ใช้คอร์สฝึกอบรมได้สะดวกยิ่งขึ้นด้วยสิทธิ์ของเทรนเนอร์

บทความนี้จะแนะนำประเด็นที่ควรพิจารณาในการใช้งานฟีเจอร์การฝึกอบรม โดยเฉพาะการแบ่งบทบาทระหว่างสิทธิ์ "ผู้ดูแลการฝึกอบรม" และ "เทรนเนอร์" อย่างเหมาะสม

โปรดใช้บทความนี้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการพิจารณาว่าควรมอบสิทธิ์ให้ผู้รับผิดชอบด้านการศึกษาอย่างไร เพื่อให้การดำเนินงานด้านการอบรมโดยใช้คอร์สฝึกอบรมเป็นไปได้อย่างราบรื่น

หัวใจของการจัดการคอร์สคือ "การแบ่งบทบาทระหว่างผู้ดูแลการฝึกอบรมและเทรนเนอร์"

ฟีเจอร์การฝึกอบรมมีสิทธิ์การจัดการ 2 ระดับ ได้แก่ "ผู้ดูแลการฝึกอบรม" และ "เทรนเนอร์"

มาดูความแตกต่างของสิ่งที่แต่ละสิทธิ์สามารถทำได้กัน

ผู้ดูแลการฝึกอบรมสามารถดำเนินการตั้งค่าทุกอย่างที่เกี่ยวกับคอร์สได้

ผู้ดูแลการฝึกอบรมสามารถสร้าง แก้ไข ลบคอร์ส รวมถึงจัดการผู้เรียน และดำเนินการตั้งค่าทั้งหมดที่เกี่ยวกับคอร์สฝึกอบรม

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง "ความสามารถในการสร้าง แก้ไข และลบคอร์ส" ถือเป็นสิทธิ์ที่โดดเด่น

ดังนั้น วิธีใช้งานทั่วไปคือการมอบสิทธิ์นี้ให้กับผู้ที่รับผิดชอบวางแผนเนื้อหาการศึกษา สร้าง และดำเนินการหลักสูตรการฝึกอบรม เช่น "ผู้รับผิดชอบด้านการศึกษาของฝ่ายทรัพยากรบุคคล"

ในทางกลับกัน ผู้ดูแลการฝึกอบรมมี

• สามารถแก้ไขคอร์สทั้งหมดได้
• สามารถเพิ่ม/ลบผู้ใช้ทุกคนออกจากคอร์สได้
• สามารถตรวจสอบสถานะการเรียนของผู้ใช้ทุกคนได้

สิทธิ์ที่มีอำนาจมากดังกล่าว

ตัวอย่างเช่น สำหรับบริษัทขนาด 100-200 คน อาจมอบสิทธิ์ "ผู้ดูแลการฝึกอบรม" ให้ไม่เพียงแค่หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล แต่รวมถึงผู้รับผิดชอบด้านการศึกษาในแต่ละแผนกด้วยก็ได้ เพราะสำหรับองค์กรขนาดกลางและเล็ก การที่ผู้ใช้มองเห็นสถานะการเรียนของพนักงานทั้งบริษัทมักไม่ก่อให้เกิดปัญหาใหญ่ในการดำเนินงานคอร์ส

ในทางกลับกัน สำหรับบริษัทที่มีพนักงาน 500 คนขึ้นไป หรือบริษัทที่มีสาขาหลายแห่ง อาจมีความต้องการดังนี้

"ต้องการป้องกันไม่ให้ผู้รับผิดชอบด้านการศึกษาในสาขาแก้ไขคอร์สของแผนกหรือสาขาอื่น"
"ไม่ต้องการให้ผู้รับผิดชอบด้านการศึกษาของแต่ละสาขามองเห็นสถานะการเรียนของสาขาอื่น"

ในกรณีเช่นนี้ ควรมอบสิทธิ์ "เทรนเนอร์" ให้กับผู้รับผิดชอบด้านการศึกษาในพื้นที่

เทรนเนอร์มีบทบาทในการแจกจ่ายคอร์สและติดตามสถานะการเรียน

การมอบสิทธิ์ "เทรนเนอร์" ให้กับผู้รับผิดชอบในพื้นที่ จะช่วยให้ผู้รับผิดชอบสามารถแจกจ่ายคอร์สไปยังเฉพาะพนักงาน/สตาฟที่เกี่ยวข้อง และติดตามสถานะการเรียนของพวกเขาได้

