วิธีที่แอดมินติดตามสถานะการสร้างคู่มือของสมาชิกแต่ละคน

เมื่อใช้งาน Teachme Biz ไปสักพัก คุณคงสงสัยว่าใครสร้างคู่มือไปมากน้อยแค่ไหนใช่ไหม

「การสร้างคู่มือในช่วงเริ่มต้นใช้งาน Teachme Biz ไม่คืบหน้าเลย...」

「หลังจากสร้างคู่มือรวมกันในช่วงเริ่มต้น ก็ไม่มีการสร้างคู่มือใหม่เพิ่มอีกเลย...」

เป็นปัญหาที่ได้ยินบ่อยมาก

คู่มือถูกสร้างโดยคน

Teachme Biz ช่วยให้คุณสร้างคู่มือได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม คู่มือที่จำเป็นจะไม่ถูกสร้างขึ้นเองโดยอัตโนมัติ แต่จะสำเร็จได้ก็ต่อเมื่อมีคนเป็นผู้สร้างคู่มือเท่านั้น

ในกรณีส่วนใหญ่ การสร้างคู่มือเป็นงานที่บวกเพิ่มเข้ามาจากงานประจำ ผู้รับผิดชอบจึงไม่ควรปล่อยให้ผู้สร้างจัดการเอง แต่ควรให้ความสำคัญกับการยกระดับลำดับความสำคัญของงานสร้างคู่มือ

สิ่งที่จะเกิดขึ้นหากไม่ติดตามสถานะการสร้าง

หากไม่ติดตามสถานะการสร้าง จะเกิดอะไรขึ้นบ้าง มีประเด็นสำคัญ 3 ข้อดังนี้

1. แผนเริ่มต้นการสร้างคู่มือล้มเหลว ไม่สามารถเริ่มใช้งานได้
2. คนที่สร้างคู่มืออย่างจริงจังไม่ได้รับการประเมิน ทำให้แรงจูงใจในการสร้างลดลง
3. ไม่สามารถวางแผนรับมือได้อย่างเหมาะสมตามสถานการณ์

การติดตามสถานะการสร้างไม่ได้รับประกันว่าจะบรรลุแผนได้เสมอไป

อย่างไรก็ตาม การจัดการความคืบหน้าของกำลังคนและเป้าหมายที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุแผนอย่างเหมาะสม จะช่วยเพิ่มโอกาสในการบรรลุแผนได้

ในทางกลับกันกับการที่ไม่ติดตามสถานะการสร้าง การจัดการโดยอิงข้อมูลอย่างถูกต้องจะทำให้

1. ตรวจสอบความคืบหน้าของแผนได้
2. ระบุและประเมินผู้ที่สร้างได้ตามแผนและผู้ที่ยังทำไม่ได้
3. วางแผนรับมือได้อย่างเหมาะสมตามความคืบหน้าและสถานะของผู้สร้าง

ซึ่งช่วยให้วงจรการปรับปรุงเพื่อนำไปสู่การใช้งานและการปฏิบัติจริงหมุนต่อไปได้

นอกจากนี้ มุมมองในข้อ 2 ที่ว่า "ระบุและประเมินผู้ที่สร้างได้ตามแผนและผู้ที่ยังทำไม่ได้" ยังมีประโยชน์แม้ในกรณีที่ต้องการกระตุ้นการสร้างคู่มือใหม่หลังจากเริ่มใช้งานแล้ว

หวังว่าคุณจะเข้าใจแล้วว่าการติดตามสถานะการสร้างในฐานะผู้รับผิดชอบนั้นมีความสำคัญเพียงใด

วิธีติดตามสถานะการสร้าง

วิธีตรวจสอบอย่างง่าย: ดูแยกตามโฟลเดอร์

ในหน้ารายการโฟลเดอร์ คุณสามารถตรวจสอบจำนวนคู่มือที่เผยแพร่แยกตามโฟลเดอร์ได้

ในช่วงเริ่มต้นสร้างคู่มือเมื่อนำ Teachme Biz มาใช้ ให้ประยุกต์ใช้ฟีเจอร์นี้โดยสร้างโฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์ย่อยแยกตามผู้รับผิดชอบแต่ละคน ซึ่งช่วยให้ตรวจสอบได้ว่า "ใครสร้างคู่มือไปมากน้อยแค่ไหน" ด้วยภาระงานที่น้อยที่สุด

อย่างไรก็ตาม ไม่สามารถตรวจสอบจำนวนคู่มือที่อยู่ในสถานะแบบร่างได้ เนื่องจากผู้สร้างบางรายอาจสร้างคู่มือหลายรายการพร้อมกัน จึงควรตรวจสอบสถานะของคู่มือภายในโฟลเดอร์ตามความจำเป็น

เมื่อการสร้างคู่มือเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่สร้างตามหน่วยแผนกหรือประเภทงาน แล้วเริ่มใช้งานได้

วิธีตรวจสอบโดยละเอียด: ตรวจสอบจาก CSV รายการสถานะการใช้งานของผู้ใช้

คุณสามารถเอ็กซ์พอร์ตสถานะการใช้งานของผู้ใช้ เช่น วันที่และเวลาเข้าสู่ระบบล่าสุด และจำนวนสร้างคู่มือ เป็น CSV แล้วดูในรูปแบบรายการได้

※ เฉพาะแอดมินกรุ๊ปและผู้ช่วยแอดมินเท่านั้นที่สามารถออก CSV ได้

ใช้ฟีเจอร์ตัวกรองในโปรแกรมตารางคำนวณ เช่น Excel เรียงลำดับจำนวนสร้างคู่มือ (manual_count) จากน้อยไปมากหรือมากไปน้อย เพื่อตรวจสอบผู้ใช้ที่สร้างคู่มือมากและน้อย

