アミューズメント施設57店舗でのマニュアル作成の道のり 共和コーポレーション様 vol.1|ユーザー深堀りインタビュー

2022-05-30 04:51:37 UTC 2022-06-30 02:39:51 UTC
インタビューの様子
インタビューの様子

「Teachme Bizでマニュアルを作るのは簡単だけど、運用するうえで考えることや決めることは、意外と多いな…」

そう感じているユーザーの方々も、いらっしゃるのではないでしょうか?

そんなお悩みを持つユーザーの皆さま向けに「Teachme Bizの導入や推進で苦労したこと・工夫したこと」をテーマとし、Teachme Bizの導入や運用を実際に推進したご担当者様に深掘りインタビューさせていただく特集を始めました!

第6回は2020年8月にご契約いただいた株式会社共和コーポレーション様です。当日は、﨑村と坂本が取材をさせていただきました。

社内報からログインのきっかけを作る。共和コーポレーション様 vol.2

店舗の教育担当者が使いたくなることを重視したマニュアルづくり!共和コーポレーション様 vol.3

スピード重視でマニュアル作成し、現場に情報展開することが浸透のコツ! 共和コーポレーション様 vol.4

<株式会社共和コーポレーション様>
1982年創業。長野県に本社を置く、アミューズメント事業を主とする企業。信越・北陸を中心に、全国各地でゲームセンター・バッティングセンター・ボウリング場などの運営の他、ゲーム機器・景品の販売などを行っている。「楽しさを売る」を企業理念とし、お客様第一のサービス提供やSDGsの取り組みに力を入れ、質の高いエンターテイメントの提供を目指す。「一生懸命」「顧客満足」「実践と行動」の3つの楽しみを軸に事業を展開中。

※取材日:2021年11月16日

目次
 
池田 志保様
株式会社共和コーポレーション 経営企画室
池田 志保様
Teachme Bizの主担当部署。Teachme Bizの導入から社内の浸透・運用・運営まで管理している。
増田 徳也様
株式会社共和コーポレーション 人事総務部
増田 徳也様
Teachme Bizの実務担当者。店舗運営や人材育成に関わるマニュアル作成から発信まで対応している。

ゲームセンター運営事業を支える経営企画室と人事総務部がTeachme Bizを担当

studist_s.png 﨑村

まずは、御社の事業内容と池田様、増田様の担当業務やミッションを教えてください。

﨑村の写真
<インタビュアー>
株式会社スタディスト カスタマーサクセス部
カスタマーマーケティンググループ
﨑村 政海
カスタマーサクセスの分野で利用者向けのコンテンツやヘルプセンターの構築など「人の手に寄らない」ユーザー支援の取り組みをしている。
池田様の写真 池田様

当社は主にゲームセンターを運営している会社です。その他に、ゲーム機やプライズゲーム※の中に入っている景品の販売など、卸事業もあります。

※プライズゲーム:プライズ=景品の獲得を目的としたアーケードゲーム

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ゲームセンターやバッティングセンター、ボウリング場などのアミューズメント施設「アピナ」を運営している
studist_s.png 﨑村

従業員数は何名ほどでしょうか。

池田様の写真 池田様

現在、全国で58店舗を展開しており、従業員は、2021年9月末時点でパート・アルバイトを含め764名です。そのうち、正社員が170〜180名ほどいます。

studist_s.png 﨑村

お二人の担当業務を教えてください。

Teachme Biz導入を担当した池田様と増田様
Teachme Biz導入を担当した池田様(写真左)と増田様(写真右)
池田様の写真 池田様

私は、本社の経営企画室に所属をしています。Teachme Bizの主担当部署で、導入から社内の浸透・運用・運営まで管理している部署です。

増田様の写真 増田様

私は、元々店舗の店長を長く務めていましたが、今は本社の人事総務部にいます。

池田様の写真 池田様

Teachme Biz導入時の最大の目的は、店舗の教育の効率化とオペレーションの標準化です。そのために運営マニュアルを作ることにしました。しかし、本社の人間は店舗の実態を把握しきれていなかったため、長年の経験があり、店舗のことを熟知している増田に、今年(2021年)の4月から人事総務部に入ってもらいました。今は専任というわけではないのですが、マニュアル作成担当者として業務にあたってもらっています。

studist_s.png 﨑村

増田様は、マニュアル作りを担当されているのですね。

増田様の写真 増田様

私の業務担当は、マニュアル作りと教育です。当初は、教育ツールから着手しました。「新人アルバイトに伝えなければいけないこと」などです。効率よく導入できるよう工夫してきました。

