Giới thiệu
Bài viết này sẽ giới thiệu những điểm cần lưu ý khi xem xét cấu trúc thư mục.
Chúng tôi sẽ trình bày các ví dụ theo từng ngành nghề, vì vậy hãy áp dụng linh hoạt cho phù hợp với tổ chức và công việc của bạn.
Những điều cần lưu ý khi cân nhắc
Không cần phải tạo ngay từ đầu một cấu trúc hoàn chỉnh hay nhiều tầng phân cấp.
Hãy bắt đầu nhỏ theo mục đích và phạm vi sử dụng hiện tại, rồi dần dần mở rộng quy mô trong khi chỉnh sửa khi cần thiết.
Không có một cấu trúc thư mục nào là hoàn toàn đúng, nhưng nếu tạo nhiều tầng phân cấp mà không có chủ đích rõ ràng, sẽ dẫn đến giảm khả năng tìm kiếm, thông tin bị chôn vùi và tăng gánh nặng khi tái cơ cấu.
Hãy bắt đầu càng nhỏ càng tốt!
Vai trò chính của thư mục là gì?
Thư mục có hai vai trò chính như sau.
Giới hạn người dùng tham gia (người xem, người chỉnh sửa)
Thư mục là đơn vị thiết lập quyền hạn của người dùng.
Chỉ những người dùng được cấp quyền mới có thể truy cập vào thư mục.
Phân loại tài liệu hướng dẫn
Sắp xếp và phân loại tài liệu hướng dẫn theo tổ chức và công việc.
Giúp bạn có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin cần thiết.
Khi xây dựng cấu trúc thư mục với ý thức về hai vai trò này, việc quản lý tài liệu hướng dẫn sẽ trở nên dễ dàng hơn.
※Biểu tượng bút chì biểu thị người dùng là người chỉnh sửa
Quy trình xây dựng cấu trúc thư mục
Quy trình xây dựng cấu trúc thư mục như sau.
- Suy nghĩ về loại tài liệu hướng dẫn cần tạo
- Suy nghĩ về đối tượng muốn chia sẻ tài liệu hướng dẫn
- Sắp xếp tài liệu hướng dẫn và phạm vi xem, rồi xác định thư mục cha
- Xác định các thư mục con (thư mục phụ)
- Suy nghĩ về người sẽ có quyền chỉnh sửa
- Tạo thư mục
- Thêm người dùng sẽ trở thành người chỉnh sửa vào thư mục
- Tạo tài liệu hướng dẫn
- Thêm người dùng sẽ trở thành người xem vào thư mục
Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét chi tiết từng bước.
Suy nghĩ về loại tài liệu hướng dẫn cần tạo
Trước khi tạo thư mục, hãy suy nghĩ sơ bộ về "những công việc nào bạn muốn hướng dẫn hóa".
Hãy liệt kê các công việc và tác vụ mà bạn muốn tạo tài liệu hướng dẫn.
Ở giai đoạn này, không cần phải liệt kê chi tiết tất cả các công việc.
| Tài liệu hướng dẫn |
|---|
| Cách tổng hợp doanh thu |
| Cơ bản về tiếp khách |
| Cách chế biến thịt heo |
Suy nghĩ về đối tượng muốn chia sẻ tài liệu hướng dẫn
Sau khi đã suy nghĩ sơ bộ về loại tài liệu hướng dẫn cần tạo, hãy cân nhắc "ai sẽ xem các tài liệu đó (phạm vi xem)".
Hãy xem xét sơ bộ phạm vi xem cho từng tài liệu hướng dẫn — liệu tất cả nhân viên có cần xem hay chỉ một bộ phận hoặc người phụ trách cụ thể.
| Tài liệu hướng dẫn | Phạm vi xem |
|---|---|
| Cách tổng hợp doanh thu | Quản lý cửa hàng |
| Cơ bản về tiếp khách | Nhân viên tầng |
| Cách chế biến thịt heo | Nhân viên thịt tươi |
Sắp xếp tài liệu hướng dẫn và phạm vi xem, rồi xác định thư mục cha
Hãy kết hợp "các công việc cần hướng dẫn hóa" với "phạm vi xem của từng tài liệu hướng dẫn" để xác định thư mục cha (tầng 1).
Khi sắp xếp thông tin, chúng tôi khuyến nghị sử dụng sơ đồ ma trận.
