「Teachme Bizでマニュアルを作るのは簡単だけど、運用するうえで考えることや決めることは、意外と多いな…」
そう感じているユーザーの方々も、いらっしゃるのではないでしょうか？
そんなお悩みを持つユーザーの皆さま向けに「Teachme Bizの導入や推進で苦労したこと・工夫したこと」をテーマとし、Teachme Bizの導入や運用を実際に推進したご担当者様に深掘りインタビューさせていただく特集を始めました！
第6回は2020年8月にご契約いただいた株式会社共和コーポレーション様です。当日は、﨑村が取材をさせていただきました。
1982年創業。長野県に本社を置く、アミューズメント事業を主とする企業。信越・北陸を中心に、全国各地でゲームセンター・バッティングセンター・ボウリング場などの運営の他、ゲーム機器・景品の販売などを行っている。「楽しさを売る」を企業理念とし、お客様第一のサービス提供やSDGsの取り組みに力を入れ、質の高いエンターテイメントの提供を目指す。「一生懸命」「顧客満足」「実践と行動」の3つの楽しみを軸に事業を展開中。
※取材日:2021年11月16日
- 株式会社共和コーポレーション 経営企画室
池田 志保様 - Teachme Bizの主担当部署。Teachme Bizの導入から社内の浸透・運用・運営まで管理している。
- 株式会社共和コーポレーション 人事総務部
増田 徳也様 - Teachme Bizの実務担当者。店舗運営や人材育成に関わるマニュアル作成から発信まで対応している。
マニュアルはサクッと読めて分かりやすいように作る
慣れれば30分で簡単なマニュアルが1本作り終わる
﨑村マニュアル1本当たりで考えると作成にはどのくらい時間をかけていらっしゃいますか。
- ＜インタビュアー＞
株式会社スタディスト カスタマーサクセス部
カスタマーマーケティンググループ
﨑村 政海 - カスタマーサクセスの分野で利用者向けのコンテンツやヘルプセンターの構築など「人の手に寄らない」ユーザー支援の取り組みをしている。
池田様30分ほどあれば作れるものもあります。ノッていればサクサク作れます。クスッと笑える要素を入れたいなと思いながら作っているものは、自分も楽しく作れるので時間はあまり意識していません。マニュアルは、読む側も作る側も楽しまないと、後回しになっちゃいますよね。
﨑村増田様はいかがでしょうか。
増田様10〜15分ほどで作れるものもあります。マニュアル作成だけを担当しているわけではないですが、1日に平均して2本以上は作成できているような状態です。
﨑村作るものによって作成時間は変わってきますか。
増田様法律など細かなチェックが必要なものと、簡単な募集ページの文章とでは、やはり作成時間は異なります。例えば、法律が関わるものは、法律の文章を洗い出して、内容を確認したうえで記載をするなど、こだわって作っています。
﨑村Teachme Bizの操作に時間がかかるというよりは、内容によって変わってくるのですね。
増田様慣れてしまえば、簡単なものなら30分かからないで作成可能です。Teachme Biz自体は非常に使い勝手が良いですし、画像素材が蓄積されてくると、素材の取り回しが利くようになってきて、短時間でできる部分もあると思います。
1本のマニュアルの情報量を減らして、分かりやすく
﨑村作成にあたって工夫されていることはありますか。
増田様1本のマニュアルに情報を詰め込みすぎないようにしています。リンクの機能を使って切り離すなど、1本に情報が多くならないようにしているやり方がポイントではないかなと思っています。
﨑村どうしても情報量が多くなると、1本見るのも大変になりますよね。
増田様内容が多岐にわたる場合には分けて作ろうと途中で決めました。最終的には、店舗で分からないことがあった場合に、調べる手掛かりになるツールにしたいと思っています。そのためには、1本のマニュアルの中に情報が埋もれるわけにもいきません。さらっと欲しいものが手に入るようなものを作りたいと考えています。
増田様マニュアルの中で、どうしてもまとめて作らなければならないときは、リンク集のような形にしています。たくさんのリンクを張って枝分かれさせる方法です。
自分のための教科書としてもTeachme Bizを活用
増田様実は、マニュアル作りは自分のためにも役立っています。私自身、最近異動したばかりで、管理部署で仕事をするのは初めてでした。これまで机にずっと向かっている、なんてことはありませんでした。仕事はたくさん頂くのですが、与えられた仕事はその場でマニュアルに起こしています。
﨑村ご自身の仕事内容もマニュアル化されているのですか。
増田様はい、このマニュアルに非常に助けられています。一度だけでは年齢的なものもあるのか、なかなか覚えられなくて……。初めての業務はその場でマニュアルに起こしてしまうと、自分のために作ったものですが、肉付けするとそのうち1本のマニュアルとして成立していくこともあります。
﨑村自分なりの教科書のような存在ですね。
増田様私もだいぶ助かっています。
﨑村増田様が後任の方を育てるときや、別業務に移られるときなど、業務の引き継ぎが楽になりそうで、会社の資産にもなりますよね。
増田様そうかもしれないです。ただ、基本的にこのフォルダは公開してません。ここで作ったものを移動して公開する場所に取り出すような作業手順を踏んでます。
﨑村中にあるマニュアルはもちろんですが、フォルダをご用意いただいていること自体がとても参考になります。
まず公開して更新する。そしてその先を見た対応がカギ
﨑村最後に、これからTeachme Bizを導入される方に向けてメッセージをお願いします。
池田様「マニュアルを作って満足せずに、いかに多くの社員に見てもらうか」に力を注がれることをおすすめしたいです。「料理を作りたくて料理本を買ったのに、買って読んで満足して作らない」ではないですが、作成するとすごく充実感があるので、できたから終わり、にしたくなります。でも、そこからどう多くの社員に見てもらうかが重要なので、当社は定期的に社長訓示の配信をしたり、通信を出してなるべくTeachme Bizにアクセスするきっかけを作ろうとしています。管理者としては、そういうところに力を入れて、どうやったらみんなに見てもらうきっかけがより多く作れるか、に注力したらいいのではないかなと思ってます。
﨑村増田様はいかがでしょうか。
増田様更新を前提に、スピード感を持って作成・公開することがポイントです。正しい情報を担保することも大切ですが、公開ができずに現場に情報展開ができていなければ本末転倒です。Teachme Bizはオンラインツールなので、更新した内容はすぐに反映されます。そして作成も簡単です。そのため、更新を前提にまずは発信してみるのが、正しいスタートの仕方だと思っています。
﨑村お二人ともありがとうございました！