เมื่อใช้งาน Teachme Biz คุณคงสงสัยว่าใครสร้างคู่มือไปมากแค่ไหนแล้วใช่ไหม
「การสร้างคู่มือตอนเริ่มนำ Teachme Biz มาใช้ไม่คืบหน้าเลย...」
「หลังจากสร้างคู่มือพร้อมกันตอนเริ่มต้นแล้ว ก็ไม่มีการสร้างคู่มือใหม่อีกเลย...」
เป็นปัญหาที่ได้ยินบ่อยมาก
คู่มือสร้างได้ด้วยคน
การใช้ Teachme Biz ช่วยให้สร้างคู่มือได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม คู่มือที่จำเป็นจะไม่ถูกสร้างขึ้นเองโดยอัตโนมัติ แต่จะสำเร็จได้ก็ต่อเมื่อมีคนเป็นผู้สร้างคู่มือเท่านั้น
ในหลายกรณีการสร้างคู่มือเป็นงานที่เพิ่มเติมมาจากงานประจำ ผู้รับผิดชอบไม่ควรปล่อยให้ผู้สร้างจัดการเองทั้งหมด แต่สิ่งสำคัญคือการยกระดับความสำคัญของงานสร้างคู่มือให้สูงขึ้น
สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อไม่ติดตามสถานะการสร้าง
จะเกิดอะไรขึ้นหากไม่ติดตามสถานะการสร้าง? มีประเด็นสำคัญ 3 ข้อ
- แผนเริ่มต้นการสร้างคู่มือล้มเหลว ไม่สามารถเริ่มใช้งานได้
- คนที่สร้างคู่มือได้อย่างเหมาะสมไม่ได้รับการประเมิน ทำให้แรงจูงใจในการสร้างลดลง
- ไม่สามารถดำเนินมาตรการแก้ไขได้อย่างเหมาะสมตามสถานการณ์
การติดตามสถานะการสร้างไม่ได้รับประกันว่าแผนจะสำเร็จเสมอไป
อย่างไรก็ตาม การบริหารจัดการความคืบหน้าของเป้าหมายและบุคลากรที่จำเป็นอย่างเหมาะสมช่วยเพิ่มโอกาสในการบรรลุแผนได้
ในทางกลับกันกับการไม่ติดตามสถานะการสร้าง การบริหารจัดการโดยอิงข้อมูลอย่างเหมาะสมช่วยให้
- ตรวจสอบความคืบหน้าของแผนได้
- ระบุและประเมินผู้ที่สร้างได้ตามแผนและผู้ที่ยังทำไม่ได้
- ดำเนินมาตรการแก้ไขได้อย่างเหมาะสมตามความคืบหน้าและสถานะของผู้สร้าง
ซึ่งช่วยให้สามารถหมุนวงจรการปรับปรุงเพื่อการนำไปใช้และการปักหลักได้
นอกจากนี้ มุมมองของข้อ 2 ที่ว่า "ระบุและประเมินผู้ที่สร้างได้ตามแผนและผู้ที่ยังทำไม่ได้" ยังมีประสิทธิผลในกรณีที่ต้องการกระตุ้นการสร้างคู่มือใหม่หลังจากเริ่มใช้งานด้วย
หวังว่าคุณจะเข้าใจถึงความสำคัญของการติดตามสถานะการสร้างในฐานะผู้รับผิดชอบแล้ว
วิธีติดตามสถานะการสร้าง
วิธีตรวจสอบอย่างง่าย: ดูตามโฟลเดอร์
ในหน้าจอรายการโฟลเดอร์ คุณสามารถตรวจสอบจำนวนคู่มือที่เผยแพร่แยกตามโฟลเดอร์ได้
ในช่วงเริ่มต้นการสร้างคู่มือเมื่อนำ Teachme Biz มาใช้ สามารถประยุกต์ใช้ฟีเจอร์นี้โดยสร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยแยกตามผู้รับผิดชอบแต่ละคน เพื่อตรวจสอบว่า "ใครสร้างคู่มือไปมากแค่ไหน" ได้ด้วยภาระงานขั้นต่ำ
อย่างไรก็ตาม ไม่สามารถตรวจสอบจำนวนคู่มือที่อยู่ในสถานะร่างได้ เนื่องจากผู้สร้างบางคนอาจสร้างคู่มือหลายรายการพร้อมกัน จึงควรตรวจสอบสถานะของคู่มือในโฟลเดอร์ตามความจำเป็น
เมื่อการสร้างคู่มือเสร็จสิ้นโดยรวมแล้ว คุณสามารถย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่สร้างตามหน่วยแผนกหรือหน่วยประเภทงาน แล้วเริ่มใช้งานได้
วิธีตรวจสอบอย่างละเอียด: ตรวจสอบจาก CSV สรุปสถานะการใช้งานของผู้ใช้
คุณสามารถ Export สถานะการใช้งานของผู้ใช้ เช่น วันและเวลาเข้าสู่ระบบครั้งล่าสุด และจำนวนคู่มือที่ตนเองเป็นเจ้าของ เป็น CSV แล้วตรวจสอบในรูปแบบรายการได้
※ เฉพาะ Group Administrator และ Sub Administrator เท่านั้นที่สามารถ Export CSV ได้
โดยใช้ฟีเจอร์ตัวกรองในโปรแกรมสเปรดชีต เช่น Excel สามารถเรียงลำดับจำนวนคู่มือที่เป็นเจ้าของ (manual_count) จากน้อยไปมากหรือมากไปน้อย เพื่อตรวจสอบผู้ใช้ที่สร้างคู่มือมากและน้อยได้
