สามประเด็นหลักในการสร้างคู่มือที่เข้าใจง่าย (ตัวอย่างที่ไม่ดีและการปรับปรุง)

การสร้างคู่มือไม่ใช่แค่เรื่องของเอกสาร—แต่เป็นการทำให้มั่นใจว่าผู้อ่านสามารถเข้าใจได้อย่างถูกต้อง

แม้ว่าคุณจะมีคู่มือที่ "ถูกต้อง" แต่ถ้าผู้อ่านไม่สามารถเข้าใจวิธีการและปฏิบัติงานได้เมื่ออ่านคู่มือนั้น คู่มือก็ไม่ได้ทำหน้าที่ตามวัตถุประสงค์

ในบทความนี้ เราจะแนะนำข้อผิดพลาดทั่วไปในคู่มือและประเด็นพื้นฐานเกี่ยวกับวิธีการเปลี่ยนให้เป็นเอกสารที่เข้าใจง่าย

สามประเด็นหลักในการสร้างคู่มือที่เข้าใจง่าย

มีสามประเด็นพื้นฐานทั่วไปที่ทำให้คู่มือเข้าใจง่าย

1. ประเด็นสำคัญและข้อควรระวังที่ชัดเจน
2. โครงสร้างที่เรียบง่ายพร้อมปริมาณข้อมูลที่เหมาะสม
3. การใช้ภาพ วิดีโอ และข้อความอย่างเหมาะสมตามวัตถุประสงค์

โดยการคำนึงถึงประเด็นเหล่านี้ ผู้ที่ดูคู่มือของคุณจะเข้าใจเนื้อหาได้ง่ายขึ้น

แม้ว่า "เนื้อหาที่ถูกต้อง" จะมีความสำคัญอย่างแน่นอน แต่แก่นของคู่มือที่ดีคือการ "สื่อสารอย่างถูกต้อง" เพื่อให้สามารถ "อ่านและเข้าใจได้ในเวลาอันสั้น" และ "ทำซ้ำได้ง่าย"

ตอนนี้ มาดูตัวอย่างของคู่มือที่ไม่ได้ปฏิบัติตามประเด็นเหล่านี้และดูว่าสามารถปรับปรุงได้อย่างไร

[ตัวอย่างที่ไม่ดี 1] ภาพหรือวิดีโอถูกวางไว้เฉยๆ/ไม่ได้อธิบายประเด็นสำคัญ

ทำไมจึงเป็นปัญหา?

ข้อมูลที่ต้องการสื่อผ่านภาพหรือวิดีโอไม่ชัดเจนในทันที

แม้ว่าการมีภาพจะทำให้เข้าใจสถานการณ์ได้ง่ายขึ้น แต่การวางภาพโดยไม่มีบริบทจะทำให้ยากต่อการเข้าใจประเด็นสำคัญที่ต้องเน้น ส่งผลให้เป็นคู่มือที่ไม่สามารถทำซ้ำได้

จะปรับปรุงอย่างไร?

ใช้การทำเครื่องหมายและการแก้ไขวิดีโอเพื่อแสดงให้ผู้ชมเห็นว่าควรโฟกัสที่ใด จากมุมมองของพวกเขา

ตัวอย่างเช่น ประเด็นเหล่านี้:

• สำหรับเอกสารหรือหน้าจอระบบ ให้รวมจุดตรวจสอบสำหรับการป้อนข้อมูลหรือการดำเนินการ
• สำหรับการกระทำ ให้เน้นการเคลื่อนไหวที่สำคัญหรือสิ่งที่ต้องระวัง

นอกจากนี้ การรวมข้อมูลเพิ่มเติม เช่น เวลาทำงานและสถานะที่เหมาะสมในคำอธิบาย จะให้ข้อมูลอ้างอิงที่เป็นประโยชน์ระหว่างการทำงาน

[ตัวอย่างที่ไม่ดี 2] งานหลายอย่างถูกยัดเข้าไปในคู่มือเดียว

เนื้อหาสำหรับผู้ใช้ (ตำแหน่งของวัสดุ) และเนื้อหาสำหรับผู้ดูแลระบบ (วิธีการสั่งซื้อ, ขั้นตอนที่ 5-9) ถูกรวมไว้ในคู่มือเดียว

ทำไมจึงเป็นปัญหา?

จะยากต่อการค้นหาข้อมูลเฉพาะเมื่อผู้ใช้ต้องการตรวจสอบเพียงบางส่วนของกระบวนการ

สมมติว่ามีคู่มือสำหรับการทำงานของแคชเชียร์ แม้แต่กระบวนการแคชเชียร์อย่างง่ายก็รวมถึงงานหลายอย่าง เช่น การสแกนสินค้าและการจัดการเงิน ขั้นตอนเหล่านี้มักถูกยัดเข้าไปในคู่มือเดียว เมื่อมีข้อพิจารณาเพิ่มเติม เช่น การชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์และคูปองแอพสมาร์ทโฟน ก็มีสิ่งที่ต้องจำมากมาย

เมื่อผู้ใช้ต้องการอ้างอิงเฉพาะส่วนที่พวกเขาไม่แน่ใจระหว่างการทำงาน การค้นหาข้อมูลเฉพาะจะเป็นเรื่องท้าทาย

จะปรับปรุงอย่างไร?

