目次
本記事の目的
このページでは「ドラフト生成」を利用してマニュアルを作成いただく際に、狙い通りの内容を出しやすくするためのポイントをご紹介します。
ドラフト生成機能のキーワード入力画面
本機能を使う際の注意事項
何度か「提案を依頼」を押すと解決することがあります
テキストProの「ドラフト生成」では、同じ内容を入力しても、操作のたびに結果が変わります。
そのため、何度かやり直すことでより良い結果を出せる可能性があります。
3～5回の「提案を依頼」を押してみて、期待の結果に近づかない時は、本ページの内容を試してみてください。
AIでドラフトを早く作り、最後は人間が調整する
AIの指示だけで毎回100%期待通りのマニュアルを作るのは難しいです。
AIは、あくまで作成時間を短くするツールとして、5～7割の完成度を目指して指示を調整することをおすすめします。
数分で5～7割のドラフトが出るだけでも、マニュアル作成時間は非常に短くなるはずです。
最後の調整は人間が行う前提で利用いただけると、よりマニュアル作成の効率が上がります。
情報量を増やしたい、具体的にしたい場合
「何を、誰のために、何のために、どのように」を入れる
- 何を ▶ 作成するマニュアルの対象や内容を明確に伝えます 例）会議室の清掃方法
- 誰のために ▶ マニュアルの対象読者を特定します 例）ミャンマー国籍のスタッフ
- 何のために ▶ マニュアル作成の目的を明示します 例）自分一人で作業ができるように
- どのように ▶ マニュアルの書き方や表現方法を指定します 例）やさしい日本語で
これらの情報を提供することで、AIはユーザーの意図をより正確に理解し、目的に適したドラフトを生成することができます。
フォーマットを決めておけば、作業名や対象を変更するだけで、同じ構成のドラフトを量産できるようになります。
固有名詞を使ったり指示を具体的にする
固有名詞や具体的な指示を加えることで、生成内容の精度が上がります。
たとえば、以下の4つの記載を比較すると、下のテキストほど具体的で意図に合うマニュアルが生成されやすいです。
テキストの具体性を変えた例（下の例ほど具体的で好ましい）
- 「安全確認手順」
- 「倉庫内業務における安全確認手順」
- 「物流業の倉庫内業務における安全確認手順」
- 「物流業の倉庫内業務におけるフォークリフト利用時の安全確認手順」
以下では、他の場合での具体的な入力例を紹介します。
対象のツール名を入れる場合
△「出張申請の手順」
◯「Kintoneでの出張申請の手順」
具体的な手法名やレベルを伝える場合
△「手指消毒の手順」
◯「HACCPにのっとった手指消毒の手順」
具体的な要求・特殊な作業があれば明記する
マニュアルに求める具体的な要求や特殊な作業があれば、条件として明記してください。
要求や特殊作業の例
- （点検作業の場合）「点検後に、事務所内のチェックリストに記入と押印をしてください」
- （調理作業の場合）「調理の前後にアルコールで消毒するステップを入れてください」
- （システム操作の場合）「作業説明の最後に『わからない場合はIT部門に問い合わせする』というステップを入れてください。」
追加してほしい情報を記載する
追加してほしい情報があれば、記載してください。
足りない情報を埋めてもらう
- 「東静岡駅から静岡駅まではタクシー、東京駅から新橋駅まではJR山手線を使ってください。
その他の移動手段は提案してください。」
所要時間を入れる
- 「各ステップの作業に必要な時間を記載してください」
参考リンクを入れる
- 「参考になるWebページがあれば、ステップの最後にURLを※をつけて追記してください。」
難しい用語の解説を入れる
- 「マニュアル内に難しい用語・専門用語があれば、最初のステップで用語説明をしてください。」