「Teachme Bizの導入や推進で苦労したこと・工夫したこと」をテーマに、Teachme Bizの導入や運用について実際に導入を推進したご担当者様に深掘りする”ユーザー深堀りインタビュー”。
今回は、製菓メーカー業界のお客様にインタビューさせていただきました！
前編では契約開始からPoCの進め方についてお届けしました。
中編はマニュアル作成・承認に関する運用の取り組みについてです。
※取材日:2021年 9月 15日
- 製造業務推進課
小山英俊 様（仮名） - 製造過程や工場の管理に関わるITシステムの導入をメインに担当されている。
マニュアル作成はルールの浸透が大きな課題
﨑村御社はPoCでの契約開始が11月末で、1月の半ばに現場での作成を始められています。 マニュアルの作成期間はどのくらいでしたか？
小山様PoCでのマニュアル作成期間は約2週間です
﨑村実際にでき上がったのは何本ですか？
小山様約20本でした。
﨑村マニュアル1本あたりの作成時間はどれくらいでしたか？
小山様正確には計測はしていないですが、Teachme Bizでのマニュアル作成にハマっていた人が何本も作成していたケースで考えると、2～3時間で1本作っていたペースでした。参考程度ですが、私たち管理者側で既存のマニュアルを載せ換えたときは、1本10分とか、そんなレベルですね。
﨑村既存のマニュアルの載せ換え時は、PDFをTeachme Bizにインポートしたのでしょうか。
小山様Excelで作ったマニュアルで、それに貼り付けてある写真と説明文をただコピー＆ペーストしただけです。
﨑村それでも10分で終わるのはすごく早いですね。
小山様いやほんと、すごいツールだと思いました。
﨑村御社でExcelで作成していたマニュアルを見させていただきましたが、Teachme Bizの構造に近い、タイトルと写真と説明文という構成でしっかり作成されていたのも結構大きいですよね。
小山様そうですね、ただ貼り付けるだけで済んだので。
﨑村ITシステムの操作手順用に作るマニュアルは、どのくらいの時間がかかりましたか？
小山様1つのマニュアルで1～2時間です。
﨑村マニュアル作成時に、工夫していることはありますか。
小山様作業を初めて行う人や説明を聞いただけの人でも、マニュアルがあれば作業を完了できるように工夫しています。例えば、各ステップタイトルで具体的な作業が分かるようにしています。作成するときのルールとして、使う色は基本をオレンジ色に統一し、強調したいときは他の色を使ったりしています。
﨑村多拠点展開の場合、作成ルールの浸透は課題になりやすいですよね。
小山様社内でマニュアル作成基準も作っていますが、全体にしっかり浸透していないことは弊社の課題の1つです。説明会に参加した社員でもルールが浸透しきれていないので、マニュアルを見ただけでルールを守るのはかなり難しいかなとは思っています。
﨑村ルールをしっかり決めて細かく指摘していくのか、まずは作ってもらうことを優先するのか、という判断のバランスは難しいですよね。
小山様今は「細かいところは気にせず、どんどん使ってください」という方針です。ただ、工場では共有アカウントでマニュアルを作成しており、どの工場が作ったものかは分かりますが、誰が作ったものかは分からない状態になっています。「表紙の説明欄に作った人の名前を入れる」というルールにしていますが、漏れていることもあるので、管理者が「作成者名を入れてください」とコメントを入れて対応している状況です。ここも課題だなと感じています。
﨑村他にルールとして決めていることはありますか。
小山様各ステップのタイトルに、「◯◯の手順（1）」、「◯◯の手順（2）」と書かずに、具体的に行う作業の内容を書くよう伝えています。
﨑村パッと見てどんな作業なのかが分かるようにされているということですね。
ルールは、どのように作られたのですか？
小山様実は、PoCを行う1年前、一昨年の10月頃にトライアルをしていたんです。その時に「こう作った方が見やすいな」という、イメージはありました。
あとは今回マニュアルを作っていく中で、スタディストの担当者さんに助言いただいて、ルールを定めました。
﨑村導入の1年前にトライアルをされていたんですね。
小山様私はもう入れたくて入れたくてしょうがなかったんですけど、その時は決裁者から了承を得られないで一年越しになってしまいました。笑
﨑村そうなんですね、嬉しいです！
Teachme Bizを使ってみて、使い勝手はいかがでしたか。
小山様現場と事務所の往復が格段に少なくなりました。例えば写真を一つ一つ撮るのではなく、ビデオで録って切り足しをするので、写真の撮り忘れ・漏れがないところもかなり重宝しています。また、現場に限らず、本部でシステムマニュアルを作るときでも、パソコンの画面キャプチャが簡単で、かなり楽に作れています。
﨑村反対に、改善してほしいことはありますか。
