Khi vận hành Teachme Biz, bạn có thể thắc mắc ai đang tạo bao nhiêu tài liệu hướng dẫn.
「Việc tạo tài liệu hướng dẫn khi triển khai Teachme Biz không tiến triển được...」
「Sau khi tạo hàng loạt tài liệu hướng dẫn lúc triển khai, không có tài liệu mới nào được tạo thêm...」
Đây là những vấn đề thường xuyên được phản ánh.
Con người mới là người tạo ra tài liệu hướng dẫn
Teachme Biz giúp bạn tạo tài liệu hướng dẫn một cách dễ dàng. Tuy nhiên, tài liệu cần thiết không tự động được tạo ra, mà chỉ hoàn thành khi con người thực sự ngồi xuống và tạo chúng.
Trong hầu hết các trường hợp, việc tạo tài liệu hướng dẫn là công việc bổ sung chồng lên công việc thường ngày. Thay vì để mặc người tạo tự xoay sở, điều quan trọng là người phụ trách cần nâng cao mức độ ưu tiên của công việc tạo tài liệu hướng dẫn.
Điều gì xảy ra khi không nắm được tình trạng tạo tài liệu
Điều gì sẽ xảy ra nếu không nắm được tình trạng tạo tài liệu? Có 3 điểm chính cần lưu ý.
- Kế hoạch tạo tài liệu ban đầu bị đình trệ, không thể bắt đầu vận hành.
- Những người tạo tài liệu đúng hạn không được ghi nhận, khiến động lực tạo tài liệu giảm sút.
- Không thể đưa ra biện pháp khắc phục phù hợp theo tình huống.
Nắm được tình trạng tạo tài liệu không đảm bảo chắc chắn sẽ thực hiện được kế hoạch.
Tuy nhiên, bằng cách quản lý tiến độ mục tiêu và nguồn nhân lực cần thiết để đạt kế hoạch một cách hợp lý, bạn có thể nâng cao khả năng hiện thực hóa kế hoạch.
Ngược lại với việc không nắm được tình trạng tạo tài liệu, khi quản lý dựa trên dữ liệu cụ thể, bạn có thể:
- Kiểm tra được tiến độ thực hiện kế hoạch
- Nắm bắt và đánh giá được người tạo tài liệu đúng kế hoạch và người chưa đạt
- Đưa ra biện pháp khắc phục phù hợp dựa trên tiến độ và tình trạng của người tạo
Từ đó, bạn có thể vận hành chu trình cải tiến hướng tới việc triển khai và định hình thói quen sử dụng.
Ngoài ra, góc nhìn thứ 2 — "Nắm bắt và đánh giá được người tạo tài liệu đúng kế hoạch và người chưa đạt" — cũng rất hữu ích khi khuyến khích tạo thêm tài liệu mới sau khi bắt đầu vận hành.
Tôi hy vọng bạn đã hiểu được tầm quan trọng của việc nắm bắt tình trạng tạo tài liệu với tư cách người phụ trách.
Cách nắm bắt tình trạng tạo tài liệu
Cách kiểm tra nhanh: Xem theo thư mục
Trong màn hình danh sách thư mục, bạn có thể xem số lượng tài liệu hướng dẫn đã công bố theo từng thư mục.
Trong giai đoạn tạo tài liệu ban đầu khi triển khai Teachme Biz, bạn có thể ứng dụng tính năng này bằng cách tạo thư mục hoặc thư mục con cho từng người phụ trách, giúp xác nhận "ai đang tạo bao nhiêu tài liệu" với mức tải tối thiểu.
Tuy nhiên, số lượng tài liệu ở trạng thái nháp sẽ không thể xem được. Vì một số người tạo có thể đang tạo song song nhiều tài liệu cùng lúc, hãy kiểm tra thêm trạng thái của các tài liệu trong thư mục nếu cần.
Sau khi hoàn thành việc tạo tài liệu, bạn có thể di chuyển chúng vào các thư mục được tạo theo đơn vị phòng ban hoặc loại công việc để bắt đầu vận hành.
Cách xem chi tiết: Kiểm tra qua CSV danh sách tình trạng sử dụng của người dùng
Bạn cũng có thể xuất tình trạng sử dụng của người dùng — bao gồm ngày giờ đăng nhập lần cuối, số lượng tài liệu sở hữu, v.v. — dưới dạng CSV để xem dạng danh sách.
※ Chỉ quản trị viên nhóm và phó quản trị viên mới có thể xuất CSV.
Sử dụng tính năng bộ lọc trong phần mềm bảng tính như Excel, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự tăng/giảm dần của số lượng tài liệu sở hữu (manual_count) để xác định người dùng có nhiều hoặc ít tài liệu được tạo.
