マニュアルのレビューを複数人で行う!タスク配信の応用ワザ

2021-04-15 08:51:51 UTC 2021-10-15 02:23:22 UTC

Teachme Bizをご利用いただくお客様から時々いただく相談・要望が、「複数人でマニュアルをレビューしたい」という声です。Teachme Bizでは複数人でのマニュアルの承認機能は現在提供しておりませんが、いくつかの機能を組み合わせて使うことにより簡単に複数人でのレビューフローを作ることができます。

複数人でのマニュアルレビューフローを作る3つの機能

マニュアルの承認フロー

複数の標準機能を使うことにより、簡単にマニュアルのレビューフローを運用できます。

今回使用する機能は「フォルダ作成機能」「タスク機能」「コメント機能」の3つです。

Teachme Biz Webブラウザ版での具体的な運用の流れ

Webブラウザ版での具体的な運用の流れを以下にご説明します。

レビュー専用のフォルダを準備し、マニュアルを作成

Teachme Bizでは、フォルダの作成数に上限を設定していないため、必要な数だけフォルダを作成できます。

まずフォルダ作成機能を使って、公開用フォルダとは別にマニュアル作成者とレビュー担当者のみがアクセスできる「承認前フォルダ」を作成し、レビュー前のマニュアルをこちらで作成・公開します。

複数人へのレビュー依頼をタスクで配信

複数人で事前レビューするマニュアルが多数ある場合、レビューの進捗具合が気になります。また、しばらくすると、レビュー担当者が「どれ見るんだっけ?」となってしまうことがあります。そこで効果を発揮するのが「タスク機能」です。

先程の章で「承認前フォルダ」にてマニュアルを公開した後に、タスク機能を用いてレビューを行ってほしいマニュアルをタスク化します。

タスクの作成は、タスク名、タスクの説明文、期日、作成したマニュアルを選択、レビュー担当者を選択して配信するだけです。

進捗が手に取るようにわかる

タスク機能を使うと各担当者が、タスクを開いたかどうか、マニュアルを確認したかどうか、いくつ確認が終わったかまで手に取るようにわかります。また、期限設定が迫ると、担当者に自動的にアラートメールが送付されます。そして、期限が過ぎても、タスクを完了するまで終わることのないアラートが送付され続けますので、きっと担当者は完璧にレビュー作業をこなしてくれるでしょう。

修正点はコメント機能でフィードバック

タスク配信されたマニュアルを担当者が確認し、修正したほうが良いポイントがある場合は、「改善点」をコメントします。コメントは作成者に通知されますので、各担当者からのコメントを逃すことはありません。

タスク配信には、「配信者に連絡」という機能もあるのでそれを使って差し戻しをした旨を伝えても良いでしょう。

レビューが終わったら公開用のフォルダにて本公開

マニュアルのレビューが完了したら、公開用の任意のフォルダにマニュアルを移動させて完了です。

まとめ

いかがでしたでしょうか?複数の機能を使うことにより、複数人でのマニュアルのレビューフローを運用できることをご理解いただけたかと思います。

タスク機能での複数人マニュアルレビュー、ぜひお試しください。