หากคู่มือเดียวมีเนื้อหาสำหรับการดำเนินการหลายอย่าง ให้พิจารณาว่าสามารถแบ่งเป็นคู่มือแยกได้หรือไม่

ที่นี่ ให้เราคิดถึงการดำเนินการเป็นการรวมกันของ "กระบวนการ" "งาน" และ "การกระทำ"

ในการผลิต มีวิธีที่เรียกว่า IE (Industrial Engineering) ที่วิเคราะห์การดำเนินการโดยแบ่งออกเป็นสามหมวดหมู่นี้เพื่อปรับปรุงการดำเนินการ

ในกรณีส่วนใหญ่ คู่มือถูกสร้างขึ้นสำหรับแต่ละ "การดำเนินการ" หรือ "งาน" การสร้างขั้นตอนสำหรับแต่ละ "การกระทำ" ภายใน "งาน" เหล่านั้นจะทำให้ได้คู่มือที่เข้าใจง่ายขึ้น

แทนที่จะสร้างคู่มือเดียวที่มีชื่อว่า "การดำเนินการของแคชเชียร์" ให้สร้างคู่มือสำหรับแต่ละ "กระบวนการ" เช่น "วิธีการชำระเงินสด" หรือ "วิธีการชำระด้วยบัตรเครดิต"

โดยการสร้างคู่มือในระดับ "กระบวนการ" คุณจะมีประมาณ 15-20 ขั้นตอนต่อคู่มือ ทำให้ผู้ใช้ค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องการได้ง่ายขึ้น

หากกระบวนการรวมถึงงานที่ซับซ้อน (ที่มีการกระทำมากมาย) ให้พิจารณาสร้างคู่มือแยกสำหรับ "งาน" เหล่านั้น ด้วย

เมื่อแบ่งการดำเนินการออกเป็นคู่มือหลายเล่มด้วยวิธีนี้ คุณสามารถ:

• จัดระเบียบในโฟลเดอร์/โฟลเดอร์ย่อย
• สร้างคู่มือดัชนีโดยใช้ลิงก์คู่มือที่เกี่ยวข้อง

วิธีนี้ทำให้ค้นหาคู่มือได้ง่ายขึ้น

[ตัวอย่างที่ไม่ดี 3] การสร้างคู่มือด้วยวิดีโอเท่านั้น

ทำไมจึงเป็นปัญหา?: วิดีโอมีจุดแข็งและจุดอ่อน ดังนั้นควรใช้อย่างเลือกสรร

วิดีโอเหมาะสำหรับแสดงการเคลื่อนไหว ทำให้มีประโยชน์สำหรับงานครั้งแรกที่การเข้าใจลำดับของการกระทำมีความสำคัญ อย่างไรก็ตาม เมื่อผู้ใช้ต้องการค้นหาข้อมูลเฉพาะ พวกเขาต้องค้นหาทั้งวิดีโอ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจลักษณะของทั้งวิดีโอและภาพนิ่งเพื่อใช้อย่างเหมาะสม

▽วิดีโอ

・จุดแข็ง: สามารถแสดงการไหลของการเคลื่อนไหว ความเร็ว และเสียง

・จุดอ่อน: ผู้ใช้ต้องค้นหาส่วนที่เกี่ยวข้องเมื่อตรวจสอบขั้นตอนเฉพาะ/วิดีโอที่ยาวอาจเป็นภาระสำหรับผู้ชม

▽ภาพนิ่ง

・จุดแข็ง: แสดงขั้นตอนการทำงานอย่างชัดเจน/ทบทวนได้ง่าย

・จุดอ่อน: ข้อมูลแยกส่วน ทำให้ยากต่อการเข้าใจงานเป็นกระบวนการต่อเนื่อง

ดังที่แสดงในคู่มือด้านล่าง การสร้างวิดีโอเฉพาะสำหรับขั้นตอนที่การเคลื่อนไหวโดยละเอียดมีความสำคัญจะทำให้เป็นคู่มือที่เข้าใจง่ายขึ้น

【ตัวอย่าง】วิธีทำน้ำดาชิ (น้ำซุปญี่ปุ่น)

ーーーーーーー

การเริ่มต้นก็สำคัญเช่นกัน

ในบทความนี้ เราได้แนะนำสามประเด็นสำคัญสำหรับการสร้างคู่มือที่เข้าใจง่าย:

• ประเด็นสำคัญและข้อควรระวังที่ชัดเจน
• โครงสร้างที่เรียบง่ายพร้อมปริมาณข้อมูลที่เหมาะสม
• การใช้ภาพ วิดีโอ และข้อความอย่างเหมาะสมตามวัตถุประสงค์

อย่างไรก็ตาม คุณไม่จำเป็นต้องโฟกัสที่ทุกประเด็นตั้งแต่เริ่มต้น

เพื่อรักษาแรงผลักดันในการสร้าง วิธีหนึ่งคือสร้างคู่มือตามสัญชาตญาณก่อน จากนั้นใช้ประเด็นเหล่านี้เป็นรายการตรวจสอบเมื่อทำการแก้ไข

การอ่านคู่มือของคุณจากมุมมองของผู้ชมมักจะเผยให้เห็นพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงซึ่งคุณอาจไม่ได้สังเกต

โปรดพิจารณานำเคล็ดลับเหล่านี้ไปใช้ในแนวทางการสร้างคู่มือของบริษัทคุณ

＼มาสร้างคู่มือด้วย Teachme Biz กัน!／

สร้างคู่มือใหม่ด้วย Teachme Biz