【作成例】ポータルページ | マニュアルをより「見つけやすく」するには

2023-09-08 10:32:07 UTC 2023-09-13 11:32:12 UTC

ポータルページとは

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ポータルページを使うと、業務に関連するマニュアルを1つのページにまとめることができます。

関連:ポータルページについて教えてください
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/21838465421593

本記事では、作成例をお伝えします。

運用例を知りたい方は、以下の記事をご参照ください。

関連:【運用例】ポータルページ | 職場でもっとマニュアルを「活かす」には
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/22749574246169

ページ作成の流れとポイント

portal_.png

問題解決の手段を検討する

まずは現状とありたい姿を明確にし、差分を埋めるための解決策としてポータルページが適切かを検討しましょう。

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ポータルページ機能の主な開発目的は以下です。

  • 閲覧者がマニュアルに到達しやすくする
  • 業務に必要なTeachme Biz外の情報もまとめて表示できるようにする

現状とありたい姿によっては、先に取り組むべきことが別にある、もしくは別の手段が適している可能性があります。

先に取り組むべきことが別にある例

  • 閲覧環境が整っていない
    →端末を増やすなど、閲覧環境を整えることが有効です。
  • 必要なマニュアルがそろっていない
    →不足マニュアルを作成しましょう。
  • Teachme Bizが浸透していない
    →キラーコンテンツの作成、周知がおすすめです。
    関連:【お役立ち資料】Teachme Biz導入初期に作るべきキラーコンテンツ事例集
     https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/9316280679449

別の手段が適している例

  • どのマニュアルが知りたい情報かわからない
    →マニュアルのタイトルを閲覧者目線で付けなおす
  • 自分に関係のないフォルダやマニュアルが表示されて探しにくい
    →役職や職域に応じて必要な権限のみを付与する
    関連:人の入れ替え時に、効率よく権限設定をする方法はありますか
    https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/900005508926

活用イメージを明確にする

「全員が使える汎用的なページ」にしてしまうと、ページやページ内のマニュアルを探す必要が生じ、結局マニュアルを見つけにくくなってしまいます。
活用イメージを明確にし、構成を決めてから作成することをおすすめします。

物流業の検討例

誰が ・倉庫のライン担当(日によって担当ラインが異なる)
どんなシーンで ・業務中に迷ったとき
・「久しぶり」のラインに入るときの事前復習
どんな情報を ・勤怠ルール
・倉庫全般のルール
・ライン固有の手順
・梱包方法
・配送方法
・役職ごとの役割
どんな端末を用いて ・個人貸与のスマホ
どのようにページにアクセスするか ・モバイルアプリの「ポータル」メニューからアクセス
・ミスの多い業務や重要な業務は、作業現場やツールに「作業前確認必須」としてポータルページ名を貼り出し

ポータル_ナレッジ_物流_1.png

ポータル_ナレッジ_物流_2.png

小売業の検討例

誰が ・店舗スタッフ
どんなシーンで ・業務中に困ったとき
どんな情報を ・開店~閉店までの流れ
・自身の持ち場の業務手順
・シフト提出方法
どんな端末を用いて ・各持ち場用のタブレット
・各自の私物スマホ
どのようにページにアクセスするか ・モバイルアプリの「ポータル」メニューからアクセス
・シフト表の横にポータルページへのアクセス方法画像を貼り出し

ポータル_ナレッジ_小売_1.png

ポータル_ナレッジ_小売_2.png

飲食業の検討例

誰が ・キッチンスタッフ
どんなシーンで ・メニュー、レシピに迷ったとき
・新メニューが追加されたとき
どんな情報を ・定番メニューのレシピ
・季節メニューのレシピ
・店舗限定メニューのレシピ
どんな端末を用いて ・各キッチンに1台あるタブレット
どのようにページにアクセスするか ・モバイルアプリの「ポータル」メニューからアクセス
・休憩室にポータルページへのアクセス方法画像を貼り出し

ポータル_ナレッジ_飲食_1.png

ポータル_ナレッジ_飲食_2.png

構成を検討する

ページに多くの情報を載せたい場合は、Teachme Biz上での作成前に、Excelなどでリストアップすることをおすすめします。

おすすめ手順

  1. ページの単位を検討
  2. セクションの単位を検討
  3. 必要な情報の概要を書き出す
  4. 既存のマニュアルを各ページ、セクションに当てはめる
  5. 不足マニュアルを作成