Sơ đồ ma trận là một bảng được cấu thành bởi các hàng và cột, giúp bạn tổ chức thông tin một cách trực quan.
Trong trường hợp này, hãy đặt "tài liệu hướng dẫn" vào hàng và "phạm vi xem" vào cột. Nếu một bộ phận hoặc người phụ trách cụ thể cần xem tài liệu hướng dẫn đó, hãy đánh dấu ✓ vào ô giao nhau tương ứng.
Bạn có thể nhận biết ngay "tài liệu hướng dẫn nào" là cần thiết cho "ai".
Như đã đề cập ở trên, thư mục có vai trò liên kết quyền hạn và quyền truy cập.
Hãy coi các thư mục phù hợp với phạm vi xem là thư mục cha trong cấu trúc thư mục.
※Không thể lưu một tài liệu hướng dẫn vào nhiều thư mục.
Xác định các thư mục con (thư mục phụ)
Phạm vi quyền xem và chỉnh sửa được xác định bởi thư mục cha.
Hãy coi các thư mục từ tầng 2 trở xuống chỉ đơn thuần là để sắp xếp tài liệu hướng dẫn, và trên cơ sở đó hãy sắp xếp phương án cấu trúc thư mục.
Khi tạo thư mục con, hãy cân nhắc xem "mục đích, ý định phân loại có bị lẫn lộn không" và "liệu người xem có dễ nhận biết không".
Tầng phân cấp càng sâu thì khả năng tìm kiếm càng giảm.
Tương tự với trường hợp phân loại quá chi tiết.
Cấu trúc lý tưởng là người xem có thể tự mở thư mục con mà không cần hỏi về sự khác biệt.
Ví dụ, khi các thư mục con ở tầng 2 được phân loại theo "quy trình tác vụ", nếu bạn trộn lẫn các thư mục con được phân chia theo "yếu tố khác ngoài quy trình (thứ tự thời gian, người thực hiện, v.v.)", sẽ rất khó nắm bắt tiêu chí phân loại, dẫn đến giảm khả năng tìm kiếm.
Tương tự, nếu quy tắc đặt tên thư mục không nhất quán, sẽ khó cảm nhận được ý định và phân loại một cách trực quan, dẫn đến giảm khả năng tìm kiếm.
Nên thống nhất mức độ chi tiết và tên gọi theo từng tầng phân cấp.
Suy nghĩ về người sẽ có quyền chỉnh sửa
Dựa trên phương án cấu trúc thư mục đã xem xét, hãy cũng suy nghĩ về ai nên có quyền chỉnh sửa.
Dưới đây là các trường hợp phổ biến.
- Trưởng nhóm của mỗi phạm vi xem sẽ có quyền chỉnh sửa
- Người chuyên phụ trách chỉnh sửa tài liệu hướng dẫn sẽ có quyền chỉnh sửa
| Thư mục | Quyền chỉnh sửa |
|---|---|
| Dành cho quản lý cửa hàng | Quản lý cửa hàng |
| Tầng | Trưởng nhóm nhân viên tầng |
| Thịt tươi | Trưởng nhóm thịt tươi |
Tạo thư mục
Dựa trên phương án cấu trúc thư mục đã xem xét, hãy thực sự tạo các thư mục.
Cấu trúc thư mục đến tầng 2 thường có điểm tương đồng tùy theo ngành nghề.
Chúng tôi sẽ giải thích bằng cách lấy một số ngành nghề làm ví dụ.
Hãy tìm trường hợp tương tự với môi trường của công ty bạn để tham khảo.
Create folder (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/4929440
Create, delete or edit sub-folder (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/4929349
Doanh nghiệp thông thường (vừa và nhỏ)
Doanh nghiệp thông thường (lớn)
Ngành sản xuất
Bán lẻ
Ăn uống
Thêm người dùng sẽ trở thành người chỉnh sửa vào thư mục
Hãy thêm những người dùng cần thực hiện chỉnh sửa tài liệu hướng dẫn vào thư mục với tư cách là người chỉnh sửa.
Có thể thêm nhiều người dùng làm người chỉnh sửa vào một thư mục.
Ngoài ra, một người dùng cũng có thể là người chỉnh sửa trong nhiều thư mục.
Add or remove users from folder (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/4929449
Nếu số lượng người dùng lớn, hãy cân nhắc tạo nhóm (team).