จำนวนสร้างคู่มือจะนับรวมคู่มือทั้งหมดทั้งที่เผยแพร่ แบบร่าง และเก็บถาวร

Action ถัดไปหลังจากติดตามสถานะการสร้าง

หลังจากติดตามสถานะการสร้างแล้ว สิ่งที่ต้องดำเนินการมี 2 ประการ คือ "การหาสาเหตุของสถานะการสร้างของผู้สร้าง" และ "การพิจารณาและดำเนินมาตรการรับมือ"

หาสาเหตุของสถานะการสร้าง

ตรวจสอบทั้งผู้ที่สร้างได้และผู้ที่ยังทำไม่ได้ หากไม่สามารถตรวจสอบทุกคนได้ ควรสัมภาษณ์ผู้ที่อยู่ในอันดับต้นหรืออันดับท้ายของสถานะการสร้างสักสองสามคน

เนื้อหาการสัมภาษณ์มีดังนี้

[ตัวอย่างเนื้อหาการสัมภาษณ์สำหรับผู้ที่ทำได้]

1. ใช้เวลาสร้างคู่มือหนึ่งรายการนานแค่ไหน
2. มีปัญหาอะไรในการสร้างบ้างไหม
3. มีเคล็ดลับในการสร้างอย่างมีประสิทธิภาพบ้างไหม

[ตัวอย่างเนื้อหาการสัมภาษณ์สำหรับผู้ที่ยังทำไม่ได้]

1. สามารถจัดสรรเวลาในการสร้างได้บ้างไหม
2. มีปัญหาเกี่ยวกับวิธีการสร้างบ้างไหม
3. มีปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาที่จะสร้างบ้างไหม

สำหรับผู้ที่ทำได้ การตรวจสอบเวลาที่ใช้ในการสร้าง ปัญหาที่พบระหว่างการสร้าง และเคล็ดลับในการสร้างอย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยรวบรวมความท้าทายและองค์ความรู้ในการดำเนินการสร้าง

สำหรับผู้ที่ยังทำไม่ได้ ประเด็นสำคัญคือการค้นหาว่าอะไรคือปัญหาคอขวด

พิจารณาและดำเนินมาตรการรับมือ

การพิจารณามาตรการรับมือมีเป้าหมายเพื่อให้บรรลุแผน เมื่อสัมภาษณ์ผู้ที่ยังทำไม่ได้ตามที่กล่าวข้างต้น มาตรการรับมือจะแตกต่างกันตามปัญหาคอขวด

1. ไม่สามารถจัดสรรเวลาในการสร้างได้
   ในกรณีนี้ ไม่ว่าจะสอนเทคนิคมากเพียงใดก็ไม่สามารถสร้างได้ จำเป็นต้องดำเนินการเพื่อจัดสรรเวลา ในบางกรณีอาจต้องดึงผู้บังคับบัญชาเข้ามาร่วมด้วย หากยังจัดสรรเวลาไม่ได้อยู่ดี ก็จำเป็นต้องเปลี่ยนผู้รับผิดชอบการสร้าง

2. มีปัญหาเกี่ยวกับวิธีการสร้าง
   แม้จะมีเวลา แต่หากไม่เข้าใจวิธีการสร้าง ก็ไม่สามารถดำเนินการได้ตามที่ต้องการ ให้แก้ไขโดยทำความเข้าใจการใช้งานพื้นฐานของ Teachme Biz และแบ่งปันองค์ความรู้จากผู้ที่ทำได้

3. มีปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาที่จะสร้าง
   หากผู้รับผิดชอบการสร้างยังจัดระเบียบเนื้อหางานที่จะนำมาทำเป็นคู่มือในหัวไม่ได้ อาจเกิดกรณีที่นั่งคิดคนเดียวอย่างหนัก ในกรณีนี้ควรชักชวนผู้ปฏิบัติงานอื่นนอกจากผู้รับผิดชอบเข้ามาร่วม และหาโอกาสปรับเนื้อหาให้ตรงกัน

แน่นอนว่าตัวอย่างข้างต้นเป็นเพียงส่วนหนึ่งเท่านั้น อาจมีกรณีต่างๆ เกิดขึ้นอีกมาก ไม่ว่าในสถานการณ์ใด สิ่งสำคัญคือการตรวจสอบความคืบหน้าเทียบกับวันที่ครบกำหนด และปรับเส้นทางอย่างสม่ำเสมอ เช่น ขยายวันที่ครบกำหนด หรือเปลี่ยนเป้าหมายจำนวนการสร้าง

สรุป

คุณพอจะเห็นภาพได้บ้างไหมว่าการติดตามสถานะการสร้างช่วยเพิ่มโอกาสในการบรรลุเป้าหมายและแผนได้อย่างไร

แม้จะเข้าใจถึงความสำคัญของการสร้างคู่มือ แต่ก็มีคนจำนวนมากที่ไม่สามารถสร้างคู่มือได้จริง แม้จะเข้าใจในหัวว่าคู่มือช่วยลดภาระการสอนในระยะยาวและลดข้อผิดพลาดได้ แต่ก็มักเกิดขึ้นบ่อยที่งานตรงหน้ามีมากจนไม่มีเวลาลงมือทำ

สำหรับแอดมินที่ประสบปัญหา "การสร้างคู่มือในช่วงเริ่มต้นไม่คืบหน้า" หรือ "จำนวนคู่มือไม่เพิ่มขึ้นหลังเริ่มใช้งาน" ลองกำหนดให้การตรวจสอบจำนวนการสร้างคู่มือของผู้ใช้แต่ละคนเป็นงานประจำ เช่น สัปดาห์ละครั้งหรือเดือนละครั้ง