẽ giúp giảm gánh nặng hướng dẫn, giảm sai sót, nhưng thực tế công việc trước mắt quá bận rộn khiến hành động không theo kịp — đây là điều thường xuyên xảy ra.
Đối với các quản trị viên đang gặp vấn đề "việc tạo tài liệu trong giai đoạn đầu triển khai không tiến triển" hoặc "số lượng tài liệu không tăng sau khi bắt đầu vận hành", hãy thử nắm bắt số lượng tài liệu được tạo của từng người dùng như một nhiệm vụ định kỳ, chẳng hạn mỗi tuần một lần, mỗi tháng một lần.