Khi vận hành Teachme Biz, bạn có thể tự hỏi ai đang tạo bao nhiêu quy trình.
「Việc tạo quy trình khi mới triển khai Teachme Biz không tiến triển được...」
「Sau khi tạo hàng loạt quy trình lúc triển khai, không có quy trình mới nào được tạo thêm...」
Đây là những vấn đề thường được nghe đến.
Người tạo ra quy trình chính là Con người
Bằng cách sử dụng Teachme Biz, bạn có thể tạo quy trình một cách dễ dàng. Tuy nhiên, các quy trình cần thiết không tự động xuất hiện, mà chỉ được hoàn thành khi Con người thực sự tạo ra chúng.
Trong nhiều trường hợp, việc tạo quy trình là công việc được thêm vào bên cạnh công việc thường ngày. Điều quan trọng là người phụ trách không nên phó mặc cho người tạo, mà cần nâng cao mức độ ưu tiên cho công việc tạo quy trình.
Điều gì xảy ra khi không nắm được tình trạng tạo quy trình
Điều gì sẽ xảy ra khi không nắm được tình trạng tạo quy trình? Có 3 điểm chính.
- Kế hoạch ban đầu tạo quy trình bị đình trệ, không thể bắt đầu vận hành.
- Những người tạo đúng kế hoạch không được đánh giá cao, làm giảm động lực tạo quy trình.
- Không thể thực hiện các biện pháp khắc phục phù hợp theo tình hình.
Nắm được tình trạng tạo quy trình không nhất thiết đảm bảo kế hoạch sẽ được thực hiện.
Tuy nhiên, bằng cách quản lý nhân lực cần thiết và Quản lý tiến độ mục tiêu một cách phù hợp, bạn có thể nâng cao xác suất thực hiện kế hoạch.
Ngược lại với việc không nắm được tình trạng tạo quy trình, bằng cách quản lý dựa trên dữ liệu một cách đúng đắn, bạn có thể:
- Xác nhận được tiến độ thực hiện kế hoạch
- Nắm bắt và đánh giá được những người tạo đúng kế hoạch và những người chưa đạt
- Thực hiện các biện pháp khắc phục phù hợp dựa trên tiến độ và tình trạng của người tạo
Từ đó, bạn có thể vận hành chu kỳ cải tiến hướng đến việc triển khai và định hình.
Ngoài ra, quan điểm thứ 2 về "Nắm bắt và đánh giá được những người tạo đúng kế hoạch và những người chưa đạt" cũng có hiệu quả trong việc khuyến khích tạo quy trình mới sau khi bắt đầu vận hành.
Hy vọng bạn đã hiểu được tầm quan trọng của việc nắm bắt tình trạng tạo quy trình với tư cách là người phụ trách.
Cách nắm bắt tình trạng tạo quy trình
Cách kiểm tra nhanh: Xem theo Thư mục
Trong màn hình danh sách Thư mục, bạn có thể xác nhận số lượng Công khai quy trình theo từng Thư mục.
Trong giai đoạn tạo quy trình ban đầu khi triển khai Teachme Biz, bằng cách áp dụng tính năng này và tạo Thư mục hoặc Thư mục con theo từng người phụ trách, bạn có thể xác nhận "ai đang tạo bao nhiêu quy trình" với tải tối thiểu.
Tuy nhiên, không thể xác nhận số lượng quy trình ở trạng thái Bản nháp. Tùy người tạo, có trường hợp họ đang tạo song song nhiều quy trình cùng lúc, vì vậy hãy kiểm tra thêm trạng thái của quy trình trong Thư mục nếu cần.
Sau khi việc tạo quy trình hoàn tất, bạn có thể chuyển chúng sang các Thư mục được tạo theo đơn vị bộ phận hoặc loại công việc để bắt đầu vận hành.
Cách xác nhận chi tiết: Xác nhận từ CSV Tình trạng sử dụng của Người dùng
Bạn cũng có thể Xuất Tình trạng sử dụng của Người dùng như ngày đăng nhập cuối cùng, số lượng Hướng dẫn Sở hữu, v.v. dưới dạng CSV và xem dưới dạng danh sách.
※ Chỉ Quản trị viên nhóm và Phó quản trị viên mới có thể xuất CSV.
Bằng cách sử dụng chức năng lọc trong phần mềm bảng tính như Excel, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự tăng dần/giảm dần của số lượng Hướng dẫn Sở hữu (manual_count) để xác nhận những Người dùng có số lượng quy trình nhiều hoặc ít.
