Điểm lưu ý khi sử dụng
Cứ nghĩ gì viết nấy! Hãy thử liệt kê các bước công việc trong đầu bạn dưới dạng gạch đầu dòng!
Tiêu đề: "Phương pháp dọn dẹp phòng họp"
người xem dự kiến: Nhân viên mới
Cách diễn đạt: Lịch sự
Số Bước: Trong vòng 10 Bước
Mục đích: Để người xem Quy trình có thể tự thực hiện công việc một mình
• Nếu thùng rác trong phòng họp đầy thì đem đổ
• Đôi khi có ly tách bị để quên trên bàn, hãy dọn đi
• Nhất định phải xóa chữ trên bảng! (Nếu không người tiếp theo sẽ gặp khó khăn)
• Ghế bị xô lệch, hãy đặt lại đúng chỗ
• Lấy máy hút bụi từ kho ra và làm sạch sàn nhà
• Lau bàn nhanh bằng khăn kháng khuẩn (khăn có ở quầy lễ tân)
• Khi ra về đừng quên đóng cửa sổ
• Ngoài ra hãy chú ý đừng quên tắt đèn!
Ưu điểm
- Không cần câu văn hoàn chỉnh! Dù diễn đạt theo đúng những gì nảy ra trong đầu, AI vẫn định dạng thành Quy trình
- Dù mức độ chi tiết không đồng đều hay có chứa khẩu ngữ, từ viết tắt như "nhanh nhanh", AI vẫn chỉnh sửa thành câu văn rõ ràng
Nhấn "Yêu cầu đề xuất" nhiều lần có thể cho kết quả tốt hơn
AI sẽ cho ra kết quả khác nhau mỗi lần thao tác, dù nhập cùng một nội dung.
Nếu kết quả không như kỳ vọng, hãy thử lại nhiều lần.
Dùng AI tạo bản nháp nhanh, con người tinh chỉnh ở bước cuối
Việc chỉ dùng lệnh AI để tạo ra Quy trình đúng 100% kỳ vọng mỗi lần là điều khó.
Chúng tôi khuyến nghị bạn coi AI như một công cụ giúp rút ngắn thời gian tạo, và điều chỉnh lệnh hướng đến mức hoàn thiện 50~70%.
Chỉ cần có bản nháp 50~70% trong vài phút, thời gian tạo Quy trình sẽ được rút ngắn đáng kể.
Sử dụng với tiền đề rằng con người sẽ thực hiện việc tinh chỉnh cuối cùng sẽ giúp nâng cao hiệu quả tạo Quy trình hơn nữa.
Tạo ra Quy trình phù hợp với mục đích và nhu cầu sử dụng
Mẹo nhập tên thao tác ("Bạn sẽ tạo loại hướng dẫn nào?")
Ở ô "Bạn sẽ tạo loại hướng dẫn nào?", điều quan trọng là ghi rõ tổng quan về Quy trình bạn muốn tạo càng cụ thể càng tốt.
Ví dụ thay đổi mức độ cụ thể của Văn bản (ví dụ càng dưới càng cụ thể và càng tốt)
- "Quy trình kiểm tra an toàn"
- "Quy trình kiểm tra an toàn trong nghiệp vụ kho bãi"
- "Quy trình kiểm tra an toàn trong nghiệp vụ kho bãi của ngành logistics"
- "Quy trình kiểm tra an toàn khi sử dụng xe nâng trong nghiệp vụ kho bãi của ngành logistics"
- "Quy trình kiểm tra an toàn khi sử dụng xe nâng 'Komatsu FB20-12' trong nghiệp vụ kho bãi của ngành logistics"
Mẹo nhập điều kiện cho Quy trình ("Bạn có yêu cầu nào về nội dung và cách diễn đạt không?")
Ở ô "Bạn có yêu cầu nào về nội dung và cách diễn đạt không?", nếu ghi các điều kiện như "Dành cho ai (người xem)", "Để làm gì (mục đích)", "Như thế nào (cách viết và giới hạn)" thì Quy trình sẽ dễ được tạo ra đúng ý hơn.