studist_s.png 﨑村

教育ツールの一つとしてTeachme Bizがあったのですね。池田様のTeachme Biz以外の業務やミッションなどもお伺いできますか。

池田様の写真 池田様

普段は、広報や株主様対応などのIR業務、経営上の数値管理業務、SDGsを含めたCSR業務等を担当しています。

studist_s.png 﨑村

経営に近い立場で実務をこなされながら、大きく課題があるところに特化して対応される中で、Teachme Bizを導入いただいたようなイメージでしょうか。

池田様の写真 池田様

ITや情報システムの部門は別にあるのですが、業務改善の推進業務も経営企画室の範囲に含まれるため、その一環としてTeachme Bizを担当しています。

Teachme Bizは全店舗で業務内容やマニュアルを統一するために導入

実際の店舗で業務の様子
実際の店舗で業務の様子
studist_s.png 﨑村

Teachme Bizの導入経緯を教えてください。

池田様の写真 池田様

当時は、マニュアルが一本化されておらず、更新もあまりされていない状態でした。店舗数が増え、会社が大きくなってきている中では、統一したマニュアルを作れるものを導入して整えていく必要があると思い、経営企画室発案で導入を進めました。

studist_s.png 﨑村

Teachme Bizは、全社員ではなく各店舗での利用がメインとなっているのでしょうか。

池田様の写真 池田様

最終的には各店舗での利用をメインにしていきたいのですが、今はまだ本社にいる50名ほどがマニュアルを作成して流している状況です。

studist_s.png 﨑村

現時点で閲覧数や利用頻度の多いマニュアルはありますか。

池田様の写真 池田様

今は人事や総務、経理関係のマニュアルが多いです。各店舗に向けた提出書類の説明、毎月の棚卸業務について、経費精算の方法、年末調整の結果、備品の発注方法など、本社発信で店舗が対応するものが多く作られています。そのため閲覧は、店舗の従業員がメインになっています。

studist_s.png 﨑村

店舗でのオペレーションマニュアルというよりも、今は、バックオフィス業務のマニュアル化を進めていらっしゃるところなのですね。

池田様の写真 池田様

はい。まずバックオフィス業務のマニュアル作成が先行して始まっています。

スケジュール管理とマネジメント力で推し進めた運用開始までのマニュアル作成

共有会と目標設定で進めた複数人でのマニュアル作成

作成時の体制
作成時の体制
studist_s.png 﨑村

Teachme Bizを導入された2020年8月末から、池田様と増田様の2名体制で進められたのでしょうか。

池田様の写真 池田様

管理者は私のみで、作成チーム10名で導入を進めました。今、メインで対応している増田は、21年4月から本社に来ているので導入当初は参加していません。経営企画室から発案して、作成担当者として本社にある10部署から1名ずつ選定してもらったメンバーで開始しました。

studist_s.png 﨑村

全部署から集めて、作成を進めたんですね。

池田様の写真 池田様

8月末から開始して、年末までに少なくとも1部署3〜4本作ることを目標として進めていました。月1〜2回チームで共有会を行って「作り方はこうしましょう」「統一ルールを決めましょう」と話しています。年末までにある程度のボリュームのマニュアルが作成できたので、スタディストの担当の方にレビューしてもらいました。

スタディスト坂本 坂本

レビュー会では、皆さんに集まっていただいて、作成されたマニュアルを見ながら話し合いをしましたね。

スタディスト坂本
<インタビュアー>
株式会社スタディスト カスタマーサクセス部
坂本 渚
共和コーポレーション様のカスタマーサクセス担当者。カスタマーサクセスマネージャとして、ユーザーのTeachme Bizご契約後の導入の立ち上げおよび活用支援を行う。

「マニュアルがあることでの気づき」の実体験を生んで作成を推進

studist_s.png 﨑村

マニュアルは最初から、どんどん作成されていかれたのでしょうか。

池田様の写真 池田様

最初は全く進みませんでした。みんな「作りたいものはたくさんあるのに、どうやって作ったらいいのか分からない」と構えてしまって。そこでまず、本社のコーヒーの淹れ方マニュアルを私が作ってみました。「こんな感じで気軽に作ってね」という見本として出してみたところ、「このタイミングでコーヒーを淹れた方がいいよね」「スイッチの場所これだと近すぎて分かりづらいよね」と、いろいろな意見が出てきたのです。

studist_s.png 﨑村

意見が出てきて、とりあえずで作ったマニュアルがブラッシュアップされていったのですね。

池田様の写真 池田様

そうです。身近な題材で試しに作ったことで、みんなの作成のイメージがついてきました。「最初からしっかり完成したものを作ろうとせずに、とりあえず作ってみて公開して、みんなに見てもらって、ブラッシュアップしていこう」と伝えました。

studist_s.png 﨑村

いい話ですね。作成の促進を意図して、そのコーヒーの淹れ方マニュアルを作ったんですか?

コーヒーの淹れ方マニュアル
コーヒーの淹れ方マニュアルの画像
池田様の写真 池田様

繋がってほしいという想いはありましたが、目の前にあるちょっとした困りごとを解決したいという気持ちが大きかったです。「コーヒーの残りが少なくなったら作る」というルールは元々あったのですが、全く浸透しておらず。作る人が固定化してしまっていて(笑)。

studist_s.png 﨑村

会社のプチあるあるな課題ですね(笑)。

池田様の写真 池田様

小さな課題ではあるのですが、そこで「もしかしたら作り方が分からないけど今さら聞けないし、聞き方が分からなくて作れない人がいるのでは?」という考えが浮かび、この課題を解決するにはマニュアルを作れば良いと思いつきました。

studist_s.png 﨑村

具体的にどのようにマニュアルを周知していったのでしょうか。

池田様の写真 池田様

プリントアウトしたマニュアルをラミネートして、コーヒーメーカーの上に貼って周知してみました。すると、「コーヒーフィルターはここを折るんだね、初めて知った」「今まで4杯入れてたけど5杯入れるんだね」のような反応がありました。

studist_s.png 﨑村

そこからTeachme Bizに繋げていかれたのですね。

池田様の写真 池田様

はい、共有会で「こうやってTeachme Bizで直していきましょう」とコーヒーの淹れ方マニュアルを見ながら修正して「こんな感じで作っていけばいいんですよ」と実践形式で繋げていきました。