小山様Teachme Bizを効率的に使いこなす方法を理解するのに少し時間がかかる気はします。例えば、iPadでいうと、表紙作成画面と各ステップ作成画面がまったく同じに見えるので、表紙になるところにいきなり一つ目の手順を書いてしまったこともありました。
あと弊社のこれまでの運用では、印刷時の枚数を減らす目的もあって、同じ写真を使って1つのステップで3～4手順書いてあることがよくありました。でも、Teachme Bizの場合は、1つのステップで1つの手順説明をするのが理想的な作りになっています。そこの違いを浸透させるのに時間がかかった印象です。
﨑村御社は多拠点で多くのユーザーが利用されるので「現場での作成のコツやルールをいかに浸透させるか」が運用推進の課題になっているということですね。
Teachme Bizの活用を各工場で広げていくうえでは、各拠点での推進者が増えていく必要がありますよね。マニュアルは一定の役職以上の方が作成されているのですか。
小山様そこが、意外とそうではなかったのです。PoCではライン責任者が作ったので、本運用でも各工場のライン責任者の数に合わせて、最低限行き渡るように作成アカウントを渡していました。でもいざ、運用を開始すると、作成アカウントをラインスタッフにも共有して誰でも作成可能な状態になっていました。ライン責任者からは「工場内で誰でも全員作成可能な状態でないと、マニュアルの作成は進みません」と言われています。
- マニュアル1本あたりの作成時間は、2～3時間
- 分かりやすさも意識しつつ、「細かいところは気にせず、どんどん使ってください」という方針で運用
- 敷地が広く、工場と事務所の行き来が大変だったが、導入後は大幅に改善した
- 「現場での作成のコツやルールをいかに浸透させるか」が運用推進の課題
- 現場のラインスタッフもマニュアルを作れるようにしている
少し課題は残るも、ISOに関わる版管理が楽になった
﨑村作成後の承認ワークフローも使われていると思いますが、どんなフローで承認・公開される運用となっていますか。
小山様基本的にTeachme Bizで行っています。ISOの運用上、承認する権限のある者に承認権限のあるアカウントを渡しておいて、内容を精査して承認しています。ただ、アカウント数を絞っていて、承認者はかなり限られています。そこが運用の課題になっています。
マニュアルの公開が申請されると承認者にメールが送られてくるので、該当の承認アカウントを持つ者、全員にGoogleのGmailの設定で転送されるような仕組みを作って運用しています。ただ、それで完全に承認依頼がキャッチできているのではなく、中には作成者から承認者に直接確認をして対応していることもあるようです。
﨑村ISOの運用でいうと、文書の承認フローについて、完全にTeachme Bizでのフローに置き換えていらっしゃるのですか。
小山様完全にではないです。文書管理システムを併用しつつ「Teachme Bizを使って作成した場合も正式管理文書として認めます」といった運用です。
﨑村Teachme Bizで作ったマニュアルをPDFにして、その文書管理システムにも合わせて保管しているという運用でしょうか。
小山様いえ、それは違いますね。Teachme Bizのサーバー内にちゃんと保管されていれば、それだけで正式文書として見なしています。一定役職以上の責任者だけに承認用の専用アカウントを渡し、品質を担保しています。
﨑村マニュアル関連はTeachme Bizで、他の文書は従来の文書管理システムで管理されているということですか。
小山様そうですね、Teachme Bizで作ったマニュアルはTeachme Bizだけで管理しています。ただ、まだ文書管理システムにマニュアルがたくさん残っており、全てのマニュアルをTeachme Bizで管理できているわけではないです。
﨑村他に、公開の承認に関して工夫していることはありますか。
小山様特にはないと思います。逆にISOの観点でいうと、版数管理が不要になったことで、手間が削減され助かっています。Excelを使っていたときは、修正を行った際に、00版から01版、02版と名前を付けて「最新版は03版です」と版数管理をしていました。でも、Teachme Bizで作ったものに関しては、表示されているものが必ず最新版なので管理が不要です。変更履歴に関しても、改訂の度に履歴を打ち込めるので、そこで管理できています。
- 一定役職以上の責任者だけに承認用の専用アカウントを渡し、品質を担保
- Teachme Bizで作ったマニュアルも正式管理文書として管理・運用している
- Teachme Biz導入後は、v版管理が不要になり手間が削減された
- マニュアルの変更履歴もTeachme Biz内に記録できている
いかがでしたでしょうか。中編ではマニュアル作成や承認運用についてお届けしました。
後編は、本運用開始後の閲覧浸透に関わる取り組みについてのお話です。