เทรนเนอร์สามารถดูเนื้อหาของคอร์สทั้งหมดได้ และสามารถ "เพิ่ม/ลบผู้เรียน" และ "ติดตามสถานะการเรียน" สำหรับผู้ใช้ในทีมที่เทรนเนอร์สังกัดอยู่ได้

ในทางกลับกัน เทรนเนอร์ไม่สามารถสร้าง แก้ไข หรือลบคอร์ส รวมถึงไม่สามารถเพิ่ม/ลบผู้ใช้นอกทีมที่สังกัดออกจากคอร์ส หรือตรวจสอบสถานะการเรียนของพวกเขาได้

การอธิบายเพียงอย่างเดียวอาจทำให้เข้าใจได้ยาก ดังนั้นจากนี้ไปเราจะแนะนำตัวอย่างการใช้งาน

ขั้นตอนการสร้างคอร์สฝึกอบรมจริง

ขั้นตอนการดำเนินงานของฟีเจอร์การฝึกอบรมเป็นดังที่แสดงในภาพด้านล่าง

1. ขั้นแรก ตั้งค่าผู้ดูแลการฝึกอบรมเป็นการตั้งค่าเริ่มต้น

ผู้ใช้ที่เป็นผู้ดูแลกลุ่ม/ผู้ดูแลรอง จะตั้งค่าสิทธิ์ผู้ดูแลการฝึกอบรมให้กับบุคคลที่จะสร้างคอร์ส (ผู้รับผิดชอบด้านการศึกษา/การฝึกอบรมของทั้งบริษัท)

2. สร้างคอร์สตามหัวข้อการศึกษา

ผู้ใช้ที่กลายเป็นผู้ดูแลการฝึกอบรมจะสร้างคอร์สและเชื่อมโยงคู่มือที่เป็นเป้าหมายการเรียนรู้

ในขั้นตอนนี้ ผู้ดูแลการฝึกอบรมจำเป็นต้องมีสิทธิ์ในการดูคู่มือที่จะเชื่อมโยงกับคอร์ส หากจำเป็น ควรเข้าร่วมโฟลเดอร์ด้วย

3. เตรียมการแจกจ่าย

รวบรวมผู้ใช้ที่เป็นกลุ่มเป้าหมายของการแจกจ่ายคอร์สเข้าในทีมที่กำหนด

ตัวอย่างเช่น สร้างทีมตามกลุ่มเป้าหมายการแจกจ่าย เช่น "พนักงานใหม่ที่เข้างานปี 2020" "สาขาคันดะ" "แผนกอาหารสำเร็จรูป" เป็นต้น

ในทีมที่สร้างขึ้น ให้เพิ่ม "ผู้รับผิดชอบการฝึกอบรมพนักงานใหม่" และ "ผู้รับผิดชอบด้านการศึกษาของแต่ละสาขาหรือแผนก"

เมื่อลงทะเบียนทีมเสร็จแล้ว ให้มอบสิทธิ์เทรนเนอร์ให้กับ "ผู้รับผิดชอบการฝึกอบรมพนักงานใหม่" และ "ผู้รับผิดชอบด้านการศึกษาของแต่ละสาขาหรือแผนก"

4. ดำเนินการแจกจ่าย

ถึงเวลาแจกจ่ายแล้ว

ผู้ดูแลการฝึกอบรมและเทรนเนอร์จะเลือกคอร์สที่ผู้ใช้ในทีมที่สังกัดต้องการ และดำเนินการเพิ่มผู้เรียน

หลังจากแจกจ่ายแล้ว รอให้ผู้ใช้แต่ละคนเรียนให้เสร็จภายในกำหนดเวลา!