コーヒーメーカーの上に、コーヒーの淹れ方マニュアルを印刷掲示している
コーヒーメーカーの上に、コーヒーの淹れ方マニュアルを印刷掲示している
スタディスト坂本 坂本

まずたたき台を作ると、そこからイメージが膨らむことが多いですよね。マニュアル作成は、そうした小さなことの積み重ねで重要性が確認できたり、次のマニュアル作成に繋がっていったりするのだと思っています。

公開日を定めてから取り組むことで本数アップを図った

studist_s.png 﨑村

作成者の方々も、そこからマニュアル作成が進んだのでしょうか。

池田様の写真 池田様

残念ながら劇的に進んだわけではありません。10人いるメンバーの中でも、積極的に作ろうと頑張ってくれる者とそうでない者がいます。そのため、積極的に作ってくれている者を褒め称えて、「みんなもこんな感じで作っていけば良いんですよ」という雰囲気を出すように努力しました。そこから「最低でも年末までに1本は作ってください」と進めていった流れです。

studist_s.png 﨑村

マニュアルレビュー会後、2月に作成本数が50本ほど増えているようですが、どういう取り組みがあったのでしょうか。

池田様の写真 池田様

4月1日の新年度がスタートするタイミングで、Teachme Bizを全社公開する予定だったため、そこに向けて本数を一気に増やしています。単に全社公開しても認知は進まないので、確実に見てもらえるように社長訓示を配信したうえで、マニュアルも見てもらう作戦です。社長訓示は、全社ミーティングで行うべきものですが、コロナ禍で全社員を集めるのも難しいので、ちょうど良い機会になりました。

studist_s.png 﨑村

コロナ禍であることをうまく利用されたのですね。

池田様の写真 池田様

新年度の社長訓示は必ず全社員が見ます。ただそこまでに、ある程度マニュアルの本数を作っておかないと社長訓示だけを見て離れていってしまうので、できる限り頑張って作成しましょう、とチームメンバーの進捗を細かく確認し、何度もリマインドしていました。

社長訓示を必ず見ないといけないマニュアルとして配信した
社長訓示を必ず見ないといけないマニュアルとして配信した
studist_s.png 﨑村

スケジュールを決めたマネジメントや進捗管理を池田様が中心に取り組んでらっしゃったのですね。

池田様の写真 池田様

はい、私が毎週確認していました。1〜2週間ごとに、「●●部署は何本作っていて、目標まであと何本です」と言っていたような気がします。

スタディスト坂本 坂本

閲覧開始予定日が当初は2月だったのを変更されましたよね。

池田様の写真 池田様

「今、訴求しても弱いかも」と考えて、4月の社長訓示と組み合わせることにしました。最初は2月を目標にしていましたが、その時点での作成本数や内容を見て、全社員にとって有益な情報として発信するには至っていないと判断して、閲覧開始日を延期しました。部署ごとに作成できているマニュアルに大きな差があったので、もうちょっとマニュアルを充実させたかったんです。

スタディスト坂本 坂本

作成本数などを池田様が細かく確認し、しっかりスケジュールも意識しながら、みなさんが作成に向かえるような雰囲気作りをしていただけたことが4月に公開できた大きな理由だと思います。

池田様の写真 池田様

当時の私は「ひたすらメンバーにリマインドしていたよ」と上司に言われました。よほど、細かくチェックしてはリマンドしていたのだと思います。

studist_s.png 﨑村

4月の全社公開までに、社長訓示以外に用語集も作られたと伺ってますが、4月までに何を作って公開するかどのように決められたのでしょうか。

池田様の写真 池田様

「こういうマニュアルがあったらすごい便利だよね、と一人でも多くの方が感じるものを作った方が良い」という坂本さんからのアドバイスをもとに決めていきました。そこで、用語集と問い合わせマニュアルが必要だろうと考え、作成を指示しています。また、個人的にやりたかった自己紹介マニュアルは、私が作って公開しました。

studist_s.png 﨑村

まずはいかにTeachme Bizを知ってもらうか、見てもらうかといった観点で作るマニュアルを選定されたのですね。

契約から運用開始までの流れ
契約から運用開始までの流れ

社内報からログインのきっかけを作る。共和コーポレーション様 vol.2

店舗の教育担当者が使いたくなることを重視したマニュアルづくり!共和コーポレーション様 vol.3

スピード重視でマニュアル作成し、現場に情報展開することが浸透のコツ! 共和コーポレーション様 vol.4