【運用例】ポータルページ | 職場でもっとマニュアルを「活かす」には

2023-09-08 07:20:23 UTC 2023-10-16 04:31:24 UTC

ポータルページとは

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ポータルページを使うと、業務に関連するマニュアルを1つのページにまとめることができます。

関連:ポータルページについて教えてください
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/21838465421593

本記事では、運用例をお伝えします。

作成例を知りたい方は、以下の記事をご参照ください。

関連:【作成例】ポータルページ | マニュアルをより「見つけやすく」するには
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/22757365070105

ポータルページが業務に与えるメリット

マニュアルにより簡単にたどり着ける

ポータルページは、

  • 閲覧者の属性ごとにページを作成
  • 閲覧者目線でマニュアルを分類
  • マニュアルを任意の順番で表示

できます。

マニュアル管理のための「フォルダ」と別に、閲覧者のための「ページ」をつくることで、業務に必要なマニュアルをより簡単に見つけられるようになります。

Teachme Biz利用のハードルが下がる

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ポータルページは、

  1. 指定されたページを開く
  2. 一覧からマニュアルを選ぶ

だけで見たいマニュアルにたどり着けます。

「新しいツールや検索が苦手」「フォルダからマニュアルを探し出すのが億劫」な方にも閲覧してもらえる可能性が広がります。

Teachme Biz以外の情報もまとめて管理できる

ポータルページには、マニュアルだけでなく、他サイトのURLも登録できます。

現場で用いる

  • クラウド上のドキュメント
  • 各種ウェブサービス
  • 一般的なウェブサイト

などもあわせて登録することで、業務に必要な情報を集約できます。

急な異動や欠員にも対応しやすくなる

急な異動や欠員で臨時スタッフが対応する場合も、必要な情報が1つのページにまとまっていることで、少ない準備工数で業務を開始できます。

他の機能との違い、使い分け

ポータルページ・フォルダ

機能 作成単位
ポータルページ 閲覧者の属性単位でページを作成します。
1つのマニュアルを複数のページに表示させることもできます。
例:パート・アルバイト向け、新入社員向け、店舗責任者向け
フォルダ マニュアルの閲覧・編集権限を保有してよい人の単位でフォルダを作成します。
1つのマニュアルは1つのフォルダにのみ保存できます。
例:部署ごと、店舗ごと、製品ごと

ポータルページ・トレーニング・タスク

機能 使用目的 閲覧管理/完了報告 テスト/認定 外部リンク登録
ポータルページ 日常の業務手順確認
トレーニング 教育や研修
タスク 単発の業務指示

例:店舗に新入スタッフが入社した場合

  1. 「タスク」で入社手続きの実施依頼
  2. 「トレーニングコース」で前提知識・ルール等を教育
  3. 「理解度テスト」で前提知識・ルール等の定着を確認
  4. 各技能が一定水準に達したら店長等による実技審査を受け、「できる認定」
  5. 現場に配属されたら「ポータルページ」を参考に、日々の業務を遂行
  6. 業務に慣れたら次の「トレーニングコース」を受講し、「理解度テスト」「できる認定」を受ける

ポータルページ・検索・QRコード

機能 シーン
ポータルページ 自分の担当業務のマニュアルを探す。
検索 ポータルページには載っていない場合は、検索して探す。
QRコード 作業場所や使用機器にQRコードが貼ってある場合、読み取ってマニュアルを開く。

業種×利用シーンごとのポータルページ作成例

小売×店舗運営業務

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持ち場ごとにセクションを分けた例です。
自分の持ち場のマニュアルをすぐに探せます。
教わったことを復習しやすいだけでなく、急な欠員時の店舗応援スタッフも予習しやすくなります。

物流×ライン担当

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役割ごとにセクションを分けた例です。
シーン別にセクションを分けておけば、「久しぶり」業務でも安心して取り組めます。

飲食×キッチン・ホールスタッフ

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メニューブックのカテゴリでセクションを分けた例です。
過去のレシビは元のフォルダに公開保存したままで構いません。
ポータルページに今店舗で提供中のメニューだけを載せれば、店舗スタッフは混乱しません。

すべての業種×社内手続き

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購買、引っ越し、結婚などの社内手続きをまとめた例です。
閲覧者は1つのページを見るだけで、社内手続きのマニュアルを探し出せます。
マニュアルは管轄部署ごとのフォルダに保存しておけば、誤って編集されません。

終わりに

業務に必要な情報によりたどり着きやすくなるよう、ポータルページを活用しましょう!

ページ作成の流れや運用開始のポイントについては、ぜひ以下の記事もご参照ください。

関連:【作成例】ポータルページ | マニュアルをより「見つけやすく」するには
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/22757365070105