Bằng cách tạo nhóm, bạn có thể cấp quyền theo đơn vị nhóm thay vì theo từng người dùng.
Tìm hiểu về nhóm (team)
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/28513829929369
Tăng hiệu quả! Cách tổ chức nhóm hiệu quả cho quản lý người dùng
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/60802000258969
Tạo tài liệu hướng dẫn
Hãy tạo các tài liệu hướng dẫn đã được liệt kê.
Create and edit manual (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/4929421
Thêm người dùng sẽ trở thành người xem vào thư mục
Những người dùng cần xem tài liệu hướng dẫn nhưng bạn không muốn cấp quyền chỉnh sửa, hãy thêm họ vào thư mục với tư cách là người xem.
Có thể thêm nhiều người dùng làm người xem vào một thư mục.
Ngoài ra, một người dùng cũng có thể là người xem trong nhiều thư mục.
Add or remove users from folder (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/4929449
Tips
Khuyến nghị khi bắt đầu vận hành
Trước tiên, hãy tạo một thư mục để lưu trữ các tài liệu hướng dẫn chia sẻ cho toàn bộ nhân viên.
Khi xuất hiện tài liệu hướng dẫn cần giới hạn đối tượng xem, hãy thêm thư mục mới khi cần thiết.
Với phương pháp này, bạn không cần tạo nhiều thư mục hay tầng phân cấp ngay từ đầu.
※Biểu tượng bút chì biểu thị người dùng là người chỉnh sửa
Tận dụng trang cổng thông tin (Portal Page)
Một giải pháp khác để giúp tìm kiếm tài liệu hướng dẫn dễ dàng hơn là tạo trang cổng thông tin.
Hãy suy nghĩ xem quản lý tài liệu hướng dẫn theo thư mục hay sắp xếp qua trang cổng thông tin phù hợp hơn với môi trường của công ty bạn.
Tìm hiểu về tính năng trang cổng thông tin
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/21838465421593
Quyết định quy tắc đặt tên
Để dễ tìm kiếm thư mục, hãy thống nhất quy tắc đặt tên thư mục.
Bằng cách thêm số hoặc ký hiệu vào đầu tên thư mục, bạn có thể tùy chỉnh thứ tự hiển thị theo ý muốn.
Nếu sử dụng số, nên đặt theo bước nhảy 10, ví dụ "00, 10, 20".
Điều này giúp bạn thêm thư mục mà không cần phải đánh số lại.
Làm thế nào để hiển thị thư mục theo thứ tự mong muốn
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/26816537142169
Bổ nhiệm quản trị viên thư mục
Nếu bạn muốn giao việc vận hành thư mục cho người khác, hãy bổ nhiệm quản trị viên thư mục.
Thay đổi (thêm) quản trị viên và phó quản trị viên thư mục (phiên bản trình duyệt web)
https://teachme.jp/8/manuals/42395373/
Quản trị viên thư mục cũng có thể tạo thư mục con, nhưng chỉ quản trị viên nhóm và phó quản trị viên mới có thể tạo thư mục cha.
Hãy cân nhắc quyền hạn của người dùng tương ứng tùy theo tác vụ bạn muốn giao.
Mỗi cấp quyền người dùng có thể làm gì
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/4403398967961#toc-content-1
Tạo nhóm (team)
Sau khi cấu trúc thư mục được xác định, hãy thử tạo nhóm.
Nhóm là tính năng cho phép quản lý nhiều người dùng cùng nhau.
Khi tạo nhóm, bạn có thể cấp quyền truy cập thư mục theo đơn vị nhóm.
Tìm hiểu về nhóm (team)
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/28513829929369
Tăng hiệu quả! Cách tổ chức nhóm hiệu quả cho quản lý người dùng
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/60802000258969
Tóm tắt
Mục đích của thư mục là giới hạn quyền truy cập của người dùng và phân loại tài liệu hướng dẫn.
Hãy sắp xếp những tài liệu hướng dẫn nào là cần thiết và ai có thể xem chúng, rồi cân nhắc cấu trúc thư mục.
Ban đầu, bạn có thể để tất cả nhân viên xem các tài liệu hướng dẫn cần thiết, rồi dần dần tăng số thư mục khi cần thiết.
Cuối cùng, hãy hướng đến một cấu trúc thư mục được tổ chức gọn gàng để thông tin cần thiết có thể được tìm thấy ngay lập tức.