จำนวนคู่มือที่เป็นเจ้าของจะนับรวมคู่มือทั้งหมด ทั้งที่เผยแพร่แล้ว ร่าง และที่เก็บถาวร
ขั้นตอนถัดไปหลังจากติดตามสถานะการสร้าง
หลังจากติดตามสถานะการสร้างแล้ว สิ่งที่ต้องดำเนินการมี 2 อย่าง คือ "การทำความเข้าใจสาเหตุที่เกี่ยวกับสถานะการสร้างของผู้สร้าง" และ "การพิจารณาและดำเนินมาตรการรับมือ"
ทำความเข้าใจสาเหตุที่เกี่ยวกับสถานะการสร้าง
สอบถามทั้งคนที่สร้างได้และสร้างไม่ได้แยกกัน หากการสอบถามทุกคนเป็นเรื่องยาก ควรสัมภาษณ์ผู้ที่อยู่ในอันดับต้นหรืออันดับท้ายของสถานะการสร้างสักสองสามคน
เนื้อหาการสัมภาษณ์มีดังนี้
[ตัวอย่างเนื้อหาการสัมภาษณ์สำหรับคนที่ทำได้]
- ใช้เวลาสร้างคู่มือแต่ละชิ้นนานแค่ไหน
- มีสิ่งที่ติดปัญหาระหว่างการสร้างหรือไม่
- มีเคล็ดลับในการสร้างอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่
[ตัวอย่างเนื้อหาการสัมภาษณ์สำหรับคนที่ทำไม่ได้]
- สามารถจัดสรรเวลาในการสร้างได้หรือไม่
- มีสิ่งที่ติดปัญหาเกี่ยวกับวิธีการสร้างหรือไม่
- มีสิ่งที่ติดปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาที่จะสร้างหรือไม่
สำหรับคนที่ทำได้ การตรวจสอบเวลาที่ใช้ สิ่งที่ติดปัญหาระหว่างการสร้าง และเคล็ดลับในการสร้างอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้รวบรวมความท้าทายและความรู้ในการดำเนินการสร้างต่อไปได้
สำหรับคนที่ทำไม่ได้ ประเด็นสำคัญคือการตรวจสอบว่าอะไรคือคอขวด
พิจารณาและดำเนินมาตรการรับมือ
การพิจารณามาตรการรับมือมีจุดประสงค์เพื่อบรรลุแผน เมื่อสัมภาษณ์คนที่ทำไม่ได้ตามข้างต้น วิธีมาตรการรับมือจะแตกต่างกันตามคอขวด
- ไม่สามารถจัดสรรเวลาในการสร้างได้
ในกรณีนี้ ไม่ว่าจะถ่ายทอดความรู้มากเพียงใดก็ไม่สามารถสร้างได้ จำเป็นต้องผลักดันให้มีการจัดสรรเวลา ในบางกรณีอาจต้องดึงหัวหน้าเข้ามาร่วมด้วย หากยังยากที่จะจัดสรรเวลา อาจจำเป็นต้องเปลี่ยนผู้รับผิดชอบการสร้าง
- ติดปัญหาเกี่ยวกับวิธีการสร้าง
แม้จะมีเวลา แต่หากไม่เข้าใจวิธีการสร้างก็ไม่สามารถดำเนินการได้ตามที่ต้องการ ควรแก้ไขโดยการทำความเข้าใจการใช้งานพื้นฐานของ Teachme Biz และแบ่งปันความรู้จากคนที่ทำได้
- ติดปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาที่จะสร้าง
หากผู้รับผิดชอบการสร้างยังไม่สามารถจัดระเบียบเนื้อหางานที่จะใส่ในคู่มือได้ในใจ อาจเกิดกรณีที่นั่งคิดคนเดียวอยู่นาน ในกรณีนี้ควรกระตุ้นให้ดึงผู้ปฏิบัติงานคนอื่นที่ไม่ใช่ผู้รับผิดชอบเข้ามา และสร้างโอกาสในการปรับเนื้อหาร่วมกัน
แน่นอนว่าตัวอย่างข้างต้นเป็นเพียงส่วนหนึ่ง และอาจเกิดกรณีต่างๆ มากมาย ไม่ว่าในสถานการณ์ใด สิ่งสำคัญคือการตรวจสอบความคืบหน้าตามกำหนดเวลา และปรับแนวทางอย่างสม่ำเสมอ เช่น การขยายกำหนดเวลาหรือเปลี่ยนเป้าหมายจำนวนการสร้าง
สรุป
คุณพอมองเห็นภาพแล้วหรือยังว่า การติดตามสถานะการสร้างช่วยเพิ่มโอกาสในการบรรลุเป้าหมายและแผนได้อย่างไร?
แม้จะเข้าใจถึงความสำคัญของการสร้างคู่มือ แต่ก็มีหลายคนที่ไม่สามารถสร้างคู่มือได้จริงในทางปฏิบัติ แม้จะเข้าใจในระดับความคิดว่าคู่มือช่วยลดภาระการสอนในระยะยาวและลดข้อผิดพลาด แต่มักเกิดกรณีที่งานตรงหน้าล้นมือจนไม่สามารถลงมือทำได้
สำหรับผู้ดูแลระบบที่รู้สึกว่า "การสร้างคู่มือในช่วงเริ่มต้นไม่คืบหน้า" หรือ "จำนวนคู่มือไม่เพิ่มขึ้นหลังจากเริ่มใช้งาน" ลองติดตามจำนวนคู่มือที่ผู้ใช้แต่ละคนสร้างอย่างสม่ำเสมอ เช่น สัปดาห์ละครั้ง เดือนละครั้ง เป็นต้น