- Dành cho ai ▶ Xác định đối tượng đọc cụ thể ví dụ) Nhân viên quốc tịch Myanmar, nhân viên bán thời gian mới
- Để làm gì ▶ Nêu rõ mục đích của Quy trình ví dụ) Để có thể tự làm việc một mình, để giảm sai sót
- Như thế nào ▶ Chỉ định cách viết và Cách diễn đạt của Quy trình ví dụ) Bằng tiếng Nhật đơn giản, dạng gạch đầu dòng
Nếu quy định sẵn định dạng điều kiện, bạn chỉ cần thay đổi tên thao tác và đối tượng là có thể tạo hàng loạt bản nháp có cùng cấu trúc.
Ví dụ điều chỉnh nội dung nhập tùy theo mục đích
Thao tác cần tạo Quy trình và điều kiện cơ bản
Chúng tôi sẽ tạo bản nháp "Phương pháp sao chép Quy trình trong Teachme Biz".
Hãy cùng xem kết quả đầu ra thay đổi như thế nào khi thay đổi nội dung lệnh dựa trên lệnh dưới đây.
người xem dự kiến: Nhân viên mới
Cách diễn đạt: Lịch sự
Số Bước: Trong vòng 10 Bước
Mục đích: Để người xem không bị lạc lối và có thể tự làm việc một mình
URL của Teachme Biz như sau.
https://teachme.jp/
Cách thao tác được ghi trong Trung tâm hỗ trợ của Teachme Biz.
https://help.teachme.jp/hc/ja
Vì mỗi Bước sẽ kèm theo hình ảnh, hãy nhất định ghi rõ trong ngoặc hình ảnh nào nên được đính kèm.
Nếu việc có mũi tên hay điểm nhấn trong hình ảnh sẽ hiệu quả, hãy ghi cả cách vẽ chúng.
Dành cho bộ phận IT
Bằng cách thay đổi đối tượng đọc và Cách diễn đạt, Quy trình sẽ dễ được xuất ra với văn bản ngắn gọn và đề xuất hình ảnh đơn giản hơn.
người xem dự kiến: Member bộ phận IT
Cách diễn đạt: Súc tích
Số Bước: Trong vòng 10 Bước
Mục đích: Để người xem không bị lạc lối và có thể tự làm việc một mình
URL của Teachme Biz như sau.
https://teachme.jp/
Cách thao tác được ghi trong Trung tâm hỗ trợ của Teachme Biz.
https://help.teachme.jp/hc/ja
Vì mỗi Bước sẽ kèm theo hình ảnh, hãy nhất định ghi rõ trong ngoặc hình ảnh nào nên được đính kèm.
Nếu việc có mũi tên hay điểm nhấn trong hình ảnh sẽ hiệu quả, hãy ghi cả cách vẽ chúng.
Dành cho lãnh đạo không giỏi IT
Khi hướng đến đối tượng đọc không giỏi IT, phần giải thích và hình ảnh cũng sẽ được điều chỉnh thành dạng tỉ mỉ hơn.
người xem dự kiến: Lãnh đạo công ty ngoài 60 tuổi không giỏi IT
Cách diễn đạt: Súc tích
Số Bước: Trong vòng 10 Bước
Mục đích: Để người xem không bị lạc lối và có thể tự làm việc một mình
URL của Teachme Biz như sau.
https://teachme.jp/
Cách thao tác được ghi trong Trung tâm hỗ trợ của Teachme Biz.
https://help.teachme.jp/hc/ja
Vì mỗi Bước sẽ kèm theo hình ảnh, hãy nhất định ghi rõ trong ngoặc hình ảnh nào nên được đính kèm.
Nếu việc có mũi tên hay điểm nhấn trong hình ảnh sẽ hiệu quả, hãy ghi cả cách vẽ chúng.
Dành cho nhân viên người Việt Nam (kèm theo tiếng mẹ đẻ)
Có thể tạo Quy trình dành cho nhân viên người Việt Nam với phần tiếng mẹ đẻ được ghi kèm.
Lưu ý rằng chúng tôi không đảm bảo độ chính xác của bản dịch, vui lòng kiểm tra lại.
người xem dự kiến: Nhân viên quốc tịch Việt Nam đến Nhật chưa đến 1 năm, làm việc tại nhà máy
Cách diễn đạt: Lịch sự. Kèm tiếng mẹ đẻ vào phần giải thích thao tác
Số Bước: Trong vòng 10 Bước
Mục đích: Để người xem không bị lạc lối và có thể tự làm việc một mình
URL của Teachme Biz như sau.
https://teachme.jp/
Cách thao tác được ghi trong Trung tâm hỗ trợ của Teachme Biz.
https://help.teachme.jp/hc/ja
Vì mỗi Bước sẽ kèm theo hình ảnh, hãy nhất định ghi rõ trong ngoặc hình ảnh nào nên được đính kèm.
