วิธีจัดการและลบคู่มือเก่าที่มีมากเกินไป

ใกล้สิ้นปีแล้วนะคะ

ในสภาพแวดล้อม Teachme Biz ของคุณ มีคู่มือที่เพิ่มขึ้นมากเกินไป คู่มือเก่าที่ยังค้างอยู่ หรือโครงสร้างโฟลเดอร์ที่เริ่มยุ่งเหยิงหรือเปล่า?

ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของการทำความสะอาดช่วงสิ้นปี ลองจัดการคัดแยกคู่มือดูไหม เพื่อให้เริ่มต้นปีใหม่ด้วยความสบายใจในการทำงาน

บทความนี้จะแนะนำวิธีการตรวจสอบคู่มือและวิธีพิจารณาว่าคู่มือใดไม่จำเป็นอีกต่อไป

ทำความเข้าใจสถานการณ์ปัจจุบัน (As-Is) และแยกแยะว่าจำเป็นหรือไม่จำเป็น

เริ่มต้นเหมือนกับการทำความสะอาดโต๊ะหรือตู้เก็บของ นำทุกอย่างออกมาก่อน แล้วจึงแยกแยะว่าอะไรจำเป็นหรือไม่จำเป็น

คุณสามารถส่งออกรายการคู่มือทั้งหมดใน Teachme Biz เป็นไฟล์ CSV ได้ หากต้องการทำความสะอาดเฉพาะจุด การส่งออกแยกตามโฟลเดอร์จะสะดวกมากขึ้น

มีหลายวิธีในการแยกแยะว่าจำเป็นหรือไม่จำเป็น แต่ครั้งนี้จะแนะนำวิธีที่แนะนำซึ่งบริษัทเราใช้ปฏิบัติจริง

1. ใช้ตัวกรอง (Filter)

เปิดไฟล์ CSV ที่ส่งออกมา แล้วใช้ตัวกรองใน Excel

2. นำสิ่งที่ไม่ได้เผยแพร่ออกจากรายการที่จะคัดแยก

คอลัมน์ "publish_status" จะบอกว่า "กำลังเผยแพร่อยู่หรือไม่" ดังนั้นให้แสดงเฉพาะ "published" ที่กำลังเผยแพร่

ด้วยวิธีนี้ รายการที่จะคัดแยกจะถูกจำกัดเฉพาะสิ่งที่กำลังเผยแพร่อยู่ในปัจจุบัน

3. กำหนดเกณฑ์การคัดแยกตามว่าถูกดูภายในช่วงเวลาที่กำหนดหรือไม่

"ถูกดูภายในช่วงเวลาที่กำหนดหรือไม่" เป็นมุมมองที่สำคัญในการคัดแยก

คอลัมน์ต่อไปนี้แสดงจำนวนการดูล่าสุด

• views_within_a_year: จำนวนการดูภายใน 1 ปี
• views_within_6_months: จำนวนการดูภายใน 6 เดือน
• views_within_3_months: จำนวนการดูภายใน 3 เดือน
• views_within_a_month: จำนวนการดูภายใน 1 เดือน
• views_within_a_week: จำนวนการดูภายใน 1 สัปดาห์

ตัวอย่างเช่น

• หากไม่ถูกดูแม้แต่ครั้งเดียวภายใน 1 ปี ให้ถือว่าไม่มีใครดูอีกต่อไปแล้ว
• หากถูกดูไม่เกิน 10 ครั้งภายใน 3 เดือน ให้ถือว่ามีความต้องการน้อย

กำหนดเกณฑ์คร่าวๆ ให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมของบริษัทคุณ

4. ตรวจสอบคู่มือที่เข้าเกณฑ์การคัดแยกทีละรายการ และตัดสินใจว่าจะทำอะไรกับคู่มือเหล่านั้น

เปิดคู่มือจากคอลัมน์ "url" เพื่อตรวจสอบเนื้อหา เมื่อตรวจสอบและตัดสินใจแล้ว ให้เพิ่มคอลัมน์ใน Excel และบันทึกว่าจะทำอะไร (เช่น เก็บถาวร ย้ายโฟลเดอร์ อัปเดตเนื้อหา เป็นต้น)

5. สำหรับคู่มือที่ตัดสินใจจะเก็บถาวร ให้ตรวจสอบสถานะการใช้งานเป็นรายคู่มืออีกครั้งเพื่อความแน่ใจ

ตรวจสอบสถานะการใช้งานของคู่มือแต่ละรายการตามคู่มือด้านล่าง

ตรวจสอบสถานะการดูโดยละเอียดและบันทึกคีย์เวิร์ดที่ค้นหาของคู่มือ (เวอร์ชันเว็บเบราว์เซอร์)

ประเด็นสำคัญคือ ตรวจสอบว่าคู่มือที่จะเก็บถาวรหรือลบนั้นถูกลิงก์มาจากที่ใดหรือไม่ หากมีแหล่งที่มาของลิงก์ ให้ตรวจสอบด้วยว่าคู่มือที่เป็นแหล่งลิงก์นั้นล้าสมัยหรือไม่ และดำเนินการแก้ไข เช่น ยกเลิกการลิงก์

หากไม่มีแหล่งที่มาของลิงก์ ก็สามารถเก็บถาวรได้เลย!

เหมือนกับที่บอกว่าถ้าไม่ได้ใส่เสื้อผ้ามากกว่า 1 ปีแล้ว ก็คงไม่ใส่อีกต่อไปแล้ว

สำหรับการย้ายโฟลเดอร์และการเก็บถาวร ลองดูคู่มือเหล่านี้เป็นแนวทาง

เริ่มทำงานในสภาพแวดล้อมที่เป็นระเบียบเรียบร้อย

ครั้งนี้ได้แนะนำฟีเจอร์ที่สามารถใช้ในการคัดแยกคู่มือ

เช่นเดียวกับที่การทำงานในห้องที่สะอาดเป็นเรื่องที่รู้สึกดี เมื่อ Teachme Biz ของคุณเป็นระเบียบเรียบร้อย ปัญหาต่างๆ เช่น "ดูคู่มือเก่าแล้วทำงานผิดพลาด" หรือ "หาคู่มือไม่เจอว่าอยู่ที่ไหน" จะลดน้อยลง และประสิทธิภาพในการทำงานก็จะดีขึ้นด้วย ลองนำไปปฏิบัติดูนะคะ