Số lượng tài liệu sở hữu bao gồm tất cả tài liệu ở trạng thái công bố, nháp và lưu trữ.
Bước tiếp theo sau khi nắm bắt tình trạng tạo tài liệu
Sau khi nắm bắt tình trạng tạo tài liệu, có 2 việc cần thực hiện: "Nắm bắt nguyên nhân đằng sau tình trạng tạo tài liệu của người tạo" và "Xem xét và thực hiện biện pháp đối phó".
Nắm bắt nguyên nhân đằng sau tình trạng tạo tài liệu
Hãy xác nhận riêng với những người đang tạo được và những người chưa tạo được. Nếu khó có thể hỏi tất cả mọi người, hãy phỏng vấn một vài người ở top trên hoặc top dưới theo tình trạng tạo tài liệu.
Nội dung phỏng vấn như sau.
[Ví dụ nội dung phỏng vấn người đang làm tốt]
- Mất bao nhiêu thời gian để tạo một tài liệu hướng dẫn?
- Có gặp khó khăn gì trong quá trình tạo không?
- Có bí quyết nào để tạo tài liệu hiệu quả không?
[Ví dụ nội dung phỏng vấn người chưa làm được]
- Có đảm bảo được thời gian để tạo không?
- Có gặp khó khăn gì về phương pháp tạo không?
- Có gặp khó khăn gì về nội dung cần tạo không?
Đối với những người đang làm tốt, bằng cách hỏi về thời gian tạo, những khó khăn gặp phải và bí quyết tạo tài liệu hiệu quả, bạn có thể thu thập các vấn đề và kiến thức hữu ích trong quá trình thực hiện.
Đối với những người chưa làm được, điểm mấu chốt là xác định đâu là điểm nghẽn của họ.
Xem xét và thực hiện biện pháp đối phó
Mục đích của việc xem xét biện pháp đối phó là để đạt được kế hoạch. Khi phỏng vấn những người chưa làm được như trên, biện pháp xử lý sẽ khác nhau tùy theo điểm nghẽn.
- Không đảm bảo được thời gian tạo tài liệu
Trong trường hợp này, dù chia sẻ bao nhiêu bí quyết cũng không thể tạo được tài liệu. Cần tác động để họ có thể đảm bảo được thời gian. Nếu cần, hãy kéo cả cấp trên vào cuộc. Nếu vẫn khó đảm bảo thời gian, cần xem xét thay đổi người phụ trách tạo tài liệu.
- Gặp khó khăn về phương pháp tạo
Dù có thời gian nhưng không hiểu cách tạo thì cũng không thể tiến hành theo ý muốn. Hãy giải quyết bằng cách giúp họ nắm vững các thao tác cơ bản của Teachme Biz và chia sẻ kiến thức từ những người đang làm tốt.
- Gặp khó khăn về nội dung cần tạo
Nếu người phụ trách tạo tài liệu chưa sắp xếp được nội dung công việc trong đầu, có thể xảy ra trường hợp họ một mình loay hoay suy nghĩ mãi. Trong trường hợp đó, hãy khuyến khích họ tạo cơ hội để trao đổi, thống nhất nội dung với những người thực hiện công việc khác ngoài người phụ trách.
Tất nhiên những ví dụ trên chỉ là một phần nhỏ, và sẽ có nhiều trường hợp khác nhau phát sinh. Dù trong bất kỳ tình huống nào, điều quan trọng là thường xuyên kiểm tra tiến độ so với thời hạn và định kỳ điều chỉnh hướng đi, chẳng hạn như gia hạn thêm hoặc thay đổi mục tiêu số lượng tài liệu cần tạo.
Tóm tắt
Bạn đã hình dung được rằng việc nắm bắt tình trạng tạo tài liệu có thể nâng cao khả năng đạt được mục tiêu và kế hoạch chưa?
Dù hiểu được tầm quan trọng của việc tạo tài liệu hướng dẫn, vẫn có nhiều người không thể thực sự tạo ra chúng. Dù trong đầu hiểu rằng tài liệu hướng dẫn về lâu dài sẽ giảm gánh nặng đào tạo và hạn chế sai sót, nhưng khi công việc trước mắt đang bộn bề thì hành động thực tế lại khó theo kịp — đây là điều thường xuyên xảy ra.
Với những quản trị viên đang gặp tình trạng "việc tạo tài liệu ban đầu không tiến triển" hay "số lượng tài liệu không tăng sau khi bắt đầu vận hành", hãy thử nắm bắt số lượng tài liệu đã tạo của từng người dùng một cách định kỳ, chẳng hạn mỗi tuần một lần hoặc mỗi tháng một lần.