Nếu việc có mũi tên hay điểm nhấn trong hình ảnh sẽ hiệu quả, hãy ghi cả cách vẽ chúng.
Tạo văn bản với tiền đề dịch đa ngôn ngữ
Có thể đưa ra lệnh để tạo Quy trình với cách diễn đạt dễ dịch, hướng đến việc dịch đa ngôn ngữ.
người xem dự kiến: Phần mềm dịch thuật
Cách diễn đạt: Ngắn gọn. Dùng cách diễn đạt dễ hiểu sau khi dịch và ít bị thay đổi nghĩa
Số Bước: Trong vòng 10 Bước
Mục đích: Để người xem không bị lạc lối và có thể tự làm việc một mình
URL của Teachme Biz như sau.
https://teachme.jp/
Cách thao tác được ghi trong Trung tâm hỗ trợ của Teachme Biz.
https://help.teachme.jp/hc/ja
Vì mỗi Bước sẽ kèm theo hình ảnh, hãy nhất định ghi rõ trong ngoặc hình ảnh nào nên được đính kèm.
Nếu việc có mũi tên hay điểm nhấn trong hình ảnh sẽ hiệu quả, hãy ghi cả cách vẽ chúng.
Dành cho người khó đọc tiếng Nhật
Có thể thêm chú giải cho các từ Hán-Nhật khó từ một mức độ nhất định trở lên, dành cho người khó đọc tiếng Nhật.
người xem được tưởng định: Người học tiếng Nhật mới bắt đầu (tương đương N4 kỳ thi năng lực tiếng Nhật)
Cách diễn đạt: Lịch sự. Những từ khó đối với người mới học tiếng Nhật sẽ được đánh dấu ※ và kèm phần giải thích ở cuối mỗi bước.
Số Bước: Trong vòng 10 bước
Mục đích: Để người xem có thể tự thực hiện công việc mà không bị lạc lối
URL của Teachme Biz như sau.
https://teachme.jp/
Cách thao tác được ghi trong Trung tâm hỗ trợ của Teachme Biz.
https://help.teachme.jp/hc/ja
Vì mỗi bước sẽ kèm theo hình ảnh, hãy ghi rõ (trong ngoặc) loại hình ảnh nên sử dụng.
Nếu mũi tên hoặc phần nhấn mạnh trong hình ảnh có hiệu quả, hãy ghi rõ cách vẽ chúng.
Dành cho người không đọc được chữ Hán
Đối với những người hoàn toàn không đọc được chữ Hán, bạn cũng có thể thêm phiên âm (ruby) cho tất cả chữ Hán.
người xem được tưởng định: Nhân viên nước ngoài mới đến Nhật hoặc nhân viên có khuyết tật trí tuệ mức độ 4
Cách diễn đạt: Lịch sự. Thêm phiên âm (trong ngoặc) cho tất cả chữ Hán
Số Bước: Trong vòng 10 bước
Mục đích: Để người xem có thể tự thực hiện công việc mà không bị lạc lối
URL của Teachme Biz như sau.
https://teachme.jp/
Cách thao tác được ghi trong Trung tâm hỗ trợ của Teachme Biz.
https://help.teachme.jp/hc/ja
Vì mỗi bước sẽ kèm theo hình ảnh, hãy ghi rõ (trong ngoặc) loại hình ảnh nên sử dụng.
Nếu mũi tên hoặc phần nhấn mạnh trong hình ảnh có hiệu quả, hãy ghi rõ cách vẽ chúng.
Khi muốn tăng lượng thông tin trong Quy trình
Sử dụng danh từ riêng
Khi sử dụng tên thiết bị, tên hệ thống, tên nhà sản xuất, tên địa danh, v.v. thay vì tên chung chung, thông tin đầu ra sẽ chính xác hơn.