5. ตรวจสอบสถานะการเรียน

"เทรนเนอร์" ในแต่ละพื้นที่สามารถตรวจสอบสถานะการเรียนของผู้ใช้ในทีมที่สังกัดได้

การกรองตามทีมช่วยให้เข้าใจได้ทันทีว่าใครอยู่ในสถานะใด
สามารถติดตามได้อย่างชัดเจนว่าผู้ใช้แต่ละคนเรียนรู้งานอย่างถูกต้องหรือไม่ และตรวจสอบคู่มือหรือไม่ ทำให้สามารถตัดสินใจได้อย่างราบรื่นว่าพนักงานพร้อมทำงานอิสระหรือยัง

ส่วนเพิ่มเติม: กรณีมีการโอนย้าย เปลี่ยนตำแหน่ง หรือรับพนักงานใหม่กลางคัน

การจัดการโดยใช้เทรนเนอร์และทีมจะช่วยให้การจัดการอบรมในกรณีที่มีการโอนย้ายหรือเปลี่ยนตำแหน่งทำได้ง่ายขึ้น

สำหรับผู้ใช้ที่ถูกโอนย้าย ให้ผู้ดูแลกลุ่ม/ผู้ดูแลรองเพิ่มเข้าในทีมของหน่วยงานใหม่

เมื่อเพิ่มเข้าในทีมแล้ว เทรนเนอร์สามารถแจกจ่ายคอร์สที่สร้างในขั้นตอน "2. สร้างคอร์สตามหัวข้อการศึกษา" ให้กับผู้ใช้คนนั้นเพิ่มเติมได้

การใช้ทีมอย่างชาญฉลาดช่วยให้สะดวกยิ่งขึ้น!

หลังจากอ่านมาถึงตรงนี้ หลายคนคงรู้สึกว่า "วิธีการใช้ทีมดูสำคัญมากเลยนะ..."

ใช่แล้ว การใช้ทีมช่วยให้สามารถใช้ประโยชน์จากคอร์สฝึกอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ทีมไม่ได้ใช้แค่สำหรับการจัดการคอร์สเท่านั้น แต่ยังสามารถนำไปใช้ในวัตถุประสงค์ต่างๆ ได้อีกมากมาย

สุดท้าย มาทบทวนภาพรวมของทีมกัน

ก่อนอื่น ทีมมีข้อกำหนดดังนี้

• การสร้างทีมและการเพิ่ม/ลบผู้ใช้ สามารถดำเนินการได้โดยผู้ดูแลกลุ่ม/ผู้ดูแลรอง
• สามารถลงทะเบียนทั้งสมาชิกและเกสต์ในทีมเดียวกันได้
• ผู้ใช้ 1 คนสามารถสังกัดหลายทีมได้

ขอบเขตการใช้งานของทีมมีดังนี้

• การระบุผู้เข้าร่วมโฟลเดอร์ (ขอบเขตการดูคู่มือ)
• การระบุเป็นผู้แก้ไขร่วม
• การระบุปลายทางการแจกจ่ายงาน
• ผู้รับการแจ้งเตือนเมื่อเผยแพร่คู่มือ
• การระบุปลายทางการแจกจ่ายคอร์สฝึกอบรม
• การกรองความคืบหน้าของคอร์สฝึกอบรม

สามารถจัดกลุ่มผู้ใช้และนำไปใช้ในวัตถุประสงค์ต่างๆ ได้ รวมถึงสามารถเพิ่มหรือลบผู้ใช้เป็นกลุ่มผ่าน CSV ได้ด้วย

ด้วยวิธีนี้ การใช้เทรนเนอร์และทีมอย่างชาญฉลาดจะช่วยให้สามารถดำเนินงานในแบบที่ว่า "โดยไม่เปลี่ยนแปลงเนื้อหาคอร์ส ผู้รับผิดชอบด้านการศึกษาในพื้นที่สามารถเพิ่มผู้เรียนได้ตลอดเวลาและปรับปรุงการอบรมได้อย่างต่อเนื่อง"

หากคุณใช้งานฟีเจอร์การฝึกอบรม ลองนำไปใช้ดูนะคะ!

นอกจากนี้ยังมีบทความเกี่ยวกับ "ควรสร้างคอร์สด้วยหน่วยใด" ด้วย ลองอ่านประกอบกันด้วยนะคะ