เมื่อใช้งาน Teachme Biz ไปสักระยะ คุณคงอยากรู้ว่าใครสร้างคู่มือไปมากน้อยแค่ไหน
«การสร้างคู่มือในช่วงเริ่มต้นนำ Teachme Biz มาใช้ไม่คืบหน้าเลย...»
«หลังจากสร้างคู่มือรวมกันในช่วงแรกแล้ว ก็ไม่มีการสร้างคู่มือใหม่อีกเลย...»
เป็นปัญหาที่ได้ยินบ่อยมาก
คู่มือถูกสร้างโดยคน
Teachme Biz ช่วยให้คุณสร้างคู่มือได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม คู่มือที่จำเป็นจะไม่เกิดขึ้นเองโดยอัตโนมัติ แต่จะสำเร็จได้ก็ต่อเมื่อมีคนเป็นผู้สร้างขึ้นมาเท่านั้น
ในกรณีส่วนใหญ่ การสร้างคู่มือเป็นงานที่ต้องทำเพิ่มเติมจากงานประจำ ผู้รับผิดชอบจึงไม่ควรปล่อยให้ผู้สร้างจัดการเองทั้งหมด แต่ควรให้ความสำคัญกับการยกระดับลำดับความสำคัญของงานสร้างคู่มือให้สูงขึ้น
สิ่งที่จะเกิดขึ้นหากไม่ติดตามสถานะการสร้าง
จะเกิดอะไรขึ้นหากไม่ติดตามสถานะการสร้างคู่มือ? มีประเด็นสำคัญ 3 ข้อดังนี้
- แผนเริ่มต้นการสร้างคู่มือหยุดชะงัก ทำให้ไม่สามารถเริ่มใช้งานได้
- คนที่สร้างคู่มืออย่างจริงจังไม่ได้รับการยอมรับ ทำให้ขาดแรงจูงใจในการสร้าง
- ไม่สามารถวางแผนแก้ไขสถานการณ์ได้อย่างเหมาะสมตามสภาพแวดล้อม
การติดตามสถานะการสร้างไม่ได้รับประกันว่าแผนจะบรรลุผลสำเร็จเสมอไป
อย่างไรก็ตาม การบริหารจัดการกำลังคนและความคืบหน้าของเป้าหมายที่จำเป็นต่อการบรรลุแผนอย่างเหมาะสม จะช่วยเพิ่มโอกาสความสำเร็จของแผนได้
ในทางกลับกันกับการไม่ติดตามสถานะการสร้าง การบริหารจัดการโดยอิงจากข้อมูลอย่างจริงจังจะช่วยให้
- ตรวจสอบความคืบหน้าของแผนได้
- ระบุและประเมินได้ว่าใครสร้างได้ตามแผนและใครไม่ได้
- วางแผนแก้ไขได้อย่างเหมาะสมตามความคืบหน้าและสถานะของผู้สร้าง
ทำให้สามารถหมุนวงจรการปรับปรุงเพื่อการนำไปใช้และการปักหลักได้
นอกจากนี้ ประเด็นที่ 2 ที่ว่า «ระบุและประเมินได้ว่าใครสร้างได้ตามแผนและใครไม่ได้» ยังมีประโยชน์ในการกระตุ้นการสร้างคู่มือใหม่หลังจากเริ่มใช้งานแล้วด้วย
หวังว่าคุณจะเข้าใจถึงความสำคัญของการติดตามสถานะการสร้างในฐานะผู้รับผิดชอบแล้ว
วิธีติดตามสถานะการสร้าง
วิธีตรวจสอบเบื้องต้น: ดูตามโฟลเดอร์
ในหน้าแสดงรายการโฟลเดอร์ คุณสามารถตรวจสอบจำนวนคู่มือที่เผยแพร่แล้วแยกตามโฟลเดอร์ได้
ในระยะเริ่มต้นการสร้างคู่มือเมื่อนำ Teachme Biz มาใช้ ให้ประยุกต์ใช้ฟีเจอร์นี้โดยสร้างโฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์ย่อยสำหรับแต่ละผู้รับผิดชอบ เพื่อตรวจสอบได้ว่าใครสร้างคู่มือไปมากน้อยแค่ไหนโดยใช้ความพยายามน้อยที่สุด
อย่างไรก็ตาม ไม่สามารถตรวจสอบจำนวนคู่มือในสถานะร่างได้ เนื่องจากผู้สร้างบางรายอาจสร้างคู่มือหลายรายการพร้อมกัน จึงควรตรวจสอบสถานะของคู่มือภายในโฟลเดอร์ตามความจำเป็น
เมื่อการสร้างคู่มือเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถย้ายคู่มือไปยังโฟลเดอร์ที่จัดแบ่งตามหน่วยงานหรือประเภทงาน แล้วเริ่มใช้งานได้
วิธีตรวจสอบแบบละเอียด: ดูจาก CSV รายการสถานะการใช้งานของผู้ใช้
คุณสามารถส่งออกสถานะการใช้งานของผู้ใช้ เช่น วันที่และเวลาเข้าสู่ระบบครั้งล่าสุด และจำนวนคู่มือที่เป็นเจ้าของ เป็นไฟล์ CSV แล้วตรวจสอบในรูปแบบรายการได้
※ เฉพาะผู้ดูแลกลุ่มและผู้ดูแลรองเท่านั้นที่สามารถส่งออก CSV ได้
โดยใช้ฟังก์ชันตัวกรองในโปรแกรมสเปรดชีต เช่น Excel เรียงลำดับจำนวนคู่มือที่เป็นเจ้าของ (manual_count) จากน้อยไปมากหรือมากไปน้อย เพื่อตรวจสอบผู้ใช้ที่สร้างคู่มือมากและน้อยได้
