レポート機能の活用事例「飲食業界編:新メニューマニュアルの現場浸透」

2021-07-20 05:10:14 UTC 2021-10-15 02:23:22 UTC

皆さんは、レポート機能を活用してますか?

マニュアルの中には「季節限定新メニューのレシピ」「あたらしく導入した機械設備の操作方法」など必ず閲覧してほしいマニュアルってありますよね。

「作成したマニュアルの閲覧数は伸びているけど、全員が手順を把握できているのか?確認したい・・・!」

そういうときにレポート機能を活用すると、各マニュアルの現場定着の度合いをチェックすることができます。

今回は飲食チェーンでの季節限定レシピマニュアル「【限定】夏野菜の彩りカレーの盛り付け手順」の閲覧浸透を例に、レポート機能の「詳細一覧表示」を利用したマニュアルを浸透させた事例をご紹介します。

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レポート機能「閲覧数」の画面。ユーザーやマニュアル毎の閲覧推移などを確認できる

レポート機能の「詳細一覧表示」を使うと「特定のマニュアルを見てる人・見ていない人」と「その閲覧数」を把握することができます。

※レポート機能「詳細一覧表示」はBasicプラン以上でご利用いただけます。

レポート機能でマニュアルの閲覧数を確認する(Webブラウザ版)

閲覧状況を確認したいマニュアルを選ぶ

レポート画面「マニュアル」タブを開くとこのようにマニュアル毎の閲覧数一覧が表示されます。

report-articlle-2107-2.pngマニュアル別の閲覧状況。期間内のマニュアル閲覧傾向を「閲覧数順」「最終更新日順」等で切り替えて確認できる。

画面には指定した「2021年6月29日〜2021年7月5日」の期間で閲覧数の多いマニュアルの一覧が表示されています。
入社した社員やアルバイトスタッフが最初に見ることになっている「グランドメニューの説明」や「入社オリエンテーション」のマニュアル閲覧数が上位に来ていることがわかります。

今回は季節限定メニュー「【限定】夏野菜の彩りカレーの盛り付け手順」の現場スタッフでの閲覧定着度を確認したいと思います。

 

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検索バーにキーワード入れて、マニュアルを絞り込むこともできる


「【限定】夏野菜の彩りカレーの盛り付け手順」マニュアルを選んで詳細を確認してみます。

マニュアルに対する各ユーザー閲覧状況を確認する

「【限定】夏野菜の彩りカレーの盛り付け手順」マニュアルのレポートを見てみましょう。

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「【限定】夏野菜の彩りカレーの盛り付け手順」の閲覧推移とユーザー別の閲覧数などが分かる

ユーザー一覧のなかで一番閲覧数が多かった「大後 ひかり」さんを選択してみます。

そうすると以下のように「大後 ひかり」さんが、「【限定】夏野菜の彩りカレーの盛り付け手順」をどのような推移で閲覧しているかも確認することができます。

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「大後 ひかり」さんの「【限定】夏野菜の彩りカレーの盛り付け手順」の閲覧推移

「大後 ひかり」さんは7/1までは閲覧数が0回でしたが、7/1以降、数日に分けて「【限定】夏野菜の彩りカレーの盛り付け手順」のマニュアルを閲覧していることがわかります。

このように、「特定のユーザー」と「特定のマニュアル」を掛け合わせた閲覧推移を把握することも可能なのです。

特定のマニュアルへの閲覧回数が少ない人を特定する

さて、今回は「【限定】夏野菜の彩りカレーの盛り付け手順」のマニュアルをきちんと閲覧をできていない人を特定したいので、閲覧数で昇順ソートをかけて、閲覧数が少ないユーザーを確認してみます。

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「【限定】夏野菜の彩りカレーの盛り付け手順」に対する閲覧回数が少ないユーザーを特定

閲覧数が少ないユーザーを特定することができました。中でも「小市 啓介」「金山 ヒロ」「栗岡 マロン」の3ユーザーが、1度も「【限定】夏野菜の彩りカレーの盛り付け手順」のマニュアルを見ていないことわかりました。

このまま閲覧回数が0回の3名のユーザーに対して、マニュアルを閲覧してもらえるようにメールや口頭で指示したり、打ち合わせで状況を確認するなど働きかけてもいいでしょう。

ただ本人たちへの行動に移る前に、もうちょっとそのユーザーがどういう状態なのか掘り下げてみましょう。

Teachme Biz自体の利用率が高い/低いユーザーなのか確認する

最初の画面に戻り、ユーザー一覧で先ほど確認した閲覧数の少なかった「小市 啓介」さんと「金山 ヒロ」さんの全体的なTeachme Bizの利用状況を確認してみましょう。

まずは「金山 ヒロ」さんの状況から見てみましょう。過去1ヶ月の週毎の閲覧推移をみてみます。

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「金山 ヒロ」さんの閲覧レポートの詳細画面。毎週定期的にマニュアルを閲覧していることがわかる

こちらの図を見ると、「金山 ヒロ」さんは、普段からTeachme Bizを利用する習慣があることが伺えます。

普段は30回前後トータルで閲覧していますが、7/5-7/11の間は閲覧がないので、休暇中だったなどたまたまマニュアルを見れる状態ではなかった可能性などを推察できます。

次に「小市 啓介」さんの場合です。金山さんと比較して、「小市 啓介」さんはTeachme Bizの利用頻度が普段から低めなのがわかります。

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「小市 啓介」さんの閲覧レポートの詳細画面。5/31-6/6で5回閲覧があった以降ほぼ閲覧をしていない

ユーザーの状況を把握し、効果的に改善活動につながる

「【限定】夏野菜の彩りカレーの盛り付け手順」マニュアルを閲覧できていないユーザーの中でも、それぞれTeachme Biz自体の普段の利用頻度の違いがあることが分かりました。

この後は、ユーザーの状態に応じて一斉、または個別に連絡していくだけです。

利用頻度が高いユーザーであれば、閲覧をしてもらえるように個別に連絡を取りましょう。

単純に見落としているだけの可能性が高いので、「見ておいて下さいねー!」と、軽い連絡をすればすぐに閲覧してもらえるケースが多いです。

一方、利用頻度が低いユーザーであれば、Teachme Bizでマニュアルを見る習慣が少ない可能性があります。

同様にマニュアルをメールで送るなど、マニュアルの確認をお願いしつつ、Teachme Bizの利用についてヒアリングしてみるのが良いかもしれません。

他の業務が忙しくて見る余裕がない、どこにマニュアルがあるかわからない、操作方法がわからなくて放置状態になっている、といったケースが多いので相手に応じて対処法を検討してみましょう。

終わりに

一度対処をした後に、マニュアルの閲覧がされているか?個々のユーザーのTeachme Bizの閲覧状況は改善しているか?状況を定期的にレポート機能で確認・改善のサイクルを回すことで運用定着が進んでいきます。

特に見てほしいマニュアルが多い場合は、トレーニング機能やタスク配信機能を活用すると、マニュアルを確実に配信し閲覧率を高めることができるだけでなく、進捗確認やリマインドを行うことができます。

レポート機能と合わせて是非ご活用ください。