Số lượng Hướng dẫn Sở hữu bao gồm tất cả các quy trình ở trạng thái công khai, Bản nháp và Lưu trữ.
Hành động tiếp theo sau khi nắm bắt tình trạng tạo quy trình
Sau khi nắm bắt tình trạng tạo quy trình, có 2 việc cần thực hiện: "Nắm bắt nguyên nhân liên quan đến tình trạng tạo của người tạo" và "Cân nhắc và thực hiện các biện pháp đối phó".
Nắm bắt nguyên nhân liên quan đến tình trạng tạo
Hãy xác nhận từng người, bao gồm cả những người đang làm được và chưa làm được. Nếu khó xác nhận tất cả mọi người, hãy phỏng vấn một số người đứng đầu hoặc cuối bảng về tình trạng tạo.
Nội dung phỏng vấn như sau.
[Ví dụ nội dung phỏng vấn người đang làm được]
- Mỗi quy trình mất bao lâu để tạo
- Có gặp khó khăn gì trong quá trình tạo không
- Có bí quyết nào để tạo hiệu quả hơn không
[Ví dụ nội dung phỏng vấn người chưa làm được]
- Có đảm bảo được thời gian tạo không
- Có gặp khó khăn gì liên quan đến cách tạo không
- Có gặp khó khăn gì liên quan đến nội dung tạo không
Đối với những người đang làm được, bằng cách xác nhận thời gian tạo, những khó khăn gặp phải và bí quyết tạo hiệu quả, bạn có thể thu thập các vấn đề và kiến thức trong quá trình thực hiện.
Đối với những người chưa làm được, điểm mấu chốt là xác nhận nút thắt cổ chai là gì.
Cân nhắc và thực hiện các biện pháp đối phó
Mục đích của việc cân nhắc biện pháp đối phó là để đạt được kế hoạch. Tùy thuộc vào nút thắt cổ chai, biện pháp đối phó sẽ khác nhau khi phỏng vấn những người chưa làm được ở trên.
- Không đảm bảo được thời gian tạo
Trong trường hợp này, dù bạn chia sẻ bao nhiêu bí quyết, họ cũng không thể tạo được. Cần tác động để đảm bảo thời gian. Tùy trường hợp, có thể cần kéo cả cấp trên vào cuộc. Nếu vẫn khó đảm bảo thời gian, cần phải thay đổi người phụ trách tạo.
- Gặp khó khăn liên quan đến cách tạo
Dù có thời gian nhưng nếu không hiểu cách tạo thì cũng không thể tiến hành như mong muốn. Hãy giải quyết bằng cách giúp họ hiểu các thao tác cơ bản của Teachme Biz và chia sẻ kiến thức của những người đang làm được.
- Gặp khó khăn liên quan đến nội dung tạo
Nếu người phụ trách tạo chưa sắp xếp được trong đầu nội dung công việc cần đưa vào quy trình, có thể có trường hợp họ suy nghĩ một mình mãi. Trong trường hợp đó, hãy khuyến khích họ kéo những người thực hiện công việc khác vào để có cơ hội thống nhất nội dung.
Tất nhiên, những điều trên chỉ là một vài ví dụ, và sẽ có nhiều tình huống khác nhau xuất hiện. Trong mọi trường hợp, điều quan trọng là thường xuyên kiểm tra tiến độ so với Thời hạn và định kỳ điều chỉnh, chẳng hạn như kéo dài Thời hạn hoặc thay đổi số lượng mục tiêu tạo.
Tóm tắt
Bạn đã hình dung được rằng việc nắm bắt tình trạng tạo quy trình có thể nâng cao khả năng đạt được mục tiêu và kế hoạch chưa?
Dù hiểu được tầm quan trọng của việc tạo quy trình, nhưng cũng có nhiều người không thể thực sự tạo được. Dù trong đầu hiểu rằng quy trình về lâu dài sẽ giảm gánh nặng hướng dẫn và giảm thiểu sai sót, nhưng việc bị cuốn vào công việc trước mắt khiến hành động không theo kịp là điều thường xảy ra.
Đối với những quản trị viên gặp tình trạng "Việc tạo quy trình trong giai đoạn đầu triển khai không tiến triển" hoặc "Số lượng quy trình không tăng sau khi bắt đầu vận hành", hãy thử nắm bắt số lượng quy trình được tạo của từng Người dùng một cách định kỳ, chẳng hạn mỗi tuần một lần, mỗi tháng một lần.