จำนวนคู่มือที่เป็นเจ้าของจะนับรวมคู่มือทั้งหมดในสถานะเผยแพร่ ร่าง และเก็บถาวร
การดำเนินการต่อไปหลังจากติดตามสถานะการสร้าง
หลังจากติดตามสถานะการสร้างแล้ว สิ่งที่ต้องดำเนินการมี 2 อย่าง คือ «การค้นหาสาเหตุของสถานะการสร้างของผู้สร้าง» และ «การพิจารณาและดำเนินมาตรการรับมือ»
ค้นหาสาเหตุของสถานะการสร้าง
ตรวจสอบกับทั้งคนที่สร้างได้และคนที่สร้างไม่ได้ หากไม่สามารถตรวจสอบกับทุกคนได้ ควรสัมภาษณ์บุคคลสองสามคนที่อยู่ในอันดับสูงสุดหรือต่ำสุดของสถานะการสร้าง
เนื้อหาการสัมภาษณ์มีดังต่อไปนี้
[ตัวอย่างเนื้อหาการสัมภาษณ์สำหรับคนที่สร้างได้]
- ใช้เวลานานแค่ไหนในการสร้างคู่มือแต่ละชิ้น
- มีปัญหาอะไรในระหว่างการสร้างหรือไม่
- มีเคล็ดลับในการสร้างอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่
[ตัวอย่างเนื้อหาการสัมภาษณ์สำหรับคนที่สร้างไม่ได้]
- สามารถจัดสรรเวลาสำหรับการสร้างได้หรือไม่
- มีปัญหาเกี่ยวกับวิธีการสร้างหรือไม่
- มีปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาที่จะสร้างหรือไม่
สำหรับคนที่สร้างได้ การตรวจสอบเวลาที่ใช้ในการสร้าง ปัญหาที่พบระหว่างการสร้าง และเคล็ดลับในการสร้างอย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยรวบรวมปัญหาและความรู้ในการดำเนินการสร้างได้
สำหรับคนที่สร้างไม่ได้ ประเด็นสำคัญคือการค้นหาว่าอุปสรรคคืออะไร
พิจารณาและดำเนินมาตรการรับมือ
การพิจารณามาตรการรับมือมีจุดประสงค์เพื่อบรรลุแผน เมื่อสัมภาษณ์คนที่สร้างไม่ได้ดังกล่าว มาตรการรับมือจะแตกต่างกันตามอุปสรรค
- ไม่สามารถจัดสรรเวลาสำหรับการสร้างได้
ในกรณีนี้ ไม่ว่าจะสอนวิธีการมากแค่ไหนก็ไม่สามารถสร้างได้ จำเป็นต้องดำเนินการเพื่อให้จัดสรรเวลาได้ ในบางกรณีอาจต้องดึงผู้บังคับบัญชาเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย หากยังยากที่จะจัดสรรเวลา อาจจำเป็นต้องเปลี่ยนผู้รับผิดชอบการสร้าง
- มีปัญหาเกี่ยวกับวิธีการสร้าง
แม้จะมีเวลา แต่หากไม่เข้าใจวิธีการสร้างก็ไม่สามารถดำเนินการได้ตามที่คิดไว้ ให้แก้ไขโดยการทำความเข้าใจการใช้งานพื้นฐานของ Teachme Biz และแบ่งปันความรู้จากคนที่สร้างได้
- มีปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาที่จะสร้าง
หากผู้รับผิดชอบการสร้างยังไม่สามารถจัดระเบียบเนื้อหางานที่จะถ่ายทอดลงในคู่มือได้ในหัว อาจเกิดกรณีที่คิดวนเวียนอยู่คนเดียว ในกรณีนั้น ให้กระตุ้นให้ดึงผู้ปฏิบัติงานอื่นนอกจากผู้รับผิดชอบเข้ามาร่วมและจัดโอกาสในการปรับเนื้อหาร่วมกัน
แน่นอนว่าตัวอย่างข้างต้นเป็นเพียงส่วนหนึ่งเท่านั้น อาจมีกรณีต่างๆ เกิดขึ้นได้อีกมากมาย ไม่ว่าในสถานการณ์ใด สิ่งสำคัญคือการตรวจสอบความคืบหน้าเทียบกับกำหนดเวลา และปรับทิศทางเป็นระยะๆ เช่น การขยายกำหนดเวลาหรือเปลี่ยนเป้าหมายจำนวนที่สร้าง
สรุป
คุณสามารถนึกภาพออกไหมว่าการติดตามสถานะการสร้างจะช่วยเพิ่มโอกาสในการบรรลุเป้าหมายและแผน?
แม้จะเข้าใจถึงความสำคัญของการสร้างคู่มือ แต่ก็มีหลายคนที่ไม่สามารถสร้างคู่มือได้จริง แม้จะเข้าใจในเชิงทฤษฎีว่าคู่มือจะช่วยลดภาระการสอนในระยะยาว หรือลดข้อผิดพลาด แต่มักเกิดขึ้นบ่อยที่งานตรงหน้ายุ่งเกินไปจนไม่สามารถลงมือทำได้จริง
สำหรับผู้ดูแลที่ประสบปัญหา «การสร้างคู่มือในช่วงเริ่มต้นไม่คืบหน้า» หรือ «จำนวนคู่มือไม่เพิ่มขึ้นหลังเริ่มใช้งาน» ลองกำหนดให้เป็นงานประจำสัปดาห์ละครั้งหรือเดือนละครั้ง เพื่อติดตามจำนวนคู่มือที่แต่ละผู้ใช้สร้างขึ้นดูครับ/ค่ะ