Ví dụ: Thêm tên nhà sản xuất hoặc tên model
- "Quy trình vận hành khởi động xe nâng"
✓ "Quy trình vận hành khởi động xe nâng Toyota 'gene B'"
Ví dụ: Thêm tên hệ thống liên quan
- "Quy trình nộp đơn thanh toán chi phí"
✓ "Quy trình nộp đơn thanh toán chi phí trên Concur"
Ví dụ: Cách vứt rác
- "Cách vứt rác"
✓ "Cách vứt rác tại thành phố Fukuoka"
Không nhất thiết phải ghi tên chính xác (trong trường hợp trên, tên công ty chính thức của "Toyota" là "Kabushiki Gaisha Toyota Jidou Shokkki"), nhưng chỉ cần nhập danh từ có thể xác định thông tin, AI sẽ dễ dàng suy luận nội dung và thu thập thông tin cụ thể hơn.
※Tên công ty, tên sản phẩm, tên doanh nghiệp được đề cập trên trang này là tên thương mại, nhãn hiệu hoặc nhãn hiệu đã đăng ký của từng công ty tương ứng.
Ghi rõ nếu có yêu cầu cụ thể
Nếu có yêu cầu cụ thể, hãy ghi càng chi tiết càng tốt để thông tin phù hợp với yêu cầu dễ được đưa vào hơn.
Truyền đạt mức độ yêu cầu
- "Quy trình khử trùng tay"
✓ "Quy trình khử trùng tay theo tiêu chuẩn HACCP"
Thêm các bước hoặc Bước muốn bổ sung
- "Đối với các bước dễ xảy ra sai sót, hãy ghi rõ những điểm cần chú ý"
- "Sau khi kiểm tra, hãy thêm bước ghi vào checklist"
- "Ở bước cuối cùng, hướng dẫn người xem liên hệ bộ phận IT nếu không hiểu sau khi đọc Quy trình"
- "Sau khi nấu ăn, hãy khử trùng dao bằng cồn và cất vào đúng vị trí quy định"
Ghi rõ thông tin muốn bổ sung thêm
Ngoài ra, nếu có thông tin muốn thêm vào Quy trình, việc ghi rõ sẽ giúp thông tin được mở rộng phù hợp với nội dung.
Thêm một Bước cụ thể
- "Hãy ghi danh sách chuẩn bị ở bước đầu tiên"
- "Hãy bao gồm nội dung nhờ sự hỗ trợ của cấp trên khi gặp khó khăn"
- "Sau khi nấu ăn, hãy khử trùng dao bằng cồn và cất vào đúng vị trí quy định"
- "Hãy giới thiệu cả những sự cố tiềm ẩn (hiyari-hatto) xảy ra do nguyên nhân tương tự"
- "Vì các biện pháp phòng ngừa tái phát ít thu hút sự chú ý của nhân viên, hãy thêm những câu chuyện bên lề giúp tạo hứng thú và sự quan tâm"
Tăng thông tin trong Bước
- "Hãy ghi cả thời gian dự kiến thực hiện cho từng Bước"
- "Những từ/thành ngữ khó hãy đánh dấu ※ và thêm phần giải thích ở cuối Bước"
- "Hãy ghi (trong ngoặc) ví dụ về hình ảnh cho từng Bước để dễ hiểu hơn"
- "Hãy thêm Văn bản tiếng Anh song song"
- "Nếu có thông tin tham khảo trên Web, hãy đề xuất các liên kết nên dán vào"
Tăng số Bước theo điều kiện chỉ định
- "Nếu có lưu ý hoặc mẹo, hãy Thêm bước và ghi rõ"
- "Nếu có điều cần chú ý để nhân viên không bị khiếu nại sau này, hãy thêm vào"
- "Nếu có điều người mới bắt đầu cần chú ý, hãy Thêm bước để giải thích"
Ví dụ về tăng số lượng mẫu công việc hoặc giải thích
- "Hãy phân loại và đưa ra cách tiếp cận khách hàng theo từng loại khách hàng chính của siêu thị, chia thành 3 bước cho mỗi loại"
- "3 bước hãy chia thành: khiến họ muốn lắng nghe, tạo hứng thú, nâng cao ý muốn mua hàng"
Khi muốn giảm lượng thông tin trong Quy trình
Hướng dẫn "đơn giản" hoặc "súc tích"
Để giảm lượng thông tin, hướng dẫn trực tiếp là hiệu quả nhất.
Ví dụ hướng dẫn giảm lượng thông tin
- "Đơn giản thôi"
- "Cách diễn đạt: Súc tích"
- "Thông tin càng ít càng tốt"
Giới hạn số ký tự
Việc giới hạn số ký tự cụ thể như sau cũng có hiệu quả.