検討にはぜひ「整理シート」もご活用ください。

 整理シート(クリックするとご利用の端末にExcelファイルがダウンロードされます)
 https://teachme-biz-lp.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/assets/files/cs/Teachme+Biz_portal_seirisheet.xlsx

ポータル_整理シート_1.png

ポータル_整理シート_2.png

 関連:マニュアル一覧を出力する(Webブラウザ版)
 https://teachme.jp/8/manuals/5549290

ページを作成する

「完璧」な初回公開を目指すのではなく、一定役に立つコンテンツがそろったら公開し、閲覧者とともに育てていくと効率的です。

作成のヒント

■1つのページにセクションやコンテンツを詰め込みすぎない

  • 1ページあたりのセクション数:~10まで
  • 1セクションあたりのコンテンツ数:~12まで

■マニュアルの閲覧権限を確認する

閲覧対象のユーザーが、見せたいマニュアルの保存フォルダに参加しているか確認しましょう。

 関連:フォルダにユーザーを追加・除外する(Webブラウザ版)
 https://teachme.jp/8/manuals/4891738

「チーム」で権限設定をしておくと、確認や変更に便利です。

 関連:チームを作成/削除する(Webブラウザ版)
 https://teachme.jp/8/manuals/4891885

■マニュアルの表紙画像を業務イメージにあうものに変更する

Before

ポータル_表紙_before.png

After

ポータル_表紙_after.png

 関連:登録済みの画像、動画を差し替える/削除する(Webブラウザ版)
 https://teachme.jp/8/manuals/7485969

■閲覧者がうれしい順番にページを並べる

ポータルページの「一覧」には、タイトル順にページが表示されます。
必要に応じて、ページのタイトルに並べ替えのための接頭辞を付けましょう。

 関連:フォルダ・マニュアルを並び替える
 https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/900006675383

周知する

朝会や定例会などのできるだけリアルな場を用いて、リーダークラスからスタッフ向けに具体的に発信することが重要です。

  • いつから運用を開始するか
  • どのように使ってもらいたいか
  • 使用する端末
  • 閲覧動線
  • デモの実施

運用開始時のポイント

閲覧者に閲覧動線をしっかり伝達する

見つけやすくするために作成したページが知られていなかったり、探すのに手間がかかったりしては本末転倒です。
ポータルページにアクセスしやすい環境を作りましょう。

  • PCを利用している場合:ブラウザにブックマークするよう指示する

※今後、ポータルページにQRコード出力機能を追加し、モバイル端末で読み取りできるようになる予定です。

コンテンツや権限不足の報告フローを整備し、周知する

コンテンツや権限に不足があると、せっかく作成したページが力を発揮しきれません。
「必要なコンテンツがない」「コンテンツが表示されない」場合の報告フローマニュアルを整備し、ページ上部に配置しておくのが有効です。

ポータル_連絡方法.png

棚卸しタイミングを決めておく

ページもマニュアルと同様、時間が経てば古くなります。
実態と合わないから見なくなる…という事態を防ぐためにも、見直しのタイミングとフローを決めておくことをおすすめします。

閲覧者にアンケートを取る

閲覧者にとって完璧なページを最初から実現するのは難しいです。
アンケートなどで現場の声を拾いつつ、随時アップデートし、現場の役に立つページに育てていきましょう。

初回公開時だけでなく、棚卸しのタイミングで定期的に行うことをおすすめします。

終わりに

弊社では、ポータルページ構築支援サービスや、貴社の状況に合わせたコンサルティングサービスも提供しています。
オンライン面談をご希望される場合は、弊社担当者、もしくは、お問い合わせフォームよりご遠慮なくご相談ください。

関連リンク

ポータルページを作成・編集する(Webブラウザ版)
https://teachme.jp/8/manuals/23814154

【運用例】ポータルページ | 職場でもっとマニュアルを「活かす」には
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/22749574246169

ユーザーの閲覧状況を把握、効果測定や改善に取り組む
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/900005732566