- "Tiêu đề không quá 10 ký tự, phần mô tả không quá 30 ký tự"
Tuy nhiên, AI không giỏi đếm số ký tự tiếng Nhật, và đôi khi không thể đáp ứng đúng số ký tự đã chỉ định.
Ngoài ra, do đặc tính kỹ thuật, không thể loại bỏ hoàn toàn phần mô tả, nên nếu đưa ra hướng dẫn "không thêm bất kỳ phần mô tả nào" thì dễ xảy ra lỗi.
Hướng dẫn không đưa thông tin cụ thể vào
Bằng cách hướng dẫn không đưa những thông tin có thể làm tăng số ký tự vào, phần mô tả sẽ dễ trở nên đơn giản hơn.
- "Hãy chỉ ghi nội dung công việc, không ghi mẹo hay lưu ý"
Giới hạn thông tin trong phần mô tả
Bằng cách giới hạn thông tin trong phần mô tả, bạn có thể dễ dàng lược bỏ các Văn bản không cần thiết.
- "Hãy tập trung thông tin cần thiết vào Tiêu đề càng nhiều càng tốt, sao cho chỉ cần đọc Tiêu đề là hiểu được công việc."
Bằng cách hướng dẫn không đưa nội dung mô tả công việc vào phần mô tả, kết quả là có thể kiểm soát lượng thông tin Văn bản.
- "Trong phần mô tả, không ghi thông tin về công việc hay quy trình, chỉ ghi đề xuất hình ảnh nên đưa vào Bước."
Cũng có thể giảm thông tin sau khi đã xuất Quy trình
Sử dụng chức năng Hiệu đính, Tóm tắt và điều chỉnh Cách diễn đạt, bạn có thể giảm lượng thông tin trong Quy trình sau khi đã xuất.
Hiệu đính, Tóm tắt và điều chỉnh Cách diễn đạt của Tiêu đề và phần mô tả trong từng Bước (phiên bản Browser Web)
https://teachme.jp/8/manuals/51681998
Tiện lợi trong những trường hợp này! Các tình huống ứng dụng
Biết ngay hình ảnh cần thiết! AI đề xuất hình ảnh cho từng Bước
Tiêu đề "Cách vệ sinh phòng họp" người xem được tưởng định: Nhân viên mới Cách diễn đạt: Lịch sự Số Bước: Trong vòng 10 bước Nội dung: Để người xem Quy trình có thể tự thực hiện công việc một mình Vì mỗi Bước sẽ kèm theo hình ảnh, hãy ghi rõ (trong ngoặc) loại hình ảnh nên sử dụng cho từng Bước. Nếu mũi tên hoặc phần nhấn mạnh trong hình ảnh có hiệu quả, hãy ghi rõ cách vẽ chúng
Lợi ích
- Tiết kiệm công sức suy nghĩ xem cần ảnh gì cho từng Bước
- Cũng tư vấn cả vị trí mũi tên và ✓ cần vẽ trong hình ảnh
Tạo Quy trình dựa trên các bước đã ghi trong Tài liệu khác!
Tiêu đề "Bắt đầu cuộc họp video từ Meet" người xem được tưởng định: Nhân viên mới là người nước ngoài Cách diễn đạt: Lịch sự Số Bước: Trong vòng 15 bước
1. Truy cập Google Meet. 2. Nhấp vào [Cuộc họp mới]. 3. Thực hiện một trong các thao tác sau. 3-1: Tạo cuộc họp cho lần sau ・Để chia sẻ thông tin chi tiết về cuộc họp sắp tới, hãy sao chép liên kết cuộc họp và chia sẻ với người tham dự. ・Để bắt đầu cuộc họp trực tiếp bằng liên kết này, hãy dán liên kết vào Browser hoặc nhập liên kết vào ô [Nhập mã hoặc liên kết cuộc họp] rồi nhấp vào [Tham gia]. 3-2: Bắt đầu cuộc họp ngay bây giờ: Tạo cuộc họp mới và tham gia trực tiếp. 3-3: Lên lịch bằng Google Calendar: Để lên lịch cuộc họp, hãy chuyển đến Google Calendar.
Lợi ích
- Có thể tổng hợp các bước trước bằng công cụ tiện dụng
- Chỉ cần sao chép nội dung từ trang trợ giúp chính thức là có thể đưa vào Teachme Biz
- Có thể tạo Quy trình dựa trên nội dung đã tạo bằng AI (LLM